KINGWORK – Phần mềm quản lý chấm công tốt nhất Việt Nam

Hiện nay, với sự phát triển không ngừng của công nghệ, rất nhiều các phần mềm chấm công ra đời giúp doanh nghiệp dễ dàng quản lý giờ làm việc của nhân viên. Tuy nhiên không phải phần mềm quản lý chấm công nào cũng đáp ứng được nhu cầu của doanh nghiệp.

Kingwork – Giải pháp quản trị nhân sự toàn diện cung cấp phần mềm quản lý chấm công hiệu quả và phù hợp với mọi loại hình doanh nghiệp. Hãy cùng tìm hiểu về tính năng cũng như lợi ích mà Kingwork mang đến cho doanh nghiệp trong bài viết dưới đây.

1. Khó khăn của doanh nghiệp trong quản lý chấm công

1.1. Đối với doanh nghiệp chưa sử dụng phần mềm quản lý chấm công

• Chấm công thủ công: Trước đây khi công nghệ chưa phát triển, doanh nghiệp phải chấm công bằng cách điểm danh trên giấy hoặc điểm danh qua exel. Đặc điểm của hình thức này là cần phải có rất nhiều nhân sự quản lý và HR tham gia vào quy trình chấm công. Doanh nghiệp phải tốn rất nhiều chi phí để thuê quản lý chỉ để kiểm tra và điểm danh xem nhân viên đi làm giờ nào, nhân viên nghỉ hay đi làm, có tăng ca hay không tăng ca. Sau đó, hàng tháng quản lý sẽ phải nộp giấy điểm danh cho HR, HR phải nhập thủ công các dữ liệu lên exel, tổng hợp và tính toán bảng công cho nhân sự. Hình thức chấm công này hiện không còn phù hợp và chỉ còn số ít những doanh nghiệp triển khai. Nguyên nhân là bởi hình thức này gây tốn thời gian, tốn chi phí cho nhân sự, dữ liệu bị sai, không minh bạch và công bằng cho nhân viên, khó quản lý và dễ gây gian lận.

• Chấm công bằng máy chấm công: Nâng cấp hơn so với hình thức điểm danh thủ công và cũng được đa số doanh nghiệp áp dụng là hình thức chấm công bằng máy chấm công. Một số máy chấm công thường được sử dụng như: Máy chấm vân tay, cửa từ. Tuy nhiên nếu chỉ sử dụng máy chấm công thì doanh nghiệp chỉ tối ưu được về mặt tổng hợp dữ liệu. HR vẫn phải tốn rất nhiều thời gian vào mỗi tháng để tổng hợp bảng công cho nhân viên thông qua exel được xuất từ máy chấm công. Các nghiệp vụ còn lại như tính công, tính phép, tổng hợp bảng công thì HR vẫn phải làm thủ công. Mặc dù đã chính xác hơn về mặt dữ liệu nhưng nếu chỉ sử dụng máy chấm công thì doanh nghiệp vẫn chưa được tối ưu hóa trong quản lý.

1.2. Đối với doanh nghiệp đã sử dụng phần mềm quản lý chấm công

Sự phát triển của công nghệ kéo theo sự ra đời của rất nhiều các phần mềm quản lý chấm công. Tuy nhiên không phải phần mềm nào cũng chất lượng và đáp ứng được nhu cầu của doanh nghiệp. Doanh nghiệp đã sử dụng phần mềm quản lý chấm công nhưng vẫn gặp phải các khó khăn như:

• Chuyển đổi dữ liệu: Mất thời gian để chuyển đổi dữ liệu sang phần mềm quản lý chấm công hoặc không thể chuyển đổi dữ liệu.
• Chi phí đầu tư cao: Các phần mềm quản lý chấm công, đặc biệt là các phần mềm ngoại địa thường có chi phí rất đắt đỏ.
• Phải sử dụng quá nhiều phần mềm khác nhau như chấm công, tính lương, quản lý thông tin nhân sự, tuyển dụng,… khiến dữ liệu bị phân tán, vẫn phải đối chiếu thủ công từ phần mềm chấm công sang phần mềm tính lương gây mất nhiều thời gian và cũng dễ bị sai dữ liệu
• Không thể cấu hình linh hoạt, không phù hợp với nhu cầu của doanh nghiệp theo loại hình hoạt động, số lượng nhân sự, lĩnh vực kinh doanh,…

Thấu hiểu những khó khăn mà doanh nghiệp đang gặp phải với tất cả các trường hợp trên, phần mềm quản trị nhân sự Kingwork ra đời mang đến cho doanh nghiệp bộ giải pháp quản trị nhân sự toàn diện. Đặc biệt với tính năng Quản lý chấm công, Kingwork giúp doanh nghiệp tự động hóa mọi nghiệp vụ chấm công, tối ưu chi phí và nguồn lực, gia tăng hiệu quả quản lý cho doanh nghiệp.

2. Kingwork – Phần mềm quản lý chấm công toàn diện

2.1. Phần mêm quản lý chấm công Kingwork – Chấm công đa dạng hình thức

Phần mềm quản lý chấm công Kingwork cho phép doanh nghiệp kết nối dữ liệu với đa dạng các hình thức chấm công phổ biến nhất hiện nay như: Máy chấm vân tay, camera AI, máy quét khuôn mặt, máy quét tròng mắt, cửa từ,…Hệ thống sẽ tự động đồng bộ dữ liệu chấm công từ các thiết bị chấm công về một phần mềm duy nhất.

Bên cạnh đó, trên phần mềm Kingwork còn bổ sung thêm các hình thức chấm công online như chấm công bằng định vị GPS, chấm công bằng quét mã QR hoặc chấm công bằng khuôn mặt ngay trên điện thoại thông minh.

2.2. Quản lý nghỉ phép nhanh chóng và tiện lợi

Nếu trước đây, quy trình nghỉ phép của doanh nghiệp mất thời gian, nhân viên phải thông báo và xin phép rất nhiều cấp mới được phê duyệt thì giờ đây với phần mềm Kingwork, nhân viên chỉ cần tạo yêu cầu xin nghỉ ngay trên điện thoại hoặc máy tính.

Hệ thống sẽ tự động chạy quy trình và chuyển yêu cầu đến quản lý, HR hoặc người phụ trách tùy thuộc vào quy trình mà doanh nghiệp thiết lập. Quản lý có thể phê duyệt hoặc từ chối yêu cầu nghỉ phép của nhân viên mọi lúc mọi nơi. Hệ thống cũng sẽ tự động gửi thông báo nhắc nhở quản lý duyệt ngày phép cho nhân viên.

Ngoài ra, doanh nghiệp cũng dễ dàng thiết lập và phân loại nghỉ phép như: nghỉ phép có lương, nghỉ phép không lương, nghỉ lễ,…Nhân viên cũng có thể dễ dàng theo dõi số ngày nghỉ phép của mình đã nghỉ bao nhiêu ngày, còn bao nhiêu ngày phép,…

Hệ thống sẽ tự động đồng bộ dữ liệu nghỉ phép của nhân viên và sinh bảng công tương ứng theo tuần, tháng, quý, năm. Doanh nghiệp dễ dàng kiểm soát tình trạng nghỉ phép của nhân sự với báo cáo trực quan, kiểm tra tình trạng nghỉ phép theo phòng ban, chi nhánh hoặc đội nhóm.

2.3. Thiết lập ca làm việc và quản lý tăng ca

Quy trình đăng ký tăng ca trở nên dễ dàng và nhanh chóng hơn rất nhiều với phần mềm Kingwork.

Quản lý, đội nhóm hoặc phòng ban có thể lập kế hoạch tăng ca ngay trên phần mềm bao gồm: Dự án tăng ca, thời gian tăng ca, lý do tăng ca, người tham gia tăng ca,…

Kế hoạch tăng ca sẽ được gửi lên quản lý hoặc ban lãnh đạo và phê duyệt. Ngay sau khi được phê duyệt, hệ thống sẽ tự động tính đồng bộ giờ chấm công tăng ca theo kế hoạch tăng ca đã thiết lập. Cuối tháng, hệ thống cũng sẽ tự động đồng bộ dữ liệu tăng ca với bảng lương tương ứng theo quy định của doanh nghiệp.

2.4. Điều chỉnh ngày công

Doanh nghiệp có thể thiết lập thời gian gửi bảng công cho nhân viên định kỳ, có thể theo ngày, tuần hoặc tháng.

Nhân viên có thể theo dõi bảng chấm công của mình mọi lúc mọi nơi vào thời gian thực. Nếu quên chấm công, nhân viên cũng có thể gửi yêu cầu điều chỉnh ngày công lên HR và quản lý.

HR có thể điều chỉnh thời gian chấm công theo yêu cầu được gửi từ nhân viên. Với tính năng này, việc xử lý khiếu nại về bảng công của nhân viên sẽ được minh bạch và rõ ràng hơn, tiết kiệm thời gian và công sức của HR.

2.5. Quản lý và kiểm soát ca làm việc

Doanh nghiệp có thể thiết lập ca làm việc và giờ làm việc của nhân viên. Từ đó có thể quản lý và kiểm soát ca làm việc hiệu quả của tất cả nhân sự.

Hàng tháng, hệ thống sẽ tự động sinh bảng công cho nhân viên. HR có thể quản lý bảng công của tất cả nhân sự. Hệ thống sẽ tự động gửi email thông báo bảng công cho nhân viên. Sau khi nhân viên xác nhận bảng công hệ thống sẽ thông báo cho HR và tự động đồng bộ với bảng lương tương ứng.

3. Tại sao nên sử dụng phần mềm quản lý chấm công Kingwork?

3.1. Quản lý dữ liệu tập trung

Với phần mềm Kingwork, tất cả dữ liệu chấm công từ tất cả các thiết bị khác nhau, từ các văn phòng hoặc các chi nhánh khác nhau đều được tổng hợp trên một phần mềm duy nhất. HR dễ dàng theo dõi dữ liệu chấm công của tất cả nhân sự.

Dữ liệu của doanh nghiệp được bảo mật tuyệt đối, chặt chẽ với hệ thống bảo mật cấp độ cao của Personnel.

3.2. Tối ưu chi phí và nguồn lực

Hệ thống chấm công tự động giúp giảm 99% chi phí cho nguồn lực. Thay vì chi trả các khoản phí khổng lồ để thuê quản lý chỉ để theo dõi, điểm danh và chấm công nhân viên như các phương thức truyền thống trước đây thì doanh nghiệp chỉ cần bỏ chi phí chỉ từ 1$ cho phần mềm triệu đô.

Với Kingwork, doanh nghiệp sẽ được sử dụng tất cả các tính năng quản trị nhân sự trên một phần mềm duy nhất. Điều này giúp doanh nghiệp giảm thiểu được rất nhiều chi phí cho nhiều phần mềm riêng lẻ như trước đây.

3.3. Quản lý chặt chẽ và minh bạch

Mọi dữ liệu chấm công đều được lưu trữ trên hệ thống và được tự động xử lý, đảm bảo chính xác tuyệt đối và chống gian lận trong quá trình chấm công.

Nhân viên có thể xem và thời gian chấm công của mình ngay trên điện thoại hoặc máy tính, đảm bảo tính minh bạch và công bằng.

Quản lý và HR theo dõi được thời gian làm việc của nhân sự mọi lúc mọi nơi giúp quản lý chặt chẽ và hiệu quả hơn.

3.4. Nâng cao trải nghiệm của nhân viên

Nhân viên có thể chủ động kiểm tra thông tin chấm công của mình trên điện thoại hoặc máy tính, giúp họ dễ dàng theo dõi và đối chiếu với bảng lương, đảm bảo quyền lợi cá nhân.

Dữ liệu chấm công minh bạch, đảm bảo công bằng cho nhân viên, giúp nhân viên thoải mái và an tâm làm việc.

Với chi phí cạnh tranh nhất thị trường, giao diện phần mềm dễ sử dụng, khả năng tích hợp linh hoạt và cấu hình phù hợp với mọi loại hình doanh nghiệp, Kingwork là lựa chọn hàng đầu dành cho doanh nghiệp.

Với hơn 200 doanh nghiệp đã sử dụng phần mềm Kingwork, chúng tôi tự tin mang đến giải pháp quản lý chấm công toàn diện cho doanh nghiệp của bạn.

Đăng ký sử dụng phần mềm Kingwork miễn phí ngay hôm nay tại https://kingwork.vn/contact/

Hoặc liên hệ:

• Hotline: +84 (028) 3999-1895
• Email: [email protected]
• Fanpage: https://www.facebook.com/kingworkhrms
• Group: KINGWORK – Cộng đồng doanh nghiệp