Cách tính định mức sản phẩm là một trong những phương pháp quan trọng để doanh nghiệp tính toán mức lương thưởng dựa trên năng suất làm việc của nhân viên. Đặc biệt, đối với các doanh nghiệp làm trong lĩnh vực sản xuất, việc tính định mức sản phẩm lại càng quan trọng. Từ đó, bạn có thể dễ dàng tính toán mức lương thưởng dựa trên năng suất làm việc của nhân viên.

=> Tìm hiểu thêm về phần mềm tính lương Kingwork – Dùng thử miễn phí – full tính năng – vô thời hạn!

Từ những xưởng may nhỏ đến các nhà máy lớn, ai ai cũng đang áp dụng cách tính định mức này. Tại sao? Vì nó mang lại quá nhiều lợi ích:

• Bạn sẽ tiết kiệm được một khoản chi phí kha khá
• Nguyên vật liệu, nhân công được sử dụng hợp lý hơn
• Sản phẩm làm ra nhiều hơn mà chất lượng cũng tốt hơn
• Lên kế hoạch sản xuất dễ như trở bàn tay
• Ra quyết định nhanh chóng dựa trên số liệu cụ thể
• Dự báo nhu cầu nguyên liệu chính xác hơn
• Đánh giá hiệu suất làm việc dễ dàng hơn
• Và quan trọng nhất, bạn sẽ cạnh tranh tốt hơn trên thị trường

Vậy cách tính định mức sản phẩm như thế nào? Có bao nhiêu cách tính định mức sản phẩm. Hãy cùng Kingwork tìm hiểu trong bài viết dưới đây

Định nghĩa về định mức sản phẩm

Trước khi đi sâu vào các phương pháp tính toán, chúng ta cần hiểu rõ khái niệm định mức sản phẩm là gì. Định mức sản phẩm là lượng tài nguyên cần thiết (như nguyên vật liệu, thời gian, nhân công) để sản xuất ra một đơn vị sản phẩm hoặc dịch vụ. Nó là một công cụ quản lý quan trọng giúp doanh nghiệp lên kế hoạch sản xuất, kiểm soát chi phí và đánh giá hiệu quả hoạt động.

Nếu nói đơn giản hơn, những con số này sẽ cho bạn biết cần bao nhiêu nguyên liệu, thời gian và công sức để làm ra một sản phẩm. Ví dụ, để may một chiếc áo sơ mi, bạn cần 2 mét vải, 10 cái nút và 1 giờ làm việc. Đó chính là cách định mức sản phẩm của chiếc áo.

Tại sao cách tính định mức sản phẩm lại quan trọng trong sản xuất?

Bạn có thể thắc mắc: “Tôi làm ăn bấy lâu nay vẫn ổn, cần gì phải tính toán phức tạp vậy?”. Thực ra, việc tính định mức sản phẩm mang lại nhiều lợi ích không ngờ:

• Tiết kiệm tiền bạc: Biết chính xác cần dùng bao nhiêu nguyên liệu, bạn sẽ không mua thừa hay thiếu.
• Quản lý thời gian tốt hơn: Ước lượng được thời gian sản xuất, nhà quản trị có thể lập kế hoạch dễ dàng hơn.
• Nâng cao chất lượng: Khi biết rõ quy trình, bạn nhanh chóng phát hiện và khắc phục lỗi.
• Động viên nhân viên: Có cơ sở để thưởng phạt công bằng dựa trên năng suất.
• Cải tiến liên tục: Nhìn vào số liệu, tổ chức sẽ thấy đâu là điểm cần cải thiện trong quy trình sản xuất.

5 phương pháp tính định mức sản phẩm bạn nên biết

Cách 1: Phương pháp thống kê kinh nghiệm

Phương pháp này dựa trên dữ liệu lịch sử và kinh nghiệm thực tế của doanh nghiệp để xác định định mức sản phẩm. Đây là cách tiếp cận phổ biến và dễ áp dụng. Cách tính định mức sản phẩm đặc biệt này phù hợp với các doanh nghiệp có lịch sử hoạt động lâu dài.

Các bước thực hiện:

• Bước 1: Thu thập dữ liệu về sản lượng và nguồn lực sử dụng trong các lần sản xuất trước.
• Bước 2: Phân tích xu hướng và tính toán trung bình để đưa ra quyết định về định mức
• Bước 3: Dựa vào tình hình thực tế của doanh nghiệp để điều chỉnh dựa trên các yếu tố mới (nếu có) như công nghệ mới, thay đổi quy trình.

Ví dụ, bạn muốn tính thời gian lắp ráp cho một chiếc điện thoại mới. Hãy xem lại số liệu của 100 chiếc điện thoại tương tự mà bạn đã làm:

Tổng thời gian lắp ráp trong lần sản xuất trước: 500 giờ/100 chiếc điện thoại

Vậy trung bình mỗi chiếc mất: 500 giờ / 100 chiếc = 5 giờ. Lợi ích chính của cách này là nhanh và dễ làm. Nhưng nó có thể không chính xác nếu sản phẩm mới khác biệt nhiều so với sản phẩm cũ. Chủ doanh nghiệp nên chú ý điều này.

Ưu điểm:

• Dễ áp dụng và ít tốn kém.
• Phản ánh thực tế sản xuất của doanh nghiệp.

Nhược điểm:

• Có thể không chính xác nếu có thay đổi lớn trong quy trình sản xuất.
• Không phù hợp cho sản phẩm mới hoặc doanh nghiệp mới thành lập.

Cách 2: Phương pháp phân tích tính toán

Phương pháp phân tích tính toán dựa trên việc phân tích chi tiết từng công đoạn sản xuất và tính toán thời gian cũng như nguồn lực cần thiết cho mỗi bước. Đây là cách mà các kỹ sư thường dùng, vì cách tính định mức sản phẩm này phù hợp với các quy trình sản xuất phức tạp. Bạn chia nhỏ công việc thành từng bước, rồi tính toán chi tiết cho mỗi bước.

Các bước thực hiện này: 

• Bước 1: Chia nhỏ quy trình sản xuất thành các công đoạn cụ thể.
• Bước 2: Đo lường thời gian và nguồn lực cần thiết cho mỗi công đoạn.
• Bước 3: Tổng hợp kết quả để xác định định mức cho toàn bộ sản phẩm.

Ví dụ, bạn muốn tính lượng gỗ cần dùng cho một chiếc bàn:

• Mặt bàn: 0.5m² gỗ
• Chân bàn (4 chân): 4 x 0.1m² = 0.4m² gỗ
• Khung bàn: 0.3m² gỗ
• Phụ kiện (đinh, keo): 0.1m² (quy đổi)

Tổng cộng: 0.5 + 0.4 + 0.3 + 0.1 = 1.3m² gỗ cho một chiếc bàn

Ưu điểm:

• Cung cấp kết quả chính xác và chi tiết.
• Giúp xác định các điểm cần cải thiện trong quy trình sản xuất.

Nhược điểm:

• Tốn thời gian và công sức để thực hiện.
• Đòi hỏi chuyên môn kỹ thuật cao.

5 cách tính định mức sản phẩm dễ hiểu và hiệu quả năm 2024.

Cách 3: Phương pháp so sánh điển hình

Phương pháp so sánh điển hình sử dụng dữ liệu từ các doanh nghiệp tương tự hoặc tiêu chuẩn ngành để xác định cách tính định mức sản phẩm. 

Các bước thực hiện bao gồm:

• Bước 1: Nghiên cứu thị trường – Xem xét các tiêu chuẩn ngành và thông lệ tốt nhất từ các đối thủ cạnh tranh.
• Bước 2: So sánh số liệu – Đối chiếu số liệu của doanh nghiệp với số liệu trung bình của ngành.
• Bước 3: Điều chỉnh theo đặc thù doanh nghiệp – Dựa vào sự khác biệt giữa doanh nghiệp mình và đối thủ để điều chỉnh cho phù hợp.

Ví dụ: Một công ty may mặc muốn tính định mức thời gian may cho một mẫu áo sơ mi mới. Dĩ nhiên là họ đã có định mức cho một mẫu áo tương tự trong lần sản xuất trước:

Định mức áo cũ: 45 phút/chiếc Mẫu mới có thêm hai túi ngực, ước tính mất thêm 10 phút để may.

Định mức áo mới = 45 phút + 10 phút = 55 phút/chiếc

Ưu điểm:

• Nhanh chóng và tiết kiệm thời gian.
• Hữu ích khi phát triển sản phẩm mới dựa trên sản phẩm hiện có.

Nhược điểm:

• Có thể không chính xác nếu sự khác biệt giữa hai sản phẩm lớn.
• Phụ thuộc vào độ chính xác của định mức sản phẩm gốc.

Cách 4: Phương pháp phân tích khảo sát

Phương pháp này dựa trên việc quan sát trực tiếp quy trình sản xuất, đo lường thời gian và nguyên vật liệu sử dụng trong điều kiện thực tế. Cần lưu ý là cách tính định mức sản phẩm sẽ dựa trên việc thu thập ý kiến từ nhân viên hoặc chuyên gia trong lĩnh vực để xác định định mức

Các bước thực hiện:

• Bước 1: Thiết kế bảng hỏi đáp để thu thập thông tin về quy trình sản xuất.
• Bước 2: Tiến hành khảo sát và phỏng vấn với nhiều đối tượng khác nhau trong quy trình sản xuất ( Bạn nên gửi bảng khảo sát đến nhân viên, kỹ sư hoặc những người có kinh nghiệm trong ngành)
• Bước 3: Phân tích kết quả và tổng hợp thông tin để xác định định mức.

Ví dụ: Một nhà máy sản xuất ô tô muốn tính định mức thời gian lắp ráp động cơ. Họ tiến hành khảo sát 10 lần lắp ráp và ghi nhận thời gian:

Lần 1: 120 phút Lần 2: 115 phút Lần 3: 118 phút … Lần 10: 122 phút

Tổng thời gian: 1180 phút Định mức thời gian = 1180 phút / 10 lần = 118 phút/động cơ

Ưu điểm:

• Cung cấp dữ liệu chính xác và cập nhật.
• Phản ánh điều kiện sản xuất thực tế.

Nhược điểm:

• Tốn thời gian và nguồn lực để thực hiện khảo sát.
• Có thể bị ảnh hưởng bởi hiệu ứng Hawthorne (người lao động chăm chỉ hơn khi biết mình đang bị quan sát).

Cách 5: Phương pháp định mức lao động tổng hợp

Phương pháp cuối cùng trong cách tính định mức sản phẩm tập trung vào việc xác định thời gian lao động cần thiết cho từng đơn vị sản phẩm. Chủ doanh nghiệp sẽ cần kết hợp nhiều yếu tố như thời gian lao động, số lượng công nhân, và năng suất để xác định định mức sản phẩm.

Có hai cách chính trong phương pháp này:

• 5.1 Phương pháp định mức lao động cho một đơn vị sản phẩm

Công thức: T = t1 + t2 + … + tn

Trong đó:

• T: Tổng thời gian lao động cần thiết cho một đơn vị sản phẩm 
• t1, t2, …, tn: Thời gian thực hiện các công đoạn khác nhau

Ví dụ: Một công ty sản xuất ghế văn phòng muốn tính định mức thời gian lao động cho một chiếc ghế:

• t1 (cắt vật liệu): 15 phút 
• t2 (lắp ráp khung): 25 phút 
• t3 (bọc nệm): 20 phút
• t4 (kiểm tra chất lượng): 5 phút

T = 15 + 25 + 20 + 5 = 65 phút/ghế (1)

• 5.2 Phương pháp định mức lao động tổng hợp theo định biên (Phương pháp định biên)

Với phương pháp này, chúng ta có công thức: N = (T * Q) / (F * K)

Trong đó: 

• N: Số lượng công nhân cần thiết 
• T: Thời gian lao động cần thiết cho một đơn vị sản phẩm 
• Q: Số lượng sản phẩm cần sản xuất 
• F: Quỹ thời gian làm việc của một công nhân 
• K: Hệ số hoàn thành định mức (thường từ 1 đến 1.2)

Ví dụ: Một nhà máy cần sản xuất 1000 chiếc ghế văn phòng trong một tháng. Mỗi công nhân làm việc 22 ngày, 8 giờ/ngày. Tóm tắt đề bài, ta có: 

• Mỗi ghế mất 65 phút làm
• Mỗi công nhân làm 22 ngày/tháng, 8 giờ/ngày
• Hệ số hoàn thành định mức: 1.1 (để dự phòng)

T = 65 phút (1) = 1.08 giờ (từ ví dụ trước) x Q = 1000 ghế x F = 22 ngày x 8 giờ = 176 giờ x K = 1.1 (giả sử)

N = (1.08 x 1000) / (176 x 1.1) ≈ 5.6

Hoặc, bạn có thể tính nhanh như team Kingwork theo công thức dưới đây:

Số công nhân = (Thời gian/ghế x Số ghế) / (Số giờ làm/tháng x Hệ số) = (65/60 x 1000) / (22 x 8 x 1.1) ≈ 5.6

Chúng ta sẽ tròn lên chỗ này => nhà máy cần 6 công nhân để hoàn thành mục tiêu sản xuất.

Kết luận

Cách tính định mức sản phẩm nghe có vẻ phức tạp, nhưng với 5 cách trên, bạn đã có thể bắt đầu áp dụng ngay cho doanh nghiệp của mình. Hãy nhớ:

• Chọn cách phù hợp với sản phẩm và điều kiện của bạn
• Thu thập số liệu cẩn thận
• Linh hoạt kết hợp nhiều cách khi cần
• Thường xuyên cập nhật định mức
• Chia sẻ kiến thức với nhân viên

Kingwork chúc bạn thành công!

👉 Để được tư vấn và đăng ký dùng thử miễn phí phần mềm quản lý nhân sự, anh/chị vui lòng để lại thông tin tư vấn tại https://kingwork.vn/contact/ hoăc liên hệ:

• Hotline: +84 (028) 3999-1895
• Email: [email protected]
• Fanpage: https://www.facebook.com/kingworkhrms
• Group: KINGWORK – Cộng đồng doanh nghiệp

Thị trường lao động ngày càng cạnh tranh, làm sao để thu hút nhân tài là bài toán khiến doanh nghiệp phải trăn trở. Người lao động thì nhiều, nhưng để tuyển được người lao động phù hợp với yêu cầu thì lại rất khó. Do vậy, doanh nghiệp cần phải đầu tư các giải pháp tối ưu để đảm bảo chất lượng ứng viên và nâng cao thương hiệu của mình trên thị trường tuyển dụng. Sử dụng phần mềm quản lý tuyển dụng nhân sự là một trong những giải pháp giúp doanh nghiệp tối ưu được hiệu quả tuyển dụng và đang được các doanh nghiệp áp dụng phổ biến. Trong đó, Kingwork là một trong những phần mềm quản lý tuyển dụng hàng đầu được các doanh nghiệp tin tưởng và lựa chọn.

Trong bài viết dưới đây, chúng ta sẽ cùng tìm hiểu phần mềm quản lý tuyển dụng nhân sự là gì? Tại sao nên sử dụng phần mềm quản lý tuyển dụng? Phần mềm quản lý tuyển dụng Kingwork có những tính năng và mang tới lợi ích gì cho doanh nghiệp?

1. Phần mềm quản lý tuyển dụng là gì?

Phần mềm quản lý tuyển dụng là một công cụ công nghệ được thiết lập để hỗ trợ doanh nghiệp quản lý và tối ưu hóa toàn bộ quy trình tuyển dụng.

Một số tính năng thường thấy ở một phần mềm quản lý tuyển dụng như: Sàng lọc hồ sơ, lưu trữ hồ sơ, lên kế hoạch tuyển dụng, thiêt lập quy trình tuyển dụng, thiết lập mail tự động tới ứng viên,…Phần mềm quản lý tuyển dụng sẽ giúp doanh nghiệp tiết kiệm thời gian, công sức và gia tăng hiệu quả tuyển dụng. Bên cạnh đó, doanh nghiệp sẽ theo dõi được tổng quan toàn bộ các hoạt động tuyển dụng, quy trình tuyển dụng được chuyên nghiệp hơn, chặt chẽ hơn, gia tăng nhận diện thương hiệu rõ ràng hơn.

2. Vì sao cần sử dụng phần mềm quản lý tuyển dụng

2.1. Quy trình tuyển dụng chuyên nghiệp

Sử dụng phần mềm quản lý tuyển dụng nhân sự sẽ giúp cho các hoạt động tuyển dụng của doanh nghiệp trở nên chuyên nghiệp hơn. Với sự hỗ trợ của công nghệ, các hoạt động tuyển dụng sẽ được tự động hóa và tối ưu hóa từ các khâu như đăng tin tuyển dụng, lưu trữ hồ sơ, sàng lọc ứng viên, thiết lập phỏng vấn,…

2.2. Nâng cao hiệu quả tuyển dụng

Phần mềm quản lý tuyển dụng sẽ giúp doanh nghiệp dễ dàng theo dõi và đánh giá được chất lượng ứng viên. Đồng thời, các công cụ có tích hợp AI sẽ giúp nhà tuyển dụng có thể đánh giá ứng viên chính xác hơn theo nhiều góc độ khác nhau.

2.3. Dữ liệu tập trung

Nếu trước đây khi chưa sử dung phần mềm quản lý tuyển dụng, HR sẽ phải lưu trữ dữ liệu ứng viên trên nhiều file dữ liệu khác nhau, khó quản lý, rời rạc và lộn xộn, gây khó khăn khi làm việc. Ngược lại, sau khi áp dụng phần mềm, tất cả dữ liệu của nhân sự sẽ được quản lý rõ ràng, khoa học và tập trung trên 1 nền tảng tuyển dụng giúp tiết kiệm rất nhiều thời gian và công sức cho HR.

2.4 Gia tăng trải nghiệm của ứng viên

Hầu hết các phần mềm quản lý tuyển dụng trên thị trường hiện nay đều có tính năng tương tác tự động với ứng viên. Khi hẹn lịch phỏng vấn, gửi thư mời làm việc hay đưa offer…hệ thống sẽ gửi email cho ứng viên giúp ứng viên có trải nghiệm tốt hơn khi tham gia phỏng vấn. Đồng thời, quy trình làm việc chặt chẽ, chuyên nghiệp cũng giúp ứng viên có thiện cảm hơn với doanh nghiệp.

2.5. Nâng tầm thương hiệu trên thị trường tuyển dụng

Một số phần mềm quản lý tuyển dụng nhân sự cho phép doanh nghiệp có thể thiết lập được nhận diện thương hiệu trong toàn bộ quy trình tuyển dụng. Từ việc tạo JD, đăng bài tuyển dụng cho đến các mẫu email đều sẽ được thiết kế theo chuẩn nhận diện. Từ đó sẽ gây ấn tượng với ứng viên và nâng tầm thương hiệu của doanh nghiệp trên thị trường tuyển dụng.

3. Phần mềm quản lý tuyển dụng Kingwork

Kingwork là một trong những phần mềm quản trị nhân sự HRMs hàng đầu được nhiều doanh nghiệp tin tưởng và lựa chọn. Ngoài các tính năng như chấm công, tính lương, quản lý thông tin nhân sự, quản lý hợp đồng, quản lý đào tạo, đánh giá hiệu suất,…tính năng Quản lý tuyển dụng nhân sự được doanh nghiệp đánh giá rất cao.

Vậy Quản lý tuyển dụng nhân sự của Kingwork có gì? Hãy cùng chúng tôi tìm hiểu chi tiết dưới đây.

3.1. Tính năng quản lý tuyển dụng

• Tạo bộ quy trình tuyển dụng tương ứng với từng vị trí: Với tính năng tạo quy trình tuyển dụng, Kingwork sẽ giúp doanh nghiệp thiết lập quy trình chuyên nghiệp và hiệu quả, giúp các phòng ban và các bộ phận liên quan có thể làm việc với nhau dễ dàng và chặt chẽ hơn.

• Tạo mẫu JD tuyển dụng chuyên nghiệp, nhanh chóng, chuẩn nhận diện thương hiệu

• Thiết lập bộ câu hỏi, mẫu phỏng vấn tương ứng với từng vị trí giúp hoạt động tuyển dụng diễn ra nhanh chóng và tiện lợi hơn

• Tạo yêu cầu tuyển dụng và lên kế hoạch tuyển dụng: Quản lý các yêu cầu tuyển dụng và theo dõi được tiến độ tuyển dụng của từng yêu cầu.

• Tích hợp AI giúp lưu trữ hồ sơ ứng viên dễ dàng chỉ với 1 thao tác đơn giản. Chỉ cần tải lên hồ sơ ứng viên, hệ thống sẽ tư động đọc thông tin và điền thông tin của ứng viên vào các trường tương ứng, HR không cần phải nhập thông tin bằng tay.

• Theo dõi tình trạng phỏng vấn và phân loại hồ sơ, gửi mail tự động tới ứng viên tương ứng với từng trạng thái trong quy trình tuyển dụng.

3.2. Lợi ích mang lại

Sử dụng phần mềm quản lý tuyển dụng Kingwork sẽ giúp doanh nghiệp của bạn:

• Tự động hóa quy trình tuyển dụng
• Tiết kiệm thời gian, công sức và nguồn lực
• Tối ưu hiệu quả tuyển dụng cho doanh nghiệp
• Nâng cao thương hiệu trên thị trường tuyển dụng
• Quản lý dữ liệu tập trung

3.3. Tại sao nên sử dụng Kingwork trong tuyển dụng

• Chi phí cạnh tranh nhất trên thị trường: Có rất nhiều phần mềm quản lý tuyển dụng trên thị trường. Tuy nhiên không phải phần mềm nào cũng đáp ứng được nhu cầu của doanh nghiệp. Phần mềm đáp ứng được nhu cầu thì chi phí cũng rất lớn. Kingwork là một trong số ít các phần mềm đáp ứng được đầy đủ các nghiệp vụ tuyển dụng của doanh nghiệp. Đặc biệt, chi phí và các chính sách, ưu đãi vô cùng cạnh tranh, hấp dẫn.
• Tùy chỉnh linh hoạt: Kingwork có thể tùy chỉnh linh hoạt cấu hình cho phù hợp với nhu cầu của từng doanh nghiệp. Từ đó, đáp ứng linh hoạt mọi loại hình và quy mô doanh nghiệp.
• Giao diện thân thiện, dễ dàng sử dụng: Với giao diện thân thiện, đã ngôn ngữ gồm tiếng Anh, tiếng Việt, tiếng Nhật, tiếng Hàn,…sẽ giúp người dùng dễ dàng sử dụng.
• Tích hợp đa tính năng: Sử dụng phần mềm Kingwork, doanh nghiệp sẽ không chỉ được sử dụng tính năng quản lý tuyển dụng vô cùng tiện ích mà còn được sử dụng các tính năng như chấm công, tính lương, quản lý thông tin nhân sự, quản lý hợp đồng, quản lý đào tạo, đánh giá hiệu suất nhân viên,… Mọi tích năng đều được tích hợp trên 1 nền tảng duy nhất giúp dữ liệu tập trung và làm việc hiệu quả hơn.
• An toàn và bảo mật tuyệt đối: Với cơ chế bảo mật 2 lớp, Kingwork đảm bảo an toàn tuyệt đối cho dữ liệu của doanh nghiệp

Đăng ký sử dụng Kingwork ngay hôm nay để quản lý tuyển dụng nhân sự hiệu quả và nâng tầm vị thế cho doanh nghiệp.

KINGWORK – PHẦN MỀM QUẢN TRỊ NHÂN SỰ QUỐC DÂN

• • Hotline: +84 (028) 3999-1895

• • Email: [email protected]

• • Fanpage: https://www.facebook.com/kingworkhrms

• • Group: KINGWORK – Cộng đồng hỗ trợ 24/7

Cách tính lương 3P (Position, Person, Performance) đang ngày càng phổ biến trong các doanh nghiệp nhằm tạo động lực và công bằng cho người lao động. Tuy nhiên, việc áp dụng mô hình này không phải lúc nào cũng suôn sẻ. Nhiều công ty thuộc đủ mọi ngành nghề đã gặp phải những sai lầm khi triển khai hệ thống lương 3P. Lý do là vì chúng có thể dẫn đến nhiều hậu quả không mong muốn như:

• Giảm động lực làm việc của nhân viên
• Không công bằng trong đánh giá và trả lương
• Gây khó khăn trong việc quản lý chi phí nhân sự
• Phát sinh mâu thuẫn nội bộ giữa các bộ phận
• Giảm hiệu quả làm việc và năng suất chung của tổ chức
• Tạo áp lực tài chính không cần thiết cho doanh nghiệp
• Làm suy giảm văn hóa doanh nghiệp và tinh thần đồng đội
• Gây khó khăn trong việc thu hút và giữ chân nhân tài

Trên thực tế, có rất nhiều yếu tố cần cân nhắc khi áp dụng cách tính lương 3P. Đó là lý do tại sao Kingwork đã lên một danh sách 5 lỗi sai thường gặp nhất khi áp dụng cách tính lương 3P vào doanh nghiệp và cách khắc phục chúng. Nếu bạn đang “vò đầu bứt tai” trong việc triển khai hệ thống lương này tại công ty của mình, bài viết này sẽ là chìa khóa giúp bạn nhận diện và tránh những lỗi thường gặp này.

Lỗi 1: Không hiểu rõ nguyên tắc của cách tính lương 3P

Cách tính lương 3P dựa trên ba yếu tố chính: vị trí công việc (Position – P1), năng lực cá nhân (Person – P2), và kết quả thực hiện (Performance – P3). Mỗi yếu tố này đóng vai trò quan trọng trong việc xác định mức lương cuối cùng của nhân viên. Tuy nhiên, nhiều doanh nghiệp vẫn mắc sai lầm, họ không nắm rõ hoặc áp dụng sai lệch các nguyên tắc này.

Cách tính lương 3P – 3P salary

Và tất nhiên, khi doanh nghiệp hiểu sai cách tính lương 3P, họ có thể rơi vào tình trạng trả lương không công bằng. 

Ví dụ như: một công ty quá chú tâm vào yếu tố vị trí mà bỏ qua năng lực cá nhân sẽ khiến những nhân viên xuất sắc cảm thấy thất vọng với mức lương họ nhận được. Tình trạng này không chỉ gây nản lòng cho người tài, mà còn có thể dẫn đến việc mất đi những nhân sự giá trị cho đối thủ cạnh tranh.

Vậy, điều doanh nghiệp nên làm lúc này chính là đầu tư thời gian nghiên cứu kỹ về cách tính lương 3P. Tổ chức các buổi đào tạo cho đội ngũ quản lý về cách áp dụng mô hình này. Đồng thời, xây dựng một hệ thống đánh giá chi tiết cho từng yếu tố P để đảm bảo sự cân bằng giữa ba yếu tố.

Lỗi 2: Thiếu dữ liệu đầu vào chính xác

Muốn tính lương 3P chuẩn, trước hết phải có số liệu chính xác. Ngược lại, việc thiếu thông tin đúng đắn sẽ khiến việc đánh giá và tính lương sẽ trở nên “méo mó”. Từ đó, gây bất mãn trong nội bộ và làm nhân viên mất niềm tin vào công ty.

Vậy cần những thông tin gì? 

• Đầu tiên là bảng mô tả công việc rõ ràng, chi tiết. 
• Kế đến, phải nắm rõ tình hình thị trường lao động. 
• Không kém phần quan trọng là hồ sơ năng lực của từng nhân viên và các chỉ số đánh giá hiệu suất công việc của họ.

Làm sao để có được những thông tin này? Công ty có thể tiến hành khảo sát thị trường, đánh giá năng lực nhân viên định kỳ, và áp dụng hệ thống quản lý hiệu suất. Quan trọng là phải xây dựng quy trình thu thập và cập nhật dữ liệu một cách có hệ thống.

Khi áp dụng cách tính lương 3P, một phần mềm quản lý nhân sự tốt sẽ là trợ thủ đắc lực cho doanh nghiệp của bạn. Trong số đó, Kingwork HRM mang đến những tính năng hữu ích và giúp bạn triển khai mô hình này một cách dễ dàng và hiệu quả chưa từng có.

• Trước hết, Kingwork giúp bạn tính lương nhanh chóng và chính xác: Phần mềm tự động cập nhật bảng chấm công, tính toán lương cơ bản, thưởng, phụ cấp và cả tiền tăng ca. Kingwork còn lo luôn phần khấu trừ và thuế thu nhập cá nhân. Nhờ vậy, bạn dễ dàng nắm bắt được yếu tố Position (P1), đồng thời cung cấp cơ sở dữ liệu để đánh giá yếu tố Person (P2) và Performance (P3) trong mô hình 3P.

Kingwork giúp bạn tính lương nhanh chóng và chính xác

• Kingwork cũng không quên chăm lo đến phúc lợi của nhân viên: Phần mềm tự động tính toán các khoản bảo hiểm xã hội, y tế và thất nghiệp. Tuy không trực tiếp liên quan đến cách tính lương 3P, tính năng này giúp bạn có cái nhìn tổng quan về thu nhập của nhân viên, từ đó đưa ra quyết định đúng đắn hơn khi áp dụng mô hình lương mới.
• Cuối cùng, Kingwork hỗ trợ đắc lực trong việc đánh giá hiệu suất làm việc: Nhà quản trị nhân sự có thể tạo các đợt đánh giá, đặt mục tiêu và tiêu chí đo lường phù hợp với từng vị trí. Quan trọng hơn, phần mềm cho phép quản lý duyệt kết quả đánh giá của tất cả nhân viên để, đảm bảo yếu tố hiệu suất (Performance) trong mô hình 3P được tính toán công bằng và chính xác.

Kingwork hỗ trợ đắc lực trong việc đánh giá hiệu suất làm việc.

Đặc biệt, để giúp doanh nghiệp có cơ hội trải nghiệm đầy đủ các tính năng mạnh mẽ này, Kingwork đang có chương trình dùng thử hấp dẫn. Bạn có thể sử dụng MIỄN PHÍ toàn bộ tính năng của phần mềm cho 10 người dùng, và điều tuyệt vời là không giới hạn thời gian! 

Đây là cơ hội tuyệt vời để bạn khám phá cách Kingwork có thể hỗ trợ doanh nghiệp trong việc áp dụng mô hình lương 3P một cách hiệu quả. Với ưu đãi này, bạn có đủ thời gian để làm quen với phần mềm, thử nghiệm các tính năng, và đánh giá xem Kingwork có phù hợp với nhu cầu của doanh nghiệp không, mà không phải lo lắng về chi phí hay áp lực thời gian.

👉 Dùng thử miễn phí phần mềm quản lý nhân sự ngay tại https://kingwork.vn/contact/ 

Lỗi 3: Không cập nhật thông tin thường xuyên

Thị trường lao động và nhu cầu kinh doanh luôn thay đổi. Việc không cập nhật thông tin thường xuyên có thể khiến cách tính lương 3P trở nên lỗi thời. Khi đó, mức lương không còn phản ánh đúng giá trị thực tế của công việc và năng lực nhân viên.

Với những lý do trên, bạn nên cập nhật thông tin định kỳ để giúp doanh nghiệp nắm bắt được xu hướng thị trường, điều chỉnh mức lương phù hợp, và duy trì tính cạnh tranh. Nó cũng cho phép công ty phản ứng nhanh với những thay đổi trong chiến lược kinh doanh.

Theo Kingwork, top 4 cách tốt nhất để doanh nghiệp duy trì thông tin mới nhất chính là: 

• Thực hiện khảo sát thị trường lương ít nhất mỗi năm một lần
• Rà soát và cập nhật bảng mô tả công việc định kỳ
• Theo dõi các chỉ số kinh tế vĩ mô ảnh hưởng đến thị trường lao động
• Tổ chức các buổi đánh giá năng lực và hiệu suất nhân viên thường xuyên (2 năm/lần)

Lỗi 4: Bỏ qua phản hồi từ nhân viên

Lắng nghe tiếng nói của nhân viên là một trong những chìa khóa vàng để hoàn thiện cách tính lương 3P. Thế nhưng, nhiều công ty lại bỏ qua bước quan trọng này. Hậu quả là nhân viên dần cảm thấy bị xem nhẹ và dần xa cách với tổ chức.

Những chia sẻ từ đội ngũ có thể mở ra những thông tin ữu ích gì cho cách tính lương 3P?

• Họ có cảm thấy hệ thống lương đang công bằng?
• Nhân viên đã nắm rõ cách tính lương chưa?
• Đâu là những điểm yếu cần khắc phục trong quy trình đánh giá?
• Mọi người có hài lòng với chính sách lương thưởng hiện tại không?

Làm sao để thu thập được những ý kiến quý giá này? 

Đây là vài gợi ý từ team Kingwork:

• Làm khảo sát ẩn danh theo định kỳ
• Mở rộng các kênh góp ý trực tuyến
• Tổ chức những buổi trò chuyện thẳng thắn giữa sếp và nhân viên
• Khi ai đó nghỉ việc, đừng quên phỏng vấn họ để tìm hiểu lý do sâu xa

Lắng nghe và hành động dựa trên phản hồi của nhân viên sẽ giúp bạn không ngừng cải thiện cách tính lương 3P, đồng thời tạo nên một môi trường làm việc cởi mở và tôn trọng lẫn nhau.

Lỗi 5: Không đánh giá hiệu quả của hệ thống tính lương 3P

Khi bạn đã triển khai cách tính lương 3P, quy trình mới chỉ bắt đầu. Đừng quên thường xuyên “khám sức khỏe” cho hệ thống. Việc này giúp bạn biết nó có đang chạy tốt và đạt được mục tiêu như mong đợi không.

Vậy làm sao để biết hệ thống lương 3P có hiệu quả? Hãy để ý những dấu hiệu sau:

• Người tài có ở lại với công ty lâu dài không?
• Nhân viên có vui vẻ, hài lòng với công việc không?
• Hiệu suất làm việc có cải thiện sau khi áp dụng cách tính lương mới không?
• Chi phí nhân sự có phù hợp với ngân sách và mục tiêu kinh doanh không?
• Việc tuyển dụng có dễ dàng hơn, ứng viên có chất lượng hơn không?

Để theo dõi sát sao những chỉ số này, doanh nghiệp nên:

• Lập một bảng KPI riêng cho hệ thống lương
• Đặt lịch kiểm tra định kỳ, chẳng hạn 3 tháng hoặc 6 tháng một lần
• Phân tích số liệu thu được, so sánh với mục tiêu ban đầu
• Viết báo cáo đánh giá và đưa ra ý tưởng cải tiến

Bạn nên nhớ rằng, một hệ thống lương tốt cũng cần được chăm sóc và nuôi dưỡng. Khi bạn liên tục cải thiện nó, nhân viên sẽ thấy được sự quan tâm của công ty, từ đó làm việc hiệu quả hơn và gắn bó lâu dài hơn.

Kết luận

Áp dụng cách tính lương 3P là một bước tiến quan trọng trong quản lý nhân sự hiện đại. Tuy nhiên, nếu nhà quản trị mong muốn thành công, doanh nghiệp cần tránh những lỗi sai phổ biến như đã nêu trên. Hãy nhớ rằng, một hệ thống lương tốt không chỉ đơn thuần là công cụ tính toán, mà còn là phương tiện để tạo động lực, công bằng và gắn kết nhân viên. Cảm ơn bạn đã đọc blog của Kingwork!

👉 Để được tư vấn và đăng ký dùng thử miễn phí phần mềm quản lý nhân sự, anh/chị vui lòng để lại thông tin tư vấn tại https://kingwork.vn/contact/ hoăc liên hệ:

• Hotline: +84 (028) 3999-1895
• Email: [email protected]
• Fanpage: https://www.facebook.com/kingworkhrms
• Group: KINGWORK – Cộng đồng doanh nghiệp

Mô hình quản trị chiến lược đang thay đổi nhanh chóng để bắt kịp với thế giới kinh doanh đầy biến động và công nghệ tiến bộ từng ngày. Đây là những cánh cổng được thiết kế để giúp các tổ chức phát triển kế hoạch hành động nhằm đạt được mục tiêu đã đặt ra của mình. 

Nhiều công ty thuộc đủ mọi ngành nghề đã và đang áp dụng các mô hình quản trị chiến lược mới. Đơn giản là vì chúng mang lại nhiều lợi ích nổi bật như:

• Dự đoán và ứng phó tốt hơn với biến động thị trường
• Sử dụng hiệu quả nguồn lực và đầu tư
• Nâng cao hiệu suất và tạo lợi thế cạnh tranh bền vững
• Thúc đẩy sáng tạo và phát triển sản phẩm/dịch vụ mới
• Đưa ra quyết định sáng suốt dựa trên dữ liệu và phân tích
• Cải thiện sự hợp tác giữa các bộ phận trong công ty
• Xây dựng văn hóa doanh nghiệp hướng đến mục tiêu chung
• Tăng khả năng thích nghi với môi trường kinh doanh thay đổi

Trên thực tế có rất nhiều mô hình lập kế hoạch chiến lược, đó là lý do tại sao Kingwork đã tổng hợp một danh sách 10 mô hình quản trị chiến lược phổ biến nhất và mô tả kịch bản mà chúng hữu ích nhất. Nếu bạn đang loay hoay không biết mô hình nào sẽ phù hợp nhất với công ty của mình, bài viết này sẽ là nguồn tài liệu hữu ích.

10 mô hình quản trị chiến lược tốt nhất cho doanh nghiệp của bạn

Mô hình 1: SWOT Analysis – Phân tích SWOT

Phân tích SWOT (hay ma trận SWOT) là một mô hình quản trị chiến lược cấp cao được sử dụng khi bắt đầu lập kế hoạch chiến lược cho một tổ chức. SWOT là viết tắt của “điểm mạnh, điểm yếu, cơ hội và mối đe dọa”. 

• Điểm mạnh và điểm yếu là các yếu tố bên trong đang cản trở doanh nghiệp hoạt động
• Cơ hội và mối đe dọa là các yếu tố diễn ra bên ngoài tổ chức.

Mô hình quản trị chiến lược SWOT

Sử dụng phân tích SWOT trong mô hình quản trị chiến lược giúp tổ chức xác định những gì họ đang làm tốt và những lĩnh vực nào đang cần cải thiện. Thật khó để hình dung nếu như bạn chỉ đọc mô hình quản trị chiến lược này qua lý thuyết. Do đó, bạn nên tham khảo ví dụ về phân tích SWOT của Apple dưới đây:

Mô hình 2: PEST Analysis – Phân tích PEST

Giống như SWOT, PEST cũng là một từ viết tắt, bao gồm các yếu tố: Chính trị (Political), Kinh tế (Economic), Xã hội (Sociocultural) và Công nghệ (Technological). Mỗi yếu tố này được sử dụng để phân tích một ngành hoặc môi trường kinh doanh, nhằm xác định những yếu tố có thể ảnh hưởng đến sức khỏe của một tổ chức.

Mô hình quản trị chiến lược PEST

Mô hình PEST thường được sử dụng cùng với các yếu tố bên ngoài của phân tích SWOT. Bạn cũng có thể gặp mô hình Năm lực lượng của Porter (xem #3 bên dưới). Đây là một cách tiếp cận tương tự để xem xét doanh nghiệp từ nhiều góc độ khác nhau.

Đôi khi, mô hình PEST có thể được mở rộng thêm một vài chữ cái. Ví dụ, PESTEL (hoặc PESTLE) bao gồm cả các yếu tố “Môi trường” (Environmental) và “Pháp lý” (Legal). Một biến thể khác là STEEPLED, viết tắt của “Xã hội văn hóa, Công nghệ kinh tế, Môi trường, Chính trị, Pháp lý, Giáo dục và Nhân khẩu học”.

Mô hình 3: Porter’s Five Forces – 5 lực lượng cạnh tranh của Porter

Kế đến, chúng ta có năm lực lượng của Porter. Đây là một trong những mô hình quản trị chiến lược nổi tiếng được Michael Porter tạo ra vào năm 1979. Với mô hình Porter, công ty có thể phân tích các yếu tố ảnh hưởng đến lợi nhuận của một ngành hoặc thị trường. 

Mô hình quản trị chiến lược 5 lực lượng của Porter

Năm lực lượng cạnh tranh bao gồm:

1. Mối đe dọa từ sự gia nhập: Các công ty mới có dễ dàng gia nhập thị trường không, hay họ phải vượt qua nhiều rào cản?

2. Mối đe dọa từ các sản phẩm hoặc dịch vụ thay thế: Khách hàng có thể dễ dàng chuyển sang sử dụng sản phẩm hoặc dịch vụ khác thay thế sản phẩm của bạn không?

3. Quyền mặc cả của khách hàng: Khách hàng có gây áp lực buộc bạn phải giảm giá không?

4. Quyền mặc cả của nhà cung cấp: Các nhà cung cấp có gây áp lực buộc bạn phải chấp nhận giá cao hơn không?

5.Sự cạnh tranh giữa các công ty hiện tại: Các đối thủ cạnh tranh hiện tại có mạnh không? Nếu một công ty tung ra sản phẩm mới hoặc có bằng sáng chế mới, điều đó sẽ ảnh hưởng gì đến bạn?

Mô hình 4: Balanced Scorecard – BSC (bảng điểm cân bằng)

Thẻ điểm cân bằng là một mô hình quản lý chiến lược do Tiến sĩ Robert Kaplan và David Norton phát triển (hai nhà sáng lập ClearPoint, Ted và Dylan.

Công cụ này tập trung vào:

• Mục tiêu: Những gì tổ chức mong muốn đạt được ở cấp độ cao nhất.
• Chỉ số: Giúp bạn đánh giá mức độ thành công của mỗi đầu việc trong chiến lược mục tiêu.
• Kế hoạch hành động: Các chương trình cụ thể để đạt được mục tiêu đã đề ra. 

Có nhiều cách để tạo Balanced Scorecard, từ việc sử dụng các công cụ quen thuộc như Excel, Google Sheets hay PowerPoint, đến việc dùng phần mềm chuyên dụng để lập báo cáo.

Mô hình quản trị chiến lược bảng điểm cân bằng

Ví dụ như hình trên: Chỉ cần nhìn nhanh, bạn có thể nhanh chóng nắm bắt tình trạng của từng mục tiêu, chỉ số hay kế hoạch hành động thông qua hệ thống màu sắc đèn giao thông. 

Màu xanh lá cho thấy mọi thứ đang diễn ra đúng kế hoạch, trong khi màu vàng và đỏ cảnh báo các mức độ khó khăn khác nhau cần lưu ý. Trên thực tế, mô hình này đã được kiểm chứng để giúp toàn bộ đội ngũ của công ty thống nhất về chiến lược và hướng đi.

Mô hình 5: OKRs – Mục tiêu và kết quả

Mô hình lập kế hoạch chiến lược OKR (Objectives and Key Results) được nhiều công ty thành công như Google, Intel, Spotify, Twitter, LinkedIn và nhiều doanh nghiệp khác ở Thung lũng Silicon lựa chọn. Phải nói dây là một trong những công cụ lập kế hoạch chiến lược đơn giản và hiệu quả nhất. 

Mô hình quản trị chiến lược OKR (Objectives and Key Results) 

OKR giúp tạo sự liên kết và tương tác xung quanh các mục tiêu có thể đo lường được bằng cách xác định rõ ràng:

• Mục tiêu: Những gì bạn muốn đạt được. Hãy chọn từ ba đến năm mục tiêu ngắn gọn, truyền cảm hứng và có giới hạn thời gian.
• Kết quả chính: Cách bạn sẽ đo lường tiến độ đạt được mục tiêu. Đặt từ ba đến năm kết quả chính (phải là kết quả định lượng) cho mỗi mục tiêu.

Bên cạnh đó, OKR được nhiều doanh nghiệp lựa chọn vì tính hiệu quả của nó. Các mục tiêu liên tục được đặt ra, theo dõi và đánh giá lại, giúp các tổ chức có thể nhanh chóng thích ứng khi cần thiết.

Mô hình 6: Ansoff Matrix – Ma Trận Ansoff

Ma trận Ansoff được phát triển để giúp các tổ chức lập kế hoạch cho chiến lược tăng trưởng. Đây là một ma trận 2×2, với sản phẩm trên một trục và thị trường trên trục còn lại. 

Mô hình quản trị chiến lược ma trận Ansoff

Tùy thuộc vào ô bạn đang ở, bạn có thể chọn một chiến lược tăng trưởng khác nhau:

• Thâm nhập thị trường: Mở rộng doanh số bán sản phẩm hiện có trên thị trường hiện tại.
• Phát triển sản phẩm: Giới thiệu sản phẩm mới vào thị trường hiện tại.
• Phát triển thị trường: Giới thiệu một sản phẩm hiện có vào một thị trường hoàn toàn mới.
• Đa dạng hóa: Giới thiệu sản phẩm mới vào thị trường mới.

Về mức độ rủi ro sẽ tăng lên theo từng chiến lược. Trong đó thâm nhập thị trường là ít rủi ro nhất và đa dạng hóa là rủi ro nhất.

Ma trận Ansoff hữu ích cho các tổ chức đang tích cực cố gắng phát triển. Nó không chỉ giúp bạn phân tích và làm rõ chiến lược hiện tại mà còn giúp đánh giá các rủi ro liên quan đến việc chuyển sang chiến lược mới. 

Bên cạnh đó, nhà quản trị có thể kết hợp SWOT và PEST với Ma trận Ansoff. Vì cả 3 mô hình quản trị chiến lược này đều đem lại điểm mạnh, điểm yếu của doanh nghiệp, cũng như các yếu tố bên ngoài có thể ảnh hưởng đến chiến lược tăng trưởng của bạn.

Mô hình 7: McKinsey 7S Framework – Mô hình 7S của McKinsey

Ở vị trí mô hình quản trị chiến lược số 7, chúng ta có 7S của McKinsey. Mô hình 7S được phát triển bởi các nhà tư vấn của McKinsey để giúp các tổ chức lập kế hoạch kinh doanh chiến lược. Phương pháp chủ yếu nhấn mạnh tầm quan trọng của việc sắp xếp các yếu tố chính trong nội bộ để đạt được chiến lược. 

Mô hình quản trị chiến lược 7s của McKinsey

Các yếu tố chính bao gồm:

1. Cấu trúc: Cách tổ chức được sắp xếp, bao gồm biểu đồ tổ chức và chuỗi chỉ huy.

2. Chiến lược: Kế hoạch hành động trong tương lai, được hỗ trợ bởi sứ mệnh và tầm nhìn của tổ chức.

3. Hệ thống: Cơ sở hạ tầng kỹ thuật và các quy trình giúp nhân sự thực hiện công việc hàng ngày.

4. Kỹ năng: Khả năng làm việc và năng lực của các thành viên trong nhóm

5. Phong cách: Phong cách quản lý của các nhà lãnh đạo.

6. Nhân viên: Cách nhân viên được tuyển dụng, đào tạo và thúc đẩy.

7. Giá trị chung: Các chuẩn mực, giá trị và niềm tin hướng dẫn hành động và quyết định.

Bước đầu tiên trong việc áp dụng mô hình 7S là kiểm tra mối liên kết hiện tại của các yếu tố này trong tổ chức của bạn. Có điểm yếu hoặc không nhất quán nào không? Ví dụ, bạn có thể phát hiện ra rằng việc đào tạo kỹ năng cho nhân viên bị cản trở bởi quy trình làm việc và công nghệ lỗi thời. Vậy, nếu có sự thay đổi về chiến lược hoặc ở một trong bảy lĩnh vực ở trên, đó là lúc doanh nghiệp nên cân nhắc sử dụng mô hình 7S.

Mô hình 8: VRIO Framework – Khung VRIO

Khung VRIO là viết tắt của “Giá trị, Sự hiếm có, Khả năng bắt chước, Tổ chức”. Mô hình quản trị chiến lược VRIO sẽ tập trung nhiều hơn vào việc xác định tầm nhìn của bạn hơn là chiến lược tổng thể. Mục tiêu cuối cùng khi sử dụng mô hình VRIO là tạo ra lợi thế cạnh tranh trên thị trường.

Mô hình quản trị chiến lược VRIO

Sau đây là cách hiểu về từng thành phần trong VRIO:

1. Giá trị: Bạn có thể sử dụng một nguồn lực cụ thể để khai thác cơ hội hoặc vô hiệu hóa mối đe dọa bên ngoài không? Nếu có, nguồn lực đó có giá trị.

2. Sự hiếm có: Nguồn lực của bạn có hiếm không? Nếu chỉ một số ít công ty kiểm soát nguồn lực này, thì nó được coi là hiếm.

3. Khả năng bắt chước: Sản phẩm hoặc dịch vụ của bạn có dễ bị sao chép không? Nếu các tổ chức khác khó có thể bắt chước, thì bạn có lợi thế.

4. Tổ chức: Công ty của bạn có đủ tổ chức để khai thác nguồn lực hoặc sản phẩm của mình không? Nếu có, bạn có thể tận dụng tối đa lợi thế của mình.

Khi bạn trả lời được bốn câu hỏi này, công ty bạn sẽ có thể xây dựng một tuyên bố tầm nhìn chính xác hơn, giúp bạn thực hiện tất cả các yếu tố chiến lược bổ sung trong kế hoạch của mình.

Mô hình 9: Scenario Planning – Lập kế hoạch tình huống

Khi lập kế hoạch cho tương lai, nhiều công ty thường không dành đủ thời gian để xem xét những thay đổi bên ngoài có thể xảy ra và sau đó là ảnh hưởng đến kế hoạch của họ.

Ví dụ, một công ty chăm sóc sức khỏe có thể không lường trước được các quy định mới, một công ty năng lượng có thể bỏ qua khả năng giá dầu tăng, và một tổ chức toàn cầu có thể không xem xét khả năng gián đoạn chuỗi cung ứng. Những thay đổi này có thể ảnh hưởng đến họ ở một mức độ nào đó nếu chúng xảy ra. Và không chỉ là giảm thiểu rủi ro; mà còn là theo đuổi các cơ hội tiềm năng.

Mô hình quản trị chiến lược Scenario Planning

Lập kế hoạch kịch bản bao gồm việc kiểm tra các yếu tố biến đổi trong môi trường của bạn, đánh giá chúng về tính hợp lý và tác động, và đưa các kịch bản có liên quan nhất vào quá trình ra quyết định. Từ hai đến năm kịch bản là con số lý tưởng, cho phép bạn khám phá nhiều chủ đề khác nhau mà không bị sa lầy vào quá nhiều khả năng.

Các công cụ khác như SWOT hoặc PESTLE có thể hữu ích trong việc phát triển các kịch bản này.

Mô hình 10: Real-time Strategic Planning – Lập kế hoạch chiến lược theo thời gian thực tế

Lập kế hoạch chiến lược thời gian thực là một hệ thống linh hoạt và phi truyền thống. Hệ thống chủ yếu được sử dụng bởi các tổ chức cần phản ứng nhanh chóng và thực hiện lập kế hoạch chiến lược theo “thời gian thực”. 

Đối với những công ty này, các kế hoạch chi tiết và dài hạn thường trở nên không còn phù hợp trong chu kỳ lập kế hoạch 3 đến 5 năm thông thường, vì môi trường hoạt động của họ thay đổi nhanh chóng. Trên thực tế, đã có nhiều tổ chức phi lợi nhuận sử dụng mô hình này. 

Mô hình quản trị chiến lược trong thời gian thực

Ví dụ, một cơ quan cứu trợ thiên tai cần có khả năng phản ứng nhanh chóng và điều chỉnh chiến lược của mình để giải quyết ngay lập tức một cuộc khủng hoảng.

Lập kế hoạch chiến lược theo thời gian thực bao gồm ba cấp độ chiến lược: tổ chức, lập trình và hoạt động.

• Cấp độ tổ chức: Nhà quản lý sẽ xác định sứ mệnh, tầm nhìn, vị thế thị trường, đối thủ cạnh tranh, xu hướng, và các yếu tố khác của tổ chức.

• Cấp độ lập trình: Bạn cần nghiên cứu môi trường bên ngoài để xác định các phương pháp và dịch vụ có thể giúp công ty đạt được sứ mệnh của mình. Nghiên cứu này nên đề cập đến các cơ hội, mối đe dọa, lợi thế cạnh tranh và các yếu tố khác để thúc đẩy quá trình động não mang tính chiến lược.

• Cấp độ hoạt động: Phân tích các quy trình, hệ thống và nhân sự nội bộ để giải quyết các điểm mạnh và điểm yếu “nội bộ”.

Khi xem xét cả ba cấp độ này như một tổng thể, các nhà lãnh đạo chiến lược có thể xây dựng các tiêu chí để phát triển, thử nghiệm, triển khai và điều chỉnh các chiến lược liên tục. Từ đó, cho phép doanh nghiệp phản ứng nhanh chóng và chu đáo khi cần thiết.

Kết luận – Mô hình quản trị chiến lược nào hợp nhất với doanh nghiệp bạn?

Team xin nhấn mạnh rằng không có một mô hình nào phù hợp với tất cả các doanh nghiệp. Do đó, việc lựa chọn mô hình quản trị chiến lược phù hợp phụ thuộc vào đặc điểm, nhu cầu và mục tiêu cụ thể của từng tổ chức. Kingwork khuyên các doanh nghiệp nên nghiên cứu kỹ và chọn lựa mô hình phù hợp nhất với tình hình và mục tiêu của mình để đạt được hiệu quả tối ưu trong quản trị chiến lược. Cảm ơn bạn đã dành thời gian đọc blog của Kingwork!

👉 Để được tư vấn và đăng ký dùng thử miễn phí phần mềm quản lý nhân sự, anh/chị vui lòng để lại thông tin tư vấn tại https://kingwork.vn/contact/ hoăc liên hệ:

• Hotline: +84 (028) 3999-1895
• Email: [email protected]
• Fanpage: https://www.facebook.com/kingworkhrms
• Group: KINGWORK – Cộng đồng doanh nghiệp

Xu hướng quản trị nguồn nhân lực hiện nay đang thay đổi nhanh chóng để thích ứng với môi trường kinh doanh năng động và công nghệ phát triển không ngừng. Đây là lĩnh vực quan trọng giúp doanh nghiệp xây dựng và duy trì lợi thế cạnh tranh thông qua việc quản lý hiệu quả nguồn nhân lực.

Các phương pháp quản lý nhân sự hiện đại cho phép lãnh đạo nắm bắt toàn diện thông tin về đội ngũ: từ kỹ năng, hiệu suất, mức độ hài lòng đến nhu cầu phát triển và đóng góp cho tổ chức. Nhờ đó, doanh nghiệp có thể quản lý nhân tài hiệu quả hơn và linh hoạt điều chỉnh chiến lược nhân sự khi cần.

Nhiều công ty thuộc đa dạng lĩnh vực đang áp dụng các xu hướng quản trị nhân sự mới, bởi chúng mang lại nhiều lợi ích nổi bật:

• Tối ưu hóa tuyển dụng và giữ chân nhân tài nhờ công nghệ và phân tích dữ liệu
• Tìm đúng người cho đúng việc dễ dàng hơn nhờ công nghệ
• Nhân viên gắn bó hơn với những chế độ phúc lợi phù hợp
• Mọi người học hỏi liên tục, nâng cao kỹ năng qua các khóa học online
• Môi trường đa dạng, mở ra nhiều ý tưởng sáng tạo
• Làm việc từ xa, linh hoạt – xu hướng ngày càng phổ biến
• AI giúp đơn giản hóa công việc hành chính nhàm chán
• Chăm sóc sức khỏe toàn diện cho nhân viên

Trong bối cảnh quản trị nhân sự ngày càng phức tạp, doanh nghiệp đang tìm kiếm những giải pháp sáng tạo và hiệu quả. Vậy xu hướng nào sẽ phù hợp nhất với công ty của bạn?

Hãy cùng Kingwork team điểm qua top 5 xu hướng quản trị nguồn nhân lực hiện nay và cách áp dụng chúng vào thực tiễn doanh nghiệp.

#1. Quản lý nhân sự từ xa – Xu thế không thể đảo ngược

Có thể nói, đại dịch COVID-19 đã thực sự làm “thay da đổi thịt” cách thức làm việc của nhiều doanh nghiệp. Làm việc từ xa, vốn chỉ là một khái niệm xa vời đối với nhiều công ty trước đây. Giờ nó đã trở thành 1 trong những xu hướng quản trị nguồn nhân lực hiện nay không thể phủ nhận. Và bạn biết điều gì thú vị không? Hầu hết nhân viên đều “phát cuồng” với mô hình này.

Theo một cuộc khảo sát gần đây của chúng tôi, gần 40% người lao động mong muốn được tiếp tục làm việc từ xa ngay cả khi đại dịch đã qua đi. Lý do là vì họ yêu thích sự linh hoạt mà nó mang lại. Tưởng tượng xem, bạn có thể làm việc từ bất cứ đâu. Vừa nhâm nhi ly cà phê yêu thích, vừa hoàn thành công việc mà không cần lo lắng về việc kẹt xe hay bị sếp “soi” từng ly từng tí.

Nhưng đừng nghĩ rằng làm việc từ xa chỉ có lợi cho nhân viên. Các ông chủ cũng đang thấy được những lợi ích không ngờ. Tiết kiệm chi phí văn phòng, tăng năng suất làm việc, và thậm chí còn mở rộng được phạm vi tuyển dụng toàn cầu.

 Quản lý nhân sự từ xa – Xu hướng quản trị nguồn nhân lực hiện nay

Tất nhiên, để quản lý nhân sự từ xa hiệu quả không phải là chuyện đùa. Nó đòi hỏi một sự thay đổi lớn trong tư duy và cách thức vận hành. Dưới đây là một vài xu hướng quản trị nguồn nhân lực hiện nay mà các công ty hàng đầu đang áp dụng:

• Xây dựng văn hóa làm việc cởi mở, minh bạch và trao quyền cho nhân viên: Hãy quên đi việc “canh me” nhân viên 24/7. Thay vào đó, hãy tập trung vào kết quả công việc. Tin tưởng nhân viên và họ sẽ không làm bạn thất vọng.

• Trang bị đầy đủ công cụ, phần mềm hỗ trợ làm việc từ xa: Từ Zoom cho đến Slack, có cả một kho tàng công cụ hỗ trợ làm việc từ xa. Là chủ doanh nghiệp, bạn đừng tiếc tiền cho những phần mềm này – chúng sẽ là “người bạn đồng hành” đắc lực của bạn đấy.

• Thiết lập các quy trình, chỉ tiêu rõ ràng để đánh giá hiệu quả công việc: Khi không thể gặp mặt trực tiếp, việc có những quy trình, deadline và KPI rõ ràng còn quan trọng hơn bao giờ hết. Hãy chắc chắn rằng mọi người đều hiểu rõ trách nhiệm của mình.
• Tạo không gian ảo để giao lưu: Làm việc từ xa không có nghĩa là cô đơn. Tổ chức các buổi cà phê trực tuyến, team building online hay thậm chí là “happy hour” qua video call – những điều nhỏ nhặt này sẽ giúp duy trì tinh thần đồng đội.
• Tổ chức các hoạt động team building, gắn kết nhân viên thường xuyên: Mỗi nhân viên sẽ có những thách thức riêng khi làm việc từ xa. Có người thì khó tập trung vì con cái ồn ào, người khác lại cảm thấy cô đơn. Đây là lúc bạn nên lắng nghe và tìm cách hỗ trợ họ.

#2. Thiết kế mô hình tổ chức linh hoạt

Top 2 trong xu hướng quản trị nguồn nhân lực hiện nay chính là thiết kế mô hình tổ chức linh hoạt.

Trong kỷ nguyên số 4.0, nơi mà sự thay đổi là điều duy nhất không thay đổi. Các doanh nghiệp đang phải “vặn mình” để tìm ra mô hình tổ chức linh hoạt hơn. Và  đây không phải là một xu hướng nhất thời – nó là chìa khóa để tồn tại và phát triển.

Vậy một mô hình tổ chức linh hoạt trông như thế nào? Bạn hãy nghĩ về một công ty không còn những tầng lớp quản lý cồng kềnh, mà thay vào đó là các nhóm dự án năng động. Và những nhóm này được thành lập và giải thể nhanh chóng theo nhu cầu công việc. 

Ở đây, nhân viên không còn là những “con rối” chỉ biết làm theo chỉ đạo, mà là những cá nhân được trao quyền, tự chủ và chịu trách nhiệm cao về công việc của mình. Dưới đây là một vài mẹo nhỏ về xu hướng quản trị nguồn nhân lực hiện nay để bạn có thể bắt đầu:

• Xác định rõ mục tiêu, chiến lược và văn hóa doanh nghiệp: Trước khi bắt đầu “xoay chuyển” tổ chức, hãy chắc chắn rằng mọi người đều hiểu rõ mục tiêu, chiến lược và văn hóa doanh nghiệp. Đây chính là “la bàn” giúp mọi người định hướng trong môi trường linh hoạt.

• Chia để trị… à không, chia để hiệu quả: Thay vì chia công việc theo chức năng truyền thống, hãy thử phân chia theo dự án hoặc sản phẩm. Điều này sẽ giúp tạo ra những nhóm đa chức năng, làm việc hiệu quả hơn.

• Tạo cơ chế phối hợp, chia sẻ thông tin liên bộ phận hiệu quả: Trong một tổ chức linh hoạt, thông tin cần được lưu chuyển tự do giữa các bộ phận. Hãy tạo ra những cơ chế để mọi người có thể dễ dàng chia sẻ và cập nhật thông tin.

• Áp dụng các phương pháp quản lý linh hoạt: Agile, Scrum không chỉ dành cho các công ty công nghệ như bạn nghĩ. Những phương pháp quản lý linh hoạt này có thể áp dụng cho mọi loại hình doanh nghiệp.

#3. Chú trọng phát triển kỹ năng và học tập suốt đời

“Cái đầu” của nhân viên chính là tài sản quý giá nhất của doanh nghiệp. Đúng vậy, không phải là máy móc, nhà xưởng hay thậm chí là tiền bạc – mà chính là tri thức và kỹ năng của con người.

Có thể nói rằng việc học tập và phát triển không còn là “món tráng miệng” nữa. Nó đã dần trở thành “món chính” trong quản trị nhân sự. Các doanh nghiệp hàng đầu đang đua nhau tạo ra môi trường để nhân viên có thể học tập và phát triển liên tục. Từ đó, việc tập trung vào phát triển kỹ năng của nhân viên đã trở thành xu hướng quản trị nguồn nhân lực hiện nay.

Xu hướng quản trị nguồn nhân lực hiện nay thứ 4 là chú trọng phát triển kỹ năng và học tập suốt đời.

Vậy làm thế nào để biến công ty của bạn thành một học viện thực thụ? Đây là một vài ý tưởng:

• Xây dựng hệ thống đào tạo trực tuyến, tự học linh hoạt: Tạo ra một hệ thống đào tạo trực tuyến, nơi nhân viên có thể tự học mọi lúc, mọi nơi. Từ các khóa học ngắn về kỹ năng mềm đến những chương trình chuyên sâu về chuyên môn – hãy để nhân viên của bạn “thỏa sức học hỏi”.

• Tạo cơ chế chia sẻ kiến thức, kinh nghiệm giữa các thế hệ nhân viên: Xây dựng những diễn đàn, buổi chia sẻ kinh nghiệm giữa các thế hệ nhân viên. Đây là cơ hội tuyệt vời để “lão làng” truyền đạt kinh nghiệm cho “tân binh”, và ngược lại, những người trẻ có thể chia sẻ những xu hướng mới nhất.

• Mở rộng tầm nhìn: Khuyến khích nhân viên tham gia các hội thảo, khóa học bên ngoài. Đôi khi, một góc nhìn mới từ bên ngoài có thể mang lại những ý tưởng đột phá.

• Biến công việc thành “phòng thí nghiệm”: Tích hợp việc học tập vào công việc hàng ngày thông qua các dự án mới, thử thách mới. Không có cách nào tốt hơn để học hỏi ngoài việc “học đi đôi với hành”.

#4. Chú trọng đãi ngộ và phúc lợi

Xu hướng quản trị nguồn nhân lực hiện nay thứ 4 là về chính sách đãi ngộ và phúc lợi. Đối với Kingwork, đây luôn là yếu tố then chốt để công ty thu hút và giữ chân nhân tài

Bạn có đang nghĩ rằng chỉ cần trả lương cao là đủ để giữ chân nhân tài không? Xin lỗi, nhưng câu trả lời là: KHÔNG! Gen Y, Z và cả những thế hệ sau này không chỉ làm việc vì tiền nữa – họ muốn được coi trọng, được chăm sóc và được phát triển.

Chính sách đãi ngộ và phúc lợi đang trở thành vũ khí trong cuộc chiến giành giật nhân tài. Vậy làm thế nào để xây dựng một gói phúc lợi “không đụng hàng”? Tham khảo 1 số ý tưởng xu hướng quản trị nguồn nhân lực hiện nay cho đãi ngộ và phúc lợi ngay dưới:

• Chăm sóc sức khỏe: Bảo hiểm y tế? Tất nhiên rồi. Nhưng tại sao không thêm vào đó chương trình khám sức khỏe định kỳ, yoga tại văn phòng, hay thậm chí là massage định kỳ? Một nhân viên khỏe mạnh là một nhân viên hạnh phúc. 
• Chế độ nghỉ ngơi: Bạn nên quên đi chế độ nghỉ phép cứng nhắc. Thay vào đó, tại sao không thử chế độ nghỉ phép không giới hạn? Hoặc chế độ nghỉ phép gia tăng theo thâm niên? Sự thật là, nhân viên được nghỉ ngơi đầy đủ sẽ làm việc hiệu quả hơn gấp bội.
• Phúc lợi “ngon-bổ-rẻ”: Từ xe đưa đón, ăn trưa miễn phí đến trái cây, sữa tươi hàng ngày – những điều nhỏ nhặt này sẽ khiến nhân viên cảm thấy được quan tâm và yêu thương.
• Đầu tư cho tương lai: Hỗ trợ học tập, phát triển kỹ năng không chỉ giúp nhân viên tiến bộ mà còn thể hiện sự quan tâm của công ty đến tương lai của họ.
• Chơi hết mình: Tổ chức các hoạt động teambuilding, nghỉ dưỡng không chỉ giúp nhân viên thư giãn mà còn tăng cường tinh thần đồng đội. Điều này chính là 1 trong những xu hướng quản trị nguồn nhân lực hiện nay cần chú ý đến.

#5. Ứng dụng công nghệ trong QTNNL

Top cuối cùng trong xu hướng quản trị nguồn nhân lực hiện nay chính là ứng dụng công nghệ trong QTNNL vào doanh nghiệp. AI, Big Data, Cloud Computing… những từ khóa này không còn xa lạ trong các cuộc họp của phòng nhân sự nữa. Và lý do đơn giản chính là chúng giúp tối ưu hóa quy trình, tiết kiệm thời gian và nâng cao hiệu quả công việc.

Một ví dụ điển hình cho xu hướng này chính là phần mềm Kingwork HRM – Quản lý nhân sự tất cả trong 1 trình duyệt duy nhất. Đây là một người bạn đồng hành đáng tin cậy cho mọi loại hình doanh nghiệp, giúp tự động hóa tới 95% quy trình nhân sự.

Top cuối cùng trong xu hướng quản trị nguồn nhân lực hiện nay chính là ứng dụng công nghệ.

Tất cả những gì bạn nhận được sau khi cài đặt Kingwork HRM bản miễn phí chính là:

• Hồ Sơ Nhân Sự: Quản lý hồ sơ nhân viên số hóa gọn gàng

• Lương Thưởng: Tính toán chính xác trong nháy mắt

• Đánh Giá Hiệu Suất: Đánh giá công bằng, minh bạch hiệu suất nhân viên

• Tuyển Dụng và Đào Tạo: Quản lý quy trình tuyển dụng và đào tạo nhân viên

• Báo Cáo Phân Tích: Cung cấp báo cáo phân tích nhân sự chuyên sâu

• Quản Lý Nghỉ Phép: Quản lý, theo dõi và phân loại ngày nghỉ phép của nhân viên

• Chấm Công: Quản lý ngày làm việc thực tế và tình trạng nghỉ việc của nhân viên

• Bảo Hiểm Xã Hội: Quản lý hồ sơ và các vấn đề liên quan đến bảo hiểm

• Onboard – Offboard: Quản lý và tự động hóa quy trình nhập việc – thôi việc

• Nhắc Nhở Thông Minh: Thông báo các sự kiện nhân sự quan trọng

Kingwork HRM giúp đội ngũ HR của công ty tiết kiệm thời gian quý báu để tập trung vào những việc quan trọng hơn.

Ngoài ra, với công nghệ tích hợp AI thông minh, Kingwork sẽ giống như một cố vấn đắc lực cho doanh nghiệp của bạn. Bên cạnh đó, phần mềm sử dụng bảo mật 2 lớp giúp đảm bảo an toàn tuyệt đối cho dữ liệu của doanh nghiệp.

Để giúp các doanh nghiệp có cơ hội trải nghiệm và tối ưu hóa quy trình quản lý nhân sự của mình, Kingwork HRM hiện đang có chương trình dùng thử miễn phí vô thời hạn.
👉 Dùng thử miễn phí phần mềm quản lý nhân sự ngay tại https://kingwork.vn/contact/ 

Ngoài ra, dưới dây là một vài gợi ý để biến phòng nhân sự của bạn thành một phòng thí nghiệm công nghệ: 

• Xây dựng “bộ não” cho HR: Một hệ thống HRIS (Hệ thống thông tin nhân sự) tích hợp sẽ giúp bạn quản lý toàn bộ dữ liệu nhân sự một cách hiệu quả. Từ thông tin cá nhân, lịch sử công việc đến đánh giá hiệu suất – tất cả đều nằm trong tầm tay của bạn.
• Tuyển dụng 24/7 với Chatbot: Bạn nghĩ thử đi, sẽ ra sao nếu doanh nghiệp sở hữu một “trợ lý ảo” có thể trả lời câu hỏi của ứng viên, sàng lọc hồ sơ và thậm chí là lên lịch phỏng vấn. Chưa kể, tất cả điều này diễn ra 24/7 và tự động hóa.
• Đánh giá hiệu suất “360 độ”: Quên đi những bảng đánh giá nhàm chán. Với công nghệ, bạn có thể tạo ra hệ thống đánh giá toàn diện, thu thập ý kiến từ đồng nghiệp, cấp trên và thậm chí là khách hàng.
• Học tập không giới hạn: Xây dựng nền tảng học tập trực tuyến, nơi nhân viên có thể truy cập các khóa học, chia sẻ kiến thức và theo dõi tiến độ học tập của mình.
• Quản lý lương thưởng “thông minh”: Phần mềm quản lý lương thưởng, phúc lợi không chỉ giúp tính toán chính xác mà còn cung cấp những phân tích sâu sắc về xu hướng. Từ đó, giúp bạn đưa ra quyết định tốt hơn.

=> Đọc thêm: Ứng dụng công nghệ thông tin trong doanh nghiệp như thế nào?

Kết luận – Top 5 xu hướng quản trị nguồn nhân lực hiện nay

Nhìn chung, 5 xu hướng quản trị nguồn nhân lực hiện nay là những giải pháp hiệu quả giúp doanh nghiệp thích ứng với thời đại số, thu hút và phát triển nhân tài. Mỗi doanh nghiệp cần nghiên cứu và lựa chọn những xu hướng phù hợp để xây dựng bộ máy nhân sự chuyên nghiệp, năng động và sáng tạo. Cảm ơn mọi người đã dành thời gian đọc blog của Kingwork!

👉 Để được tư vấn và đăng ký dùng thử miễn phí phần mềm quản lý nhân sự, anh/chị vui lòng để lại thông tin tư vấn tại https://kingwork.vn/contact/ hoăc liên hệ:

• Hotline: +84 (028) 3999-1895
• Email: [email protected]
• Fanpage: https://www.facebook.com/kingworkhrms
• Group: KINGWORK – Cộng đồng doanh nghiệp

Quy trình tuyển dụng rất quan trọng trong hoạt động tuyển dụng của doanh nghiệp. Một quy trình tuyển dụng chuyên nghiệp sẽ giúp doanh nghiệp tiếp cận với ứng viên tiềm năng dễ dàng hơn, tiết kiệm thời gian và chi phí hơn trong tuyển dụng. Trong bài viết này, Kingwork sẽ hướng dẫn bạn các bước xây dựng quy trình tuyển dụng và tạo sơ đồ tuyển dụng theo xu hướng tuyển dụng mới nhất hiện nay. Đồng thời cung cấp cho bạn các mẫu văn bản, mẫu kế hoạch, mẫu quy trình và mẫu sơ đồ tuyển dụng file PDF để bạn có thể tải về và sử dụng.

1. Hướng dẫn xây dựng quy trình tuyển dụng

Bước 1: Xác định mục đích của quy trình

Xác định mục đích và bước quan trọng đầu tiên khi xây dựng quy trình tuyển dụng. Xác định mục đích rõ ràng sẽ giúp quy trình được đồng nhất, hướng đến mục tiêu chung và gia tăng hiệu quả của quy trình khi truyền thông nội bộ.

Xác định mục đích của quy trình cần nêu rõ: Mục đích của quy trình này là gì? Việc thực hiện quy trình này mang đến hiệu quả gì?

Bước 2: Phạm vi áp dụng

Bạn cần xác định phạm vi áp dụng của quy trình này là gì? Quy trình này được áp dụng cho những phòng ban nào, cấp bậc nào trong doanh nghiệp? Điều này giúp quy trình rõ ràng, dễ hiểu và có thể áp dụng được cho từng bộ phận cụ thể.

Bước 3: Thiết lập nội dung của quy trình tuyển dụng:

Đây là nội dung quan trọng nhất khi xây dựng quy trình tuyển dụng. Trong đó mô tả đầy đủ các bước thực hiện, từ việc xác định nhu cầu tuyển dụng, tìm kiếm ứng viên, phỏng vấn, cho đến quyết định tuyển dụng và onboarding. Bên cạnh đó cần có sơ đồ quy trình tuyển dụng và mô tả, giải thích chi tiết cho từng bước, giúp người thực hiện dễ dàng làm theo và đảm bảo thực hiện đúng, không bỏ sót bước nào trong quy trình.

Thông thường, quy trình tuyển dụng sẽ trải qua 7 bước:

• Xác định nhu cầu tuyển dụng: Bước này cần nắm rõ được vị trí cần tuyển là gì, số lượng cần tuyển là bao nhiêu người, yêu cầu đối với vị trí này như thế nào, ai là người yêu cầu tuyển dụng…Cần lưu ý, việc xác định nhu cầu tuyển dụng cần được sự phê duyệt của các cấp lãnh đạo hoặc phòng ban liên quan. Do vậy quy trình cần phối hợp chặt chẽ giữa các phòng ban.
• Lên kế hoạch tuyển dụng: Sau khi đã xác định được nhu cầu tuyển dụng, bước tiếp theo trong quy trình tuyển dụng là lên kế hoạch tuyển dụng. Để việc tuyển dụng diễn ra hiệu quả, đồng thời để nắm bắt được tổng thể hoạt động tuyển dụng, kế hoạch tuyển dụng cần rõ ràng: JD công việc, Kênh tuyển dụng, ,kế hoạch ngân sách, thời gian tuyển dụng,…

Bạn có thể sử dụng phần mềm Kingwork để lên kế hoạch tuyển dụng. Phần mềm sẽ giúp bạn lên kế hoạch chi tiết. Bạn cũng có thể sử dụng các mẫu JD đã thiết lập sẵn cho các vị trí. Ngoài ra, phần mềm Kingwork sẽ giúp bạn theo dõi được ngân sách tuyển dụng, thời gian tuyển dụng, số lượng, vị trí tuyển dụng…

• Tuyển dụng: Thực hiện tìm kiếm ứng viên từ các kênh tuyển dụng hoặc thông qua kho lưu trữ hồ sơ sẵn có của doanh nghiệp.
• Sàng lọc hồ sơ: Sàng lọc dựa trên các tiêu chí tuyển dụng trong JD, lựa chọn hồ sơ ứng viên chất lượng để phỏng vấn.

Để quá trình này diễn ra dễ dàng hơn, phần mềm Kingwork có tính năng tự động đọc thông tin CV của ứng viên. Như vậy khi có ứng viên gửi hồ sơ, bạn chỉ cần tải lên hồ sơ, Kingwork sẽ tự động lấy các thông tin ứng viên và lưu trữ vào hệ thống. Bạn cũng có thể sử dụng bộ lọc để lọc ra các CV phù hợp với tiêu chí mà mình mong muốn chỉ trong vài thao tác đơn giản.

(Đăng ký dùng thử phần mềm Kingwork miễn phí tại đây.)

• Phỏng vấn và đánh giá ứng viên: Liên hệ ứng viên và hẹn phỏng vấn. Thiết lập buổi phỏng vấn và đánh giá ứng viên với các phòng ban liên quan. Sau khi phỏng vấn, các phòng ban và bộ phận liên quan sẽ tiến hành đánh giá ứng viên

Với phần mềm Kingwork, bạn có thể theo dõi được trạng thái của toàn bộ các hồ sơ ứng viên xem hồ sơ nào đang ở giai đoạn nào: Đang ở giai đoạn phỏng vấn, nhận offer hay đã onboard,…Ngoài ra, bạn cũng chỉ cần lựa chọn hồ sơ muốn mời phỏng vấn, hệ thống sẽ tự động gửi email mời phỏng vấn tới ứng viên theo các thông tin JD đã thiết lập trước đó. Với các CV không phù hợp, hệ thống sẽ tự động lưu trữ vào kho hồ sơ của doanh nghiệp. HR cũng dễ dàng theo dõi và tổng hợp khi cần thiết.

(Đăng ký dùng thử phần mềm Kingwork miễn phí tại đây.)

• Thông báo kết quả: Nếu ứng viên đạt phỏng vấn thì tiến hành thông báo kết quả và gửi offer. Ứng viên không đạt thì cần gửi email thông báo.

Kingwork sẽ tự động gửi email thông báo kết quả tới các ứng viên không đạt phỏng vấn. Đồng thời sẽ gửi email mời làm việc cùng offer được thiết lập theo nhu cầu của doanh nghiệp.
Onboarding: Sau khi ứng viên đồng ý offer, chuyển sang quy trình onboarding.

Bước 4: Tổng hợp các mẫu template

Đính kèm các mẫu văn bản, các mẫu template cần sử dụng trong quy trình tuyển dụng. Bước này rất quan trọng vì sẽ giúp tiết kiệm thời gian và công sức cho những ai tham gia vào quy trình tuyển dụng. Theo đó, khi văn bản quy trình tuyển dụng được ban hành, những nhân sự liên quan đến quy trình chỉ cần truy cập vào quy trình và lấy các mẫu văn bản có sẵn để thực hiện. Điều này không chỉ giúp quy trình tuyển dụng diễn ra nhanh chóng và thuận lợi hơn mà còn đồng bộ về mặt nhận diện thương hiệu và văn hóa của doanh nghiệp.

Bước 5: Theo dõi lịch sử ban hành của quy trình tuyển dụng

Cần lưu trữ các thông tin về lịch sử chỉnh sửa hoặc thay đổi quy trình tuyển dụng nếu có. Điều này giúp doanh nghiệp hoặc bất kỳ nhân sự liên quan nào cũng đều có thể biết phiên bản mình đang triển khai là phiên bản mới hay cũ. Quy trình mới khác quy trình cũ ở điểm nào và tại sao cần thay đổi.

2. Hướng dẫn xây dựng sơ đồ quy trình tuyển dụng

Sơ đồ quy trình tuyển dụng là nội dung rất quan trọng. Để xây dựng được sơ đồ quy trình tuyển dụng, bạn cần chú ý những nội dung sau:

• Những ai tham gia vào quy trình này?
• Những người tham gia có vai trò gì?
• Hành động của những người tham gia vào quy trình này là gì?
• Ở mỗi bước triển khai của quy trình tuyển dụng thì những người tham gia sẽ có hành động ở những bước nào?
• Quy định về các ký hiệu và hình dạng sử dụng trong sơ đồ quy trình tuyển dụng?
• Các trường hợp có thể xảy ra trong từng bước và hành động tiếp theo của các trường hợp đó.

3. Tải về mẫu quy trình tuyển dụng và template

Dưới đây là mẫu quy trình tuyển dụng và mẫu sơ đồ quy trình tuyển dụng file PDF. Bạn có thể tải về và tham khảo:

• • Mẫu quy trình tuyển dụng – PDF
  • Mẫu sơ đồ tuyển dụng – PDF
  • Mẫu 1: Yêu cầu tuyển dụng – Word
  • Mẫu 2: Kế hoạch tuyển dụng – Exel
  • Mẫu 3: Email từ chối – Word

Để lại email để nhận đầy đủ bộ tài liệu

4. Các câu hỏi thường gặp trong quy trình tuyển dụng

Quy trình tuyển dụng là gì?

Quy trình tuyển dụng là các bước cụ thể mà doanh nghiệp cần làm khi thực hiện các hoạt động tuyển dụng.

Tại sao cần phải có một quy trình tuyển dụng rõ ràng?

Quy trình tuyển dụng rõ ràng sẽ giúp doanh nghiệp tiết kiệm được thời gian, công sức và nâng cao hiệu quả hoạt động tuyển dụng. Bên cạnh đó, quy trình cũng giúp doanh nghiệp dễ dàng quản lý mọi hoạt động, minh bạch và rõ ràng, giảm thiểu tối đa các sai sót trong quản trị.

Sơ đồ quy trình tuyển dụng là gì?

Sơ đồ quy trình tuyển dụng bản vẽ mô tả tổng quan các bước trong quy trình tuyển dụng giúp doanh nghiệp dễ dàng hình dung và nắm bắt quy trình dễ dàng hơn.

Làm thế nào để thiết kế một sơ đồ quy trình tuyển dụng hiệu quả?

+ Bước 1: Xác định các bước và người thực hiện trong quy trình tuyển dụng

+ Bước 2: Sắp xếp các bước và người thực hiện theo thứ tự hợp lý

+ Bước 3: Sử dụng hình ảnh và các ký hiệu dễ hiểu để mô tả các bước

+ Bước 4: Thiết lập các quy tắc trong sơ đồ quy trình tuyển dụng.

Làm thế nào để theo dõi hiệu quả của quy trình tuyển dụng?

+ Đo lường số lượng hồ sơ ứng viên gửi về so với mục tiêu

+ Đánh giá tỉ lệ số hồ sơ phù hợp trên tổng số hồ sơ gửi về

+ Đánh giá tỉ lệ nhân viên đồng ý offer và chấp nhận onboard trên tổng số ứng viên tham gia phỏng vấn

+ Đo lường thời gian tuyển dụng cho từng vị trí

+ Đánh giá chi phí tuyển dụng

Khi nào cần cập nhật quy trình tuyển dụng?

+ Khi công ty có nhu cầu thay đổi quy trình tuyển dụng

+ Khi xuất hiện công nghệ mới trong lĩnh vực quản trị nhân sự

+ Khi kết quả tuyển dụng kém, phản hồi ứng viên tiêu cực, trải nghiệm của những người tham gia quy trình tệ

+ Khi có sự thay đổi lớn về thị trường lao động.

Để được tư vấn và đăng ký dùng thử phần mềm Kingwork, vui lòng để lại thông tin tư vấn tại https://kingwork.vn/contact/ hoặc liên hệ:

• • Hotline: +84 (028) 3999-1895

• • Email: [email protected]

• • Fanpage: https://www.facebook.com/kingworkhrms

• • Group: KINGWORK – Cộng đồng hỗ trợ 24/7

Công nghệ thông tin đóng vai trò quan trọng trong việc nâng cao hiệu quả hoạt động và tăng cường khả năng cạnh tranh của doanh nghiệp. Chúng là công cụ đắc lực giúp các tổ chức triển khai các quy trình kinh doanh một cách hiệu quả và linh hoạt. 

Ứng dụng công nghệ thông tin trong doanh nghiệp giúp nhà quản lý nắm bắt toàn diện thông tin về hoạt động của doanh nghiệp: từ sản xuất, tài chính, nhân sự đến marketing, bán hàng, v…v Từ những dữ liệu này, doanh nghiệp có thể đưa ra quyết định chính xác và kịp thời. Đồng thời điều chỉnh chiến lược kinh doanh khi cần thiết.

CNTT được áp dụng rộng rãi trong các doanh nghiệp thuộc mọi lĩnh vực, đơn giản là bởi nó mang lại rất nhiều lợi ích như:

• Tự động hóa các quy trình kinh doanh, tăng năng suất và hiệu quả làm việc
• Cải thiện việc quản lý và lưu trữ dữ liệu, đảm bảo tính chính xác và bảo mật thông tin
• Tối ưu hóa quy trình ra quyết định nhờ khả năng phân tích dữ liệu nhanh chóng và chính xác
• Nâng cao khả năng giao tiếp và hợp tác giữa các bộ phận trong doanh nghiệp
• Cải thiện trải nghiệm khách hàng thông qua các giải pháp CRM và hỗ trợ khách hàng
• Tăng cường khả năng cạnh tranh trên thị trường nhờ ứng dụng các công nghệ mới
• Tiết kiệm chi phí vận hành dài hạn nhờ tự động hóa và tối ưu hóa quy trình

Với nhu cầu ứng dụng công nghệ thông tin trong doanh nghiệp ngày càng lớn, thị trường cũng cung cấp nhiều giải pháp công nghệ đa dạng về tính năng và phù hợp với nhiều quy mô doanh nghiệp khác nhau. Vậy làm thế nào để lựa chọn giải pháp CNTT phù hợp cho doanh nghiệp? 

Hãy cùng team Kingwork tìm hiểu các xu hướng công nghệ và giải pháp CNTT hàng đầu đang được áp dụng trong doanh nghiệp hiện nay.

Vai trò của công nghệ thông tin trong doanh nghiệp

Không thể phủ nhận tầm quan trọng của CNTT đối với việc quản lý và vận hành doanh nghiệp trong thế kỷ 21. CNTT đã và đang tác động sâu sắc đến mọi khía cạnh của tổ chức, từ quản lý, sản xuất, marketing cho đến tài chính.

Trong quá trình làm việc với nhiều doanh nghiệp lớn nhỏ, tôi nhận thấy những công ty áp dụng công nghệ thông tin tốt thường có khả năng ra quyết định nhanh chóng và chính xác hơn. 

Họ nắm bắt được xu hướng thị trường, hiểu rõ nhu cầu khách hàng và tối ưu hóa được quy trình nội bộ. Đó là lý do khiến những công ty này luôn dẫn đầu trong cuộc đua với hàng nghìn doanh nghiệp khác.

Tác động của việc ứng dụng công nghệ thông tin trong doanh nghiệp thể hiện rõ nét qua việc:

• Tự động hóa các quy trình, giảm thiểu sai sót do con người.
• Cung cấp thông tin real-time, hỗ trợ ra quyết định kịp thời.
• Tối ưu hóa việc sử dụng nguồn lực, cắt giảm chi phí vận hành.
• Nâng cao trải nghiệm khách hàng, tăng cường lòng trung thành của họ.

Các lĩnh vực ứng dụng công nghệ thông tin trong doanh nghiệp

1. Quản lý dữ liệu và thông tin

Trong thời đại bùng nổ thông tin, việc quản lý dữ liệu hiệu quả là chìa khóa giúp doanh nghiệp tồn tại và phát triển. Qua nhiều dự án triển khai, các hệ thống ERP (Enterprise Resource Planning) và CRM (Customer Relationship Management) đóng vai trò nền tảng trong việc tích hợp và quản lý thông tin xuyên suốt tổ chức.

Ví dụ, một doanh nghiệp sản xuất tôi từng tư vấn đã tăng 30% hiệu suất sau khi áp dụng hệ thống ERP. Họ có thể theo dõi toàn bộ quy trình từ đặt hàng nguyên liệu đến giao hàng cho khách, giúp tối ưu hóa chuỗi cung ứng và giảm thiểu tồn kho.

2. Tối ưu hóa quy trình sản xuất

Ứng dụng công nghệ thông tin trong doanh nghiệp vào quy trình sản xuất? Tại sao không – Công nghệ tự động hóa và máy học (Machine Learning) đang cách mạng hóa ngành sản xuất trong năm 2024. Tôi đã chứng kiến nhiều nhà máy chuyển đổi từ sản xuất thủ công sang tự động, giúp tăng năng suất lên đến 50% và giảm tỷ lệ lỗi xuống dưới 1%.

Một ví dụ điển hình là việc áp dụng IoT (Internet of Things) trong giám sát máy móc. Sensors được gắn vào các thiết bị sản xuất. Chúng giúp người giám sát phát hiện sớm các dấu hiệu hỏng hóc, từ đó lên kế hoạch bảo trì kịp thời và tránh tình trạng ngừng sản xuất đột ngột.

Ứng dụng công nghệ thông tin trong doanh nghiệp vào quy trình sản xuất? Tại sao không?

3. Marketing và bán hàng trực tuyến

Ngay cả ở lĩnh vực marketing, việc ứng dụng công nghệ thông tin trong doanh nghiệp cũng mở ra cả một chân trời mới với digital marketing. Các công cụ phân tích dữ liệu giúp doanh nghiệp hiểu rõ hành vi khách hàng, từ đó xây dựng chiến lược tiếp thị hiệu quả.

Các doanh nghiệp bán lẻ triển khai nền tảng thương mại điện tử tích hợp với hệ thống CRM đã chứng kiến doanh số online của họ tăng 200% chỉ sau 6 tháng. Chưa kể, chi phí marketing giảm 30% nhờ khả năng nhắm mục tiêu chính xác.

4. Quản trị nhân sự

Việc ứng dụng công nghệ thông tin trong doanh nghiệp đã cách mạng hóa cách thức quản lý nhân sự trong doanh nghiệp. Các phần mềm quản lý nhân sự tích hợp giúp tự động hóa nhiều quy trình như tuyển dụng, đào tạo, đánh giá hiệu suất và tính lương.

Theo báo cáo, các doanh nghiệp trong lĩnh vực dịch vụ đã tiết kiệm được 20 giờ làm việc mỗi tuần cho bộ phận HR sau khi áp dụng hệ thống quản lý nhân sự tích hợp. Họ có thể dễ dàng: 

• Theo dõi KPI, chuyên cần của nhân viên
• Giúp nhân viên tự check in – check out, và theo dõi giờ công chính xác sau mỗi tuần, tháng.
• Lên kế hoạch đào tạo phù hợp
• Tự động hóa quy trình tính lương phức tạp  
• V…v

Tưởng chừng với những tính năng tiên tiến như vậy, nhiều người có thể nghĩ rằng việc tích hợp vào bộ phận HR sẽ đi kèm với một mức giá cao. Tuy nhiên, phần mềm quản lý nhân sự Kingwork HRM – nổi tiếng với khả năng tự động hóa quy trình lên đến 95% – lại hoàn toàn FREE và không giới hạn thời gian sử dụng.

Phần mềm quản lý nhân sự Kingwork HRM với khả năng tự động hóa quy trình lên đến 95%.

Không còn những ngày phải gặp mặt HR khó tính để báo rằng bạn quên chấm công, hay cả những vấn đề xin nghỉ mà bạn phải gửi hàng đống email xin được duyệt. Với Kingwork HRM, mọi thứ đều cần 1 click duy nhất.

👉 Dùng thử miễn phí phần mềm quản lý nhân sự ngay tại https://kingwork.vn/contact/ 

3 Lợi ích chính của ứng dụng công nghệ thông tin trong doanh nghiệp

1. CNTT giúp tăng cường hiệu quả làm việc

CNTT giúp tối ưu hóa nguồn lực và quản lý thời gian một cách hiệu quả. Thông qua việc tự động hóa các tác vụ lặp đi lặp lại, nhân viên có thể tập trung vào các công việc sáng tạo và mang lại giá trị cao hơn.

Ví dụ, một công ty logistics đã áp dụng hệ thống quản lý đơn hàng tự động. Kết quả đem lại là thời gian xử lý mỗi đơn hàng giảm từ 15 phút xuống còn 2 phút, giúp họ tăng số lượng đơn xử lý mỗi ngày lên 300% (theo Hopstack)

2. Ứng dụng công nghệ thông tin cải thiện khả năng cạnh tranh

Một sự thật là những doanh nghiệp áp dụng công nghệ thông tin trong doanh nghiệp luôn có lợi thế cạnh tranh vượt trội. Họ có khả năng phản ứng nhanh với thay đổi thị trường, cung cấp sản phẩm/dịch vụ tốt hơn và tối ưu hóa chi phí vận hành.

3. CNTT nâng cao tính bảo mật và an toàn thông tin

Phải công nhận rằng các cuộc tấn công mạng trong năm 2024 ngày càng tinh vi. Những đòn bẩy là khiến CNTT đóng vai trò quan trọng trong việc bảo vệ dữ liệu khách hàng và thông tin nội bộ của doanh nghiệp. Các doanh nghiệp đầu tư cho bảo mật CNTT thường tránh được những tổn thất lớn về tài chính và uy tín. 

5 bước cần thiết khi ứng dụng công nghệ thông tin trong doanh nghiệp

Bước 1: Phân tích nhu cầu doanh nghiệp

Đây là bước đầu tiên và quan trọng nhất. Nhà quản trị cần xác định rõ những vấn đề doanh nghiệp đang gặp phải và mục tiêu cần đạt được. Qua dữ liệu đó, bạn có thể dễ dàng xác định những yếu tố công nghệ nào phù hợp với nhu cầu của doanh nghiệp.
Sau cùng của bước là xây dựng một lộ trình chi tiết cho việc triển khai CNTT, bao gồm các mốc thời gian, nguồn lực cần thiết và ngân sách dự kiến. 

Bước 2: Lựa chọn và triển khai giải pháp công nghệ

Vậy, dựa trên nhu cầu và kế hoạch đã xây dựng, lựa chọn các phần mềm và công nghệ phù hợp. Bạn nên cân nhắc kỹ giữa các giải pháp tự phát triển, mua sẵn hoặc thuê ngoài.

Bước 3: Chuẩn bị cơ sở hạ tầng

Để ứng dụng công nghệ thông tin trong doanh nghiệpthật tốt, nhà quản lý cần đảm bảo hạ tầng CNTT (máy chủ, mạng, thiết bị) đáp ứng được yêu cầu của giải pháp mới.

Bước 4: Đào tạo nhân sự

Việc ứng dụng công nghệ thông tin trong doanh nghiệp là một bước tiến mới nhưng đồng thời cũng để lại bước lùi trong kỹ năng sử dụng CNTT của nhân viên trong nhiệm vụ hằng ngày. Do đó, công ty nên tổ chức các khóa đào tạo để nhân viên có thể sử dụng thành thạo công nghệ mới. 

Sau kho hoàn thành đạo tạo, nhà quản lý hãy chọn thử nghiệm hệ thống mới trong một thời gian và thu thập phản hồi từ nhân viên để khắc phục các vấn đề phát sinh.

4 bước cần thiết khi ứng dụng công nghệ thông tin trong doanh nghiệp.

Bước 5: Bảo trì và nâng cấp hệ thống

Xây dựng kế hoạch bảo trì định kỳ và nâng cấp hệ thống để đảm bảo nó luôn hoạt động ổn định và hiệu quả.

Kết luận

Thành công trong việc ứng dụng công nghệ thông tin trong doanh nghiệp phụ thuộc vào cách nhà quản lý triển khai và tích hợp nó vào chiến lược kinh doanh tổng thể. Một kế hoạch triển khai cẩn thận, đi kèm với sự đào tạo nhân viên kỹ lưỡng và quản lý thay đổi hiệu quả. Tất cả những điều trên là chìa khóa để khai thác tối đa tiềm năng của CNTT.

Nhìn về tương lai, xu hướng ứng dụng công nghệ thông tin trong doanh nghiệp sẽ còn phát triển mạnh mẽ hơn nữa. Các công nghệ mới như trí tuệ nhân tạo (AI), Internet vạn vật (IoT), và điện toán đám mây sẽ tiếp tục mở ra những cơ hội mới cho doanh nghiệp. 

Vậy, với những tổ chức biết nắm bắt và ứng dụng hiệu quả những công nghệ này chắc chắn sẽ có lợi thế cạnh tranh lớn trong thị trường Việt Nam. Cảm ơn mọi người đã dành thời gian đọc blog của Kingwork.

👉 Để được tư vấn và đăng ký dùng thử miễn phí phần mềm quản lý nhân sự, anh/chị vui lòng để lại thông tin tư vấn tại https://kingwork.vn/contact/ hoăc liên hệ:

• Hotline: +84 (028) 3999-1895
• Email: [email protected]
• Fanpage: https://www.facebook.com/kingworkhrms
• Group: KINGWORK – Cộng đồng doanh nghiêp

Quy trình đón tiếp khách tại công ty được sử dụng để hướng dẫn nhân viên lễ tân trong việc tiếp đón và phục vụ khách đến thăm công ty một cách chuyên nghiệp. Đối với mỗi doanh nghiệp, quy trình này là công cụ đắc lực giúp doanh nghiệp tạo ấn tượng tốt đẹp với đối tác và khách hàng. 

Bên cạnh đó, quy trình đón tiếp khách giúp nhân viên lễ tân thực hiện đầy đủ các bước: chào đón, hướng dẫn, thông báo, cung cấp thông tin, và tiễn khách. Từ đó, công ty có thể đảm bảo trải nghiệm tích cực cho khách đến thăm và thể hiện sự chuyên nghiệp trong cách tiếp đón.

Quy trình đón tiếp khách được áp dụng rộng rãi trong các công ty thuộc mọi lĩnh vực, đơn giản là bởi quy trình này mang lại rất nhiều lợi ích như:

•  Tạo ấn tượng chuyên nghiệp và thân thiện ngay từ lần đầu tiếp xúc với khách.
•  Đảm bảo tính nhất quán trong cách tiếp đón khách giữa các nhân viên lễ tân.
•  Giúp tiết kiệm thời gian và tăng hiệu quả trong việc đón tiếp và phục vụ khách.
•  Nâng cao khả năng bảo mật thông tin bằng cách kiểm soát việc ra vào của khách.
•  Đảm bảo tuân thủ các quy định an toàn và bảo mật của công ty.
•  Nâng cao hình ảnh và uy tín của doanh nghiệp trong mắt đối tác và khách hàng.
•  Tạo cơ sở để đánh giá và cải thiện chất lượng dịch vụ đón tiếp khách.

Với tầm quan trọng ngày càng được nhận thức rõ, nhiều công ty đã xây dựng quy trình đón tiếp khách chi tiết và chuyên nghiệp. Hãy cùng Kingwork HRM điểm qua các bước cơ bản trong quy trình đón tiếp khách tại công ty hiệu quả nhất hiện nay.

Mục tiêu của quy trình đón tiếp khách tại công ty

Quy trình đón tiếp khách là một phần quan trọng trong bất kỳ lĩnh vực dịch vụ nào, từ nhà hàng, khách sạn đến các sự kiện doanh nghiệp. Mục tiêu của quy trình này không chỉ đơn thuần là chào đón khách như bạn nghĩ. Ý nghĩa đằng sau còn bao gồm nhiều khía cạnh khác nhằm tạo ra trải nghiệm tích cực cho khách hàng. 

Dưới đây là một số mục tiêu chính của quy trình đón tiếp khách mà bạn nên chú ý:

1. Tạo ấn tượng đầu tiên thật tốt: Ấn tượng đầu tiên rất rất quan trọng. Khi khách đến, việc chào đón họ một cách nồng nhiệt và chuyên nghiệp sẽ giúp họ cảm thấy thoải mái và hài lòng ngay từ những giây phút đầu tiên.

2. Xây dựng mối quan hệ: Quy trình đón tiếp khách hàng không chỉ là một hành động đơn thuần mà còn là cơ hội để xây dựng mối quan hệ với khách hàng. Việc lắng nghe và ghi nhớ tên, sở thích của khách sẽ giúp tạo ra sự kết nối cá nhân hơn.

3. Cung cấp thông tin cần thiết: Một trong những nhiệm vụ quan trọng là cung cấp thông tin cần thiết cho khách, như hướng dẫn về dịch vụ, tiện ích, và các hoạt động có sẵn. Điều này giúp khách hàng dễ dàng hơn trong việc tận hưởng trải nghiệm của mình.

Quy trình đón tiếp khách tại công ty là một phần quan trọng trong bất kỳ lĩnh vực dịch vụ nào.

4. Đảm bảo sự hài lòng của khách hàng: Mục tiêu cuối cùng của quy trình đón tiếp tại công ty là đảm bảo sự hài lòng của khách hàng. Một quy trình đón tiếp hiệu quả sẽ giúp khách cảm thấy được chăm sóc và quan tâm, từ đó tăng cường khả năng họ quay lại trong tương lai.

5. Tăng cường danh tiếng thương hiệu: Khi khách hàng có trải nghiệm tích cực, họ có xu hướng chia sẻ điều đó với người khác. Điều này không chỉ giúp tăng cường danh tiếng của thương hiệu mà còn thu hút thêm khách hàng mới.

Các bước trong quy trình đón tiếp khách tại công ty

Bước 1: Chuẩn bị trước khi tiếp khách

Đây là bước quan trọng nhất mà chúng tôi luôn nhấn mạnh với các đồng nghiệp trong quy trình đón tiếp khách tại công ty. Chuẩn bị kỹ càng sẽ giúp buổi tiếp khách diễn ra suôn sẻ và chuyên nghiệp hơn.

• Xác định thông tin khách hàng: Lúc này, điều bạn cần làm là nắm rõ tên, chức vụ, đơn vị công tác và mục đích của buổi gặp gỡ. Những thông tin hữu thông quan trọng này giúp doanh nghiệp có thể chuẩn bị tốt hơn. Quan trọng nhất là bạn đang thể hiện sự tôn trọng đối với khách hàng. 
• Phân công trách nhiệm: Mỗi bộ phận liên quan cần biết rõ vai trò của mình trong quá trình tiếp khách. Ví dụ, bộ phận lễ tân sẽ phụ trách đón tiếp ban đầu, bộ phận kỹ thuật chuẩn bị các thiết bị cần thiết cho buổi họp.
• Lên kế hoạch chi tiết: Bạn đã lên kế hoạch cụ thể cho buổi tiếp khách chưa? Nếu chưa thì làm ngay 1 bảng bao gồm thời gian, địa điểm và nội dung chính của cuộc gặp.

Bước 2: Đón tiếp khách

• Hướng dẫn quy trình đón tiếp khách hàng: Nhân viên lễ tân và bảo vệ cần được đào tạo kỹ về cách chào đón khách. Họ là những người đầu tiên tạo ấn tượng với khách hàng trong quy trình đón tiếp khách tại công ty
• Cách chào đón và hướng dẫn: Khi khách đến, hãy nở một nụ cười thật tươi và chào đón họ và hỏi về mục đích đến. Sau đó, hướng dẫn họ đến đúng bộ phận hoặc phòng họp.
• Đảm bảo trang phục và thái độ của nhân viên: Tất cả nhân viên tiếp xúc với khách cần ăn mặc chỉnh tề, lịch sự và có thái độ niềm nở, chuyên nghiệp.

Hướng dẫn quy trình đón tiếp khách tại công ty.

Bước 3: Tiến hành buổi tiếp khách

• Giới thiệu các thành viên tham gia: Đây là bước quan trọng để tạo không khí thoải mái và chuyên nghiệp. Mỗi người nên được giới thiệu với tên, chức vụ và vai trò trong buổi gặp.
• Thực hiện chương trình làm việc: Tuân thủ lịch trình đã định sẵn, nhưng cũng cần linh hoạt để đáp ứng nhu cầu của khách.
• Ghi nhận ý kiến và phản hồi: Luôn lắng nghe và ghi chép cẩn thận ý kiến của khách để thể hiện rằng công ty bạn có tôn trọng và quan tâm đến nhu cầu của họ.

Nguyên tắc giao tiếp và ứng xử với khách hàng

Bên cạnh việc tuân thủ quy trình đón tiếp, các nhân viên tiếp đón cần nắm rõ các nguyên tắc giao tiếp và ứng xử với khách hàng:

• Luôn giữ thái độ lịch sự, tôn trọng, nhiệt tình trong mọi tình huống.
• Lắng nghe chủ động và thể hiện sự quan tâm đến ý kiến của khách.
• Sử dụng ngôn ngữ cơ thể phù hợp: nụ cười, ánh mắt giao tiếp, tư thế ngồi/đứng thẳng.
• Tôn trọng thời gian của khách bằng cách bắt đầu và kết thúc đúng giờ.
• Linh hoạt trong xử lý tình huống, nhưng vẫn tuân thủ quy trình chung.

Những điều cần tránh trong quá trình tiếp khách:

• Không để khách chờ đợi quá lâu mà không có lý do chính đáng.
• Tránh ngắt lời hoặc tỏ ra thiếu kiên nhẫn khi khách đang nói.
• Không sử dụng điện thoại hoặc làm việc riêng trong khi tiếp khách.
• Tránh thảo luận về những vấn đề nhạy cảm hoặc thông tin mật của công ty.

Kết luận

Qua bài viết này, tôi khuyến khích các doanh nghiệp từ nhỏ đến lớn đều nên áp dụng và liên tục cải tiến quy trình đón tiếp khách tại công ty của mình. Đây là một khoản đầu tư nhỏ, nhưng có thể mang lại hiệu quả lớn trong việc nâng cao chất lượng dịch vụ và xây dựng mối quan hệ bền vững với khách hàng. 

Cảm ơn mọi người đã dành thời gian đọc blog của Kingwork.

👉 Để được tư vấn và đăng ký dùng thử miễn phí phần mềm quản lý nhân sự, anh/chị vui lòng để lại thông tin tư vấn tại https://kingwork.vn/contact/ hoăc liên hệ:

• Hotline: +84 (028) 3999-1895
• Email: [email protected]
• Fanpage: https://www.facebook.com/kingworkhrms
• Group: KINGWORK – Cộng đồng doanh nghiêp

Chân dung nhà quản trị thế kỷ 21 là hình ảnh của những nhà lãnh đạo đang định hình tương lai trong thời đại công nghệ số. Đây là những người tiên phong, không ngừng thích nghi và đổi mới để dẫn dắt tổ chức vượt qua những thách thức chưa từng có.

Nhà quản trị thế kỷ 21 là người nắm bắt được toàn bộ thông tin về xu hướng công nghệ, biến động thị trường, và nhu cầu của khách hàng. Nhờ đó, họ có thể đưa ra quyết định nhanh chóng, chính xác và điều chỉnh chiến lược kinh doanh khi cần thiết.

Vai trò của nhà quản trị thế kỷ 21 được áp dụng rộng rãi trong mọi lĩnh vực, từ công nghệ thông tin đến sản xuất, dịch vụ, giáo dục và y tế. Điều này là bởi những nhà lãnh đạo này mang lại nhiều lợi ích cho tổ chức như:

• Thúc đẩy văn hóa đổi mới và sáng tạo trong doanh nghiệp
• Tối ưu hóa quy trình làm việc thông qua ứng dụng công nghệ tiên tiến
• Nâng cao khả năng cạnh tranh của doanh nghiệp trên thị trường toàn cầu
• Xây dựng đội ngũ nhân viên đa năng, linh hoạt và có khả năng thích ứng cao
• Tăng cường khả năng phân tích dữ liệu để ra quyết định dựa trên thông tin chính xác
• Cải thiện trải nghiệm khách hàng thông qua ứng dụng công nghệ và hiểu biết sâu sắc về thị trường
• Đảm bảo sự phát triển bền vững của doanh nghiệp trong dài hạn

Với những thách thức ngày càng phức tạp của thế kỷ 21, vai trò của nhà quản trị hiện đại ngày càng trở nên quan trọng. Vậy chân dung nhà quản trị thế kỷ 21 cụ thể như thế nào? Đâu là những kỹ năng và phẩm chất cần thiết để trở thành nhà lãnh đạo xuất sắc trong thời đại số? 

Hãy cùng team Kingwork khám phá chi tiết về chân dung nhà quản trị thế kỷ 21 – những người đang định hình tương lai của thế giới kinh doanh.

Chân dung nhà quản trị thế kỷ 21: Các đặc điểm cốt lõi

Một nhà quản trị trong thời đại công nghệ số cần phải sở hữu những đặc điểm vượt trội so với trước đây. Không chỉ là người điều hành, họ còn phải là những người truyền cảm hứng, tạo dựng văn hóa doanh nghiệp và đảm bảo sự phát triển bền vững cho tổ chức.

1. Nhà quản trị phải có khả năng thích ứng linh hoạt

Trong môi trường kinh doanh thay đổi nhanh chóng, khả năng thích nghi là yếu tố sống còn. Chân dung nhà quản trị thế kỷ 21 phải là người có tư duy mở, sẵn sàng đón nhận những thay đổi và biến chúng thành cơ hội. Họ hông ngần ngại điều chỉnh chiến lược, cơ cấu tổ chức hay mô hình kinh doanh để phù hợp với xu hướng mới.

Ví dụ, trong đại dịch COVID-19, những doanh nghiệp thành công nhất là những doanh nghiệp có khả năng chuyển đổi nhanh sang mô hình làm việc từ xa, thương mại điện tử, và số hóa quy trình. Đó chính là minh chứng cho tầm quan trọng của sự linh hoạt trong quản trị.

2. Tư duy đổi mới đối với nhà quản trị thế kỷ 21 

Đổi mới không còn là lựa chọn mà là điều kiện tiên quyết để tồn tại. Người mong muốn có được chân dung của nhà quản trị thế kỷ 21 phải là người tiên phong trong việc thúc đẩy văn hóa sáng tạo trong tổ chức. Với tư cách một nhà lãnh đạo, họ nên khuyến khích nhân viên đề xuất ý tưởng mới, chấp nhận rủi ro có tính toán, và học hỏi từ thất bại.

3. Nhà quản trị cần lãnh đạo dựa trên công nghệ

Không chỉ là người sử dụng công nghệ, nhà quản trị còn phải hiểu rõ và biết cách ứng dụng nó vào quy trình kinh doanh để nâng cao hiệu quả. Họ cần hiểu được sự thay đổi của thị trường, không ngừng học hỏi và tiên phong trong việc tích hợp công nghệ vào hoạt động quản lý.

4. Nhà quản trị phải có tầm nhìn toàn cầu trong thế kỷ 21

Với xu thế toàn cầu hóa, các nhà quản trị cần hiểu rõ sự khác biệt về văn hóa, luật pháp, và thị trường của các quốc gia. Điều này giúp người mong muốn trở thành lãnh đạo xây dựng các chiến lược kinh doanh phù hợp với từng khu vực và mở rộng quy mô doanh nghiệp.

Chân dung nhà quản trị thế kỷ 21

Kỹ năng cần thiết của chân dung nhà quản trị hiện đại thế kỷ 21

1. Quản lý dự án và quy trình Agile

Phương pháp quản lý dự án truyền thống đã không còn phù hợp. Đã muốn trở thành chân dung nhà quản trị thế kỷ 21 là phải thành thạo các phương pháp Agile. Bởi vì công cụ này cho phép linh hoạt điều chỉnh kế hoạch và ưu tiên theo thời gian thực. Chưa kể đến, Agile còn giúp tối ưu hóa quy trình làm việc, nâng cao hiệu suất và giảm thiểu lãng phí.

2. Phân tích dữ liệu và ra quyết định dựa trên số liệu

Trong kỷ nguyên của Big Data, khả năng phân tích và diễn giải dữ liệu là vô cùng quan trọng. Nhà quản trị hiện đại phải biết cách sử dụng các công cụ phân tích dữ liệu để đưa ra quyết định dựa trên bằng chứng thực tế, thay vì dựa vào trực giác và nói suông.

Netflix là một ví dụ điển hình về công ty sử dụng dữ liệu để định hướng mọi quyết định, từ việc sản xuất nội dung đến cá nhân hóa trải nghiệm người dùng.

3. Kỹ năng giao tiếp đa nền tảng

Đừng tự hào hay hãnh diện quá mức khi bạn có khả năng giao tiếp ở email, điện thoại. Với sự phát triển của công nghệ truyền thông, nhà quản trị thế kỷ 21 cần thành thạo trong việc giao tiếp qua nhiều kênh khác nhau. Họ phải biết cách truyền đạt thông điệp hiệu quả không chỉ trong các cuộc họp trực tiếp mà còn qua Zoom, Slack hay mạng xã hội mạng xã hội nội bộ, và các nền tảng cộng tác số.

Vậy, nếu muốn trở thành chân dung nhà quản trị thế kỷ 21, bạn nên học hỏi Elon Musk. Mặc dù gây tranh cãi, nhưng Mr. Elon là một ví dụ điển hình về nhà lãnh đạo sử dụng mạng xã hội hiệu quả để truyền thông với nhân viên, khách hàng và nhà đầu tư.

Nguồn: báo CNN

4. Quản lý thời gian và năng suất trong thời đại số

Đi kèm với lượng thông tin và nhiễu loạn ngày càng tăng, khả năng quản lý thời gian và duy trì năng suất là vô cùng quan trọng. Chân dung nhà quản trị thế kỷ 21 luôn phải biết cách sử dụng các công cụ số để tối ưu hóa lịch trình, tự động hóa các tác vụ lặp đi lặp lại, và tập trung vào những nhiệm vụ có giá trị cao nhất.

Vai trò của nhà quản trị trong việc thúc đẩy chuyển đổi số

1. Xây dựng văn hóa đổi mới trong tổ chức

Theo ý của tôi, việc nuôi dưỡng một môi trường khuyến khích sự sáng tạo và đổi mới là điều bắt buộc. Nhà quản trị cần trở thành người dẫn đầu trong việc khuyến khích nhân viên thử nghiệm những ý tưởng mới và không sợ thất bại. 

Bước đầu để tạo ra văn hóa đổi mới của một chân dung nhà quản trị thế kỷ 21 chính là:

Tạo ra một môi trường an toàn, nơi mỗi cá nhân được khuyến khích thử nghiệm, chấp nhận rủi ro có kiểm soát và rút kinh nghiệm từ những sai lầm.

Nhà lãnh đạo không chỉ dừng lại ở việc hướng dẫn, mà còn phải thay đổi tư duy quản lý. Thay vì áp dụng các quy trình quản trị cứng nhắc, họ cần tạo không gian cho sự linh hoạt và tư duy phản biện phát triển. 

Điều này cũng đồng nghĩa với việc xây dựng cơ chế khen thưởng để khích lệ sự sáng tạo, dù chỉ là những sáng kiến nhỏ. Chính cách tiếp cận này sẽ dần đưa đổi mới vào trong văn hóa của doanh nghiệp, trở thành một phần không thể thiếu của tổ chức.

2. Đầu tư vào công nghệ và đào tạo nhân sự

Kế đến, việc đầu tư vào công nghệ và đào tạo nhân sự không chỉ dừng lại ở việc mua sắm các phần mềm hay thiết bị hiện đại. Thực tế, quá trình chuyển đổi số đòi hỏi một chiến lược toàn diện hơn, bao gồm cả việc nâng cao năng lực của toàn bộ đội ngũ nhân sự. Dưới chiến lược này, nhà quản trị phải có tầm nhìn toàn cảnh, nhận diện những công nghệ cốt lõi có khả năng mang lại lợi thế cạnh tranh trong dài hạn.

Không chỉ dừng lại ở công nghệ, doanh nghiệp còn cần đảm bảo rằng nhân viên của mình được trang bị đủ kỹ năng để khai thác hiệu quả những công nghệ tiên tiến. 

Vấn đề này có thể thực hiện thông qua việc tổ chức các chương trình đào tạo nội bộ, hợp tác với các tổ chức giáo dục chuyên nghiệp hoặc thậm chí xây dựng các chương trình học tập liên tục trong doanh nghiệp. Đáng chú ý, đã là chân dung của nhà quản trị thế kỉ 21 thì bạn phải hiểu rằng, nhân tố con người chính là nguồn tài sản quý giá nhất mà doanh nghiệp cần đầu tư.

Nhà quản trị thế kỷ 21

3. Tạo ra giá trị thông qua ứng dụng công nghệ

Cuối cùng, mục tiêu cốt lõi của chuyển đổi số không nằm ở việc áp dụng công nghệ chỉ vì lợi ích của công nghệ. Ý tưởng thực sự đằng sau là tạo ra giá trị thiết thực cho khách hàng, nhân viên và các bên liên quan. Đó là lý do chân dung nhà quản trị thế kỷ 21 nên có sự hiểu biết sâu sắc về quá trình này: từ việc số hóa các quy trình nội bộ cho đến việc phát triển những mô hình kinh doanh đột phá để mang lại sự khác biệt cho doanh nghiệp.

Và nếu bạn muốn đạt được điều đó, nhà quản trị phải liên tục tự đặt ra những câu hỏi mang tính chiến lược, chẳng hạn: 

• “Chúng ta có thể khai thác công nghệ như thế nào để giải quyết những khó khăn thực tế của khách hàng?” 
• “Làm cách nào để tạo ra những trải nghiệm mượt mà và tối ưu hơn cho người dùng?”. 

Người nào có thể chú trọng vào giá trị này sẽ có cơ hội cao đảm bảo được quá trình chuyển đổi số không chỉ mang lại kết quả ngắn hạn, mà còn đóng góp vào sự phát triển bền vững cho tổ chức.

Thách thức và cơ hội cho nhà quản trị trong tương lai

1. Xu hướng công nghệ mới (AI, blockchain, IoT)

Hiện tại, công nghệ đang dẫn dắt một cuộc cách mạng chưa từng thấy. Trí tuệ nhân tạo (AI) đang thay đổi toàn diện cách ra quyết định và tự động hóa nhiều khía cạnh trong doanh nghiệp. Blockchain mở ra tiềm năng mới trong bảo mật và tối ưu hóa chuỗi cung ứng. Internet vạn vật (IoT) kết nối mọi thiết bị. Do đó, nó có khả năng tạo ra một kho dữ liệu khổng lồ chưa từng có.

Để làm chủ làn sóng này, chân dung nhà quản trị thế kỷ 21 cần:

• Thấu hiểu tiềm năng và hạn chế của công nghệ.
• Xây dựng lộ trình công nghệ phù hợp với doanh nghiệp.
• Chủ động ứng phó trước những thay đổi công nghệ.
• Đảm bảo an ninh mạng và bảo mật dữ liệu trong bối cảnh kỹ thuật số phức tạp.

2. Biến đổi khí hậu và phát triển bền vững

Các doanh nghiệp không thể đứng ngoài cuộc trong việc giải quyết biến đổi khí hậu vì nó đã trở thành mối lo toàn cầu. Nhà quản trị ngày nay phải nhận thức sâu sắc và có trách nhiệm hơn đối với môi trường.

Vai trò của chân dung của nhà quản trị thế kỷ 21 bao gồm:

• Xây dựng các chiến lược bền vững, cân đối lợi nhuận và bảo vệ môi trường.
• Đầu tư vào công nghệ xanh, áp dụng quy trình sản xuất thân thiện.
• Tích hợp mục tiêu phát triển bền vững của Liên Hợp Quốc vào chiến lược dài hạn.
• Công khai các thông tin về tác động xã hội và môi trường.3.

3. Quản lý thế hệ nhân viên mới (Gen Z, Alpha)

Với sự tham gia ngày càng đông của Gen Z và tương lai gần là Gen Alpha, bạn phải thích ứng nhanh chóng để thu hút và giữ chân nhân tài. Những thế hệ này có ưu tiên khác biệt, đòi hỏi doanh nghiệp phải thay đổi cách tiếp cận.

Những ưu tiên quản lý bao gồm:

• Tạo môi trường làm việc linh hoạt, đảm bảo cân bằng công việc – cuộc sống.
• Xây dựng văn hóa doanh nghiệp đa dạng, công bằng và hòa nhập.
• Cung cấp các cơ hội học hỏi liên tục cho thế hệ “công dân số”.
• Đánh giá hiệu suất dựa trên kết quả, không chỉ dựa vào giờ làm việc.

Kết luận

Chân dung nhà quản trị thế kỷ 21 đóng vai trò không thể thiếu trong việc định hướng và dẫn dắt doanh nghiệp trong thời đại công nghệ số. Họ không chỉ cần thành thạo về các xu hướng công nghệ mới như AI, blockchain, và IoT. Nhà quản trị còn phải có tư duy sáng tạo, linh hoạt để tận dụng những cơ hội và đối phó với các thách thức.

Cạnh đó, việc ứng dụng công nghệ phải đi đôi với việc đầu tư vào con người và môi trường để đảm bảo rằng doanh nghiệp phát triển bền vững dài hạn.

Cảm ơn mọi người đã dành thời gian đọc blog của Kingwork.

👉 Để được tư vấn và đăng ký dùng thử miễn phí phần mềm quản lý nhân sự, anh/chị vui lòng để lại thông tin tư vấn tại https://kingwork.vn/contact/ hoăc liên hệ:

• Hotline: +84 (028) 3999-1895
• Email: [email protected]
• Fanpage: https://www.facebook.com/kingworkhrms
• Group: KINGWORK – Cộng đồng doanh nghiêp