Công nghệ thông tin đóng vai trò quan trọng trong việc nâng cao hiệu quả hoạt động và tăng cường khả năng cạnh tranh của doanh nghiệp. Chúng là công cụ đắc lực giúp các tổ chức triển khai các quy trình kinh doanh một cách hiệu quả và linh hoạt. 

Ứng dụng công nghệ thông tin trong doanh nghiệp giúp nhà quản lý nắm bắt toàn diện thông tin về hoạt động của doanh nghiệp: từ sản xuất, tài chính, nhân sự đến marketing, bán hàng, v…v Từ những dữ liệu này, doanh nghiệp có thể đưa ra quyết định chính xác và kịp thời. Đồng thời điều chỉnh chiến lược kinh doanh khi cần thiết.

CNTT được áp dụng rộng rãi trong các doanh nghiệp thuộc mọi lĩnh vực, đơn giản là bởi nó mang lại rất nhiều lợi ích như:

• Tự động hóa các quy trình kinh doanh, tăng năng suất và hiệu quả làm việc
• Cải thiện việc quản lý và lưu trữ dữ liệu, đảm bảo tính chính xác và bảo mật thông tin
• Tối ưu hóa quy trình ra quyết định nhờ khả năng phân tích dữ liệu nhanh chóng và chính xác
• Nâng cao khả năng giao tiếp và hợp tác giữa các bộ phận trong doanh nghiệp
• Cải thiện trải nghiệm khách hàng thông qua các giải pháp CRM và hỗ trợ khách hàng
• Tăng cường khả năng cạnh tranh trên thị trường nhờ ứng dụng các công nghệ mới
• Tiết kiệm chi phí vận hành dài hạn nhờ tự động hóa và tối ưu hóa quy trình

Với nhu cầu ứng dụng công nghệ thông tin trong doanh nghiệp ngày càng lớn, thị trường cũng cung cấp nhiều giải pháp công nghệ đa dạng về tính năng và phù hợp với nhiều quy mô doanh nghiệp khác nhau. Vậy làm thế nào để lựa chọn giải pháp CNTT phù hợp cho doanh nghiệp? 

Hãy cùng team Kingwork tìm hiểu các xu hướng công nghệ và giải pháp CNTT hàng đầu đang được áp dụng trong doanh nghiệp hiện nay.

Vai trò của công nghệ thông tin trong doanh nghiệp

Không thể phủ nhận tầm quan trọng của CNTT đối với việc quản lý và vận hành doanh nghiệp trong thế kỷ 21. CNTT đã và đang tác động sâu sắc đến mọi khía cạnh của tổ chức, từ quản lý, sản xuất, marketing cho đến tài chính.

Trong quá trình làm việc với nhiều doanh nghiệp lớn nhỏ, tôi nhận thấy những công ty áp dụng công nghệ thông tin tốt thường có khả năng ra quyết định nhanh chóng và chính xác hơn. 

Họ nắm bắt được xu hướng thị trường, hiểu rõ nhu cầu khách hàng và tối ưu hóa được quy trình nội bộ. Đó là lý do khiến những công ty này luôn dẫn đầu trong cuộc đua với hàng nghìn doanh nghiệp khác.

Tác động của việc ứng dụng công nghệ thông tin trong doanh nghiệp thể hiện rõ nét qua việc:

• Tự động hóa các quy trình, giảm thiểu sai sót do con người.
• Cung cấp thông tin real-time, hỗ trợ ra quyết định kịp thời.
• Tối ưu hóa việc sử dụng nguồn lực, cắt giảm chi phí vận hành.
• Nâng cao trải nghiệm khách hàng, tăng cường lòng trung thành của họ.

Các lĩnh vực ứng dụng công nghệ thông tin trong doanh nghiệp

1. Quản lý dữ liệu và thông tin

Trong thời đại bùng nổ thông tin, việc quản lý dữ liệu hiệu quả là chìa khóa giúp doanh nghiệp tồn tại và phát triển. Qua nhiều dự án triển khai, các hệ thống ERP (Enterprise Resource Planning) và CRM (Customer Relationship Management) đóng vai trò nền tảng trong việc tích hợp và quản lý thông tin xuyên suốt tổ chức.

Ví dụ, một doanh nghiệp sản xuất tôi từng tư vấn đã tăng 30% hiệu suất sau khi áp dụng hệ thống ERP. Họ có thể theo dõi toàn bộ quy trình từ đặt hàng nguyên liệu đến giao hàng cho khách, giúp tối ưu hóa chuỗi cung ứng và giảm thiểu tồn kho.

2. Tối ưu hóa quy trình sản xuất

Ứng dụng công nghệ thông tin trong doanh nghiệp vào quy trình sản xuất? Tại sao không – Công nghệ tự động hóa và máy học (Machine Learning) đang cách mạng hóa ngành sản xuất trong năm 2024. Tôi đã chứng kiến nhiều nhà máy chuyển đổi từ sản xuất thủ công sang tự động, giúp tăng năng suất lên đến 50% và giảm tỷ lệ lỗi xuống dưới 1%.

Một ví dụ điển hình là việc áp dụng IoT (Internet of Things) trong giám sát máy móc. Sensors được gắn vào các thiết bị sản xuất. Chúng giúp người giám sát phát hiện sớm các dấu hiệu hỏng hóc, từ đó lên kế hoạch bảo trì kịp thời và tránh tình trạng ngừng sản xuất đột ngột.

Ứng dụng công nghệ thông tin trong doanh nghiệp vào quy trình sản xuất? Tại sao không?

3. Marketing và bán hàng trực tuyến

Ngay cả ở lĩnh vực marketing, việc ứng dụng công nghệ thông tin trong doanh nghiệp cũng mở ra cả một chân trời mới với digital marketing. Các công cụ phân tích dữ liệu giúp doanh nghiệp hiểu rõ hành vi khách hàng, từ đó xây dựng chiến lược tiếp thị hiệu quả.

Các doanh nghiệp bán lẻ triển khai nền tảng thương mại điện tử tích hợp với hệ thống CRM đã chứng kiến doanh số online của họ tăng 200% chỉ sau 6 tháng. Chưa kể, chi phí marketing giảm 30% nhờ khả năng nhắm mục tiêu chính xác.

4. Quản trị nhân sự

Việc ứng dụng công nghệ thông tin trong doanh nghiệp đã cách mạng hóa cách thức quản lý nhân sự trong doanh nghiệp. Các phần mềm quản lý nhân sự tích hợp giúp tự động hóa nhiều quy trình như tuyển dụng, đào tạo, đánh giá hiệu suất và tính lương.

Theo báo cáo, các doanh nghiệp trong lĩnh vực dịch vụ đã tiết kiệm được 20 giờ làm việc mỗi tuần cho bộ phận HR sau khi áp dụng hệ thống quản lý nhân sự tích hợp. Họ có thể dễ dàng: 

• Theo dõi KPI, chuyên cần của nhân viên
• Giúp nhân viên tự check in – check out, và theo dõi giờ công chính xác sau mỗi tuần, tháng.
• Lên kế hoạch đào tạo phù hợp
• Tự động hóa quy trình tính lương phức tạp  
• V…v

Tưởng chừng với những tính năng tiên tiến như vậy, nhiều người có thể nghĩ rằng việc tích hợp vào bộ phận HR sẽ đi kèm với một mức giá cao. Tuy nhiên, phần mềm quản lý nhân sự Kingwork HRM – nổi tiếng với khả năng tự động hóa quy trình lên đến 95% – lại hoàn toàn FREE và không giới hạn thời gian sử dụng.

Phần mềm quản lý nhân sự Kingwork HRM với khả năng tự động hóa quy trình lên đến 95%.

Không còn những ngày phải gặp mặt HR khó tính để báo rằng bạn quên chấm công, hay cả những vấn đề xin nghỉ mà bạn phải gửi hàng đống email xin được duyệt. Với Kingwork HRM, mọi thứ đều cần 1 click duy nhất.

👉 Dùng thử miễn phí phần mềm quản lý nhân sự ngay tại https://kingwork.vn/contact/ 

3 Lợi ích chính của ứng dụng công nghệ thông tin trong doanh nghiệp

1. CNTT giúp tăng cường hiệu quả làm việc

CNTT giúp tối ưu hóa nguồn lực và quản lý thời gian một cách hiệu quả. Thông qua việc tự động hóa các tác vụ lặp đi lặp lại, nhân viên có thể tập trung vào các công việc sáng tạo và mang lại giá trị cao hơn.

Ví dụ, một công ty logistics đã áp dụng hệ thống quản lý đơn hàng tự động. Kết quả đem lại là thời gian xử lý mỗi đơn hàng giảm từ 15 phút xuống còn 2 phút, giúp họ tăng số lượng đơn xử lý mỗi ngày lên 300% (theo Hopstack)

2. Ứng dụng công nghệ thông tin cải thiện khả năng cạnh tranh

Một sự thật là những doanh nghiệp áp dụng công nghệ thông tin trong doanh nghiệp luôn có lợi thế cạnh tranh vượt trội. Họ có khả năng phản ứng nhanh với thay đổi thị trường, cung cấp sản phẩm/dịch vụ tốt hơn và tối ưu hóa chi phí vận hành.

3. CNTT nâng cao tính bảo mật và an toàn thông tin

Phải công nhận rằng các cuộc tấn công mạng trong năm 2024 ngày càng tinh vi. Những đòn bẩy là khiến CNTT đóng vai trò quan trọng trong việc bảo vệ dữ liệu khách hàng và thông tin nội bộ của doanh nghiệp. Các doanh nghiệp đầu tư cho bảo mật CNTT thường tránh được những tổn thất lớn về tài chính và uy tín. 

5 bước cần thiết khi ứng dụng công nghệ thông tin trong doanh nghiệp

Bước 1: Phân tích nhu cầu doanh nghiệp

Đây là bước đầu tiên và quan trọng nhất. Nhà quản trị cần xác định rõ những vấn đề doanh nghiệp đang gặp phải và mục tiêu cần đạt được. Qua dữ liệu đó, bạn có thể dễ dàng xác định những yếu tố công nghệ nào phù hợp với nhu cầu của doanh nghiệp.
Sau cùng của bước là xây dựng một lộ trình chi tiết cho việc triển khai CNTT, bao gồm các mốc thời gian, nguồn lực cần thiết và ngân sách dự kiến. 

Bước 2: Lựa chọn và triển khai giải pháp công nghệ

Vậy, dựa trên nhu cầu và kế hoạch đã xây dựng, lựa chọn các phần mềm và công nghệ phù hợp. Bạn nên cân nhắc kỹ giữa các giải pháp tự phát triển, mua sẵn hoặc thuê ngoài.

Bước 3: Chuẩn bị cơ sở hạ tầng

Để ứng dụng công nghệ thông tin trong doanh nghiệpthật tốt, nhà quản lý cần đảm bảo hạ tầng CNTT (máy chủ, mạng, thiết bị) đáp ứng được yêu cầu của giải pháp mới.

Bước 4: Đào tạo nhân sự

Việc ứng dụng công nghệ thông tin trong doanh nghiệp là một bước tiến mới nhưng đồng thời cũng để lại bước lùi trong kỹ năng sử dụng CNTT của nhân viên trong nhiệm vụ hằng ngày. Do đó, công ty nên tổ chức các khóa đào tạo để nhân viên có thể sử dụng thành thạo công nghệ mới. 

Sau kho hoàn thành đạo tạo, nhà quản lý hãy chọn thử nghiệm hệ thống mới trong một thời gian và thu thập phản hồi từ nhân viên để khắc phục các vấn đề phát sinh.

4 bước cần thiết khi ứng dụng công nghệ thông tin trong doanh nghiệp.

Bước 5: Bảo trì và nâng cấp hệ thống

Xây dựng kế hoạch bảo trì định kỳ và nâng cấp hệ thống để đảm bảo nó luôn hoạt động ổn định và hiệu quả.

Kết luận

Thành công trong việc ứng dụng công nghệ thông tin trong doanh nghiệp phụ thuộc vào cách nhà quản lý triển khai và tích hợp nó vào chiến lược kinh doanh tổng thể. Một kế hoạch triển khai cẩn thận, đi kèm với sự đào tạo nhân viên kỹ lưỡng và quản lý thay đổi hiệu quả. Tất cả những điều trên là chìa khóa để khai thác tối đa tiềm năng của CNTT.

Nhìn về tương lai, xu hướng ứng dụng công nghệ thông tin trong doanh nghiệp sẽ còn phát triển mạnh mẽ hơn nữa. Các công nghệ mới như trí tuệ nhân tạo (AI), Internet vạn vật (IoT), và điện toán đám mây sẽ tiếp tục mở ra những cơ hội mới cho doanh nghiệp. 

Vậy, với những tổ chức biết nắm bắt và ứng dụng hiệu quả những công nghệ này chắc chắn sẽ có lợi thế cạnh tranh lớn trong thị trường Việt Nam. Cảm ơn mọi người đã dành thời gian đọc blog của Kingwork.

👉 Để được tư vấn và đăng ký dùng thử miễn phí phần mềm quản lý nhân sự, anh/chị vui lòng để lại thông tin tư vấn tại https://kingwork.vn/contact/ hoăc liên hệ:

• Hotline: +84 (028) 3999-1895
• Email: [email protected]
• Fanpage: https://www.facebook.com/kingworkhrms
• Group: KINGWORK – Cộng đồng doanh nghiêp

Quy trình đón tiếp khách tại công ty được sử dụng để hướng dẫn nhân viên lễ tân trong việc tiếp đón và phục vụ khách đến thăm công ty một cách chuyên nghiệp. Đối với mỗi doanh nghiệp, quy trình này là công cụ đắc lực giúp doanh nghiệp tạo ấn tượng tốt đẹp với đối tác và khách hàng. 

Bên cạnh đó, quy trình đón tiếp khách giúp nhân viên lễ tân thực hiện đầy đủ các bước: chào đón, hướng dẫn, thông báo, cung cấp thông tin, và tiễn khách. Từ đó, công ty có thể đảm bảo trải nghiệm tích cực cho khách đến thăm và thể hiện sự chuyên nghiệp trong cách tiếp đón.

Quy trình đón tiếp khách được áp dụng rộng rãi trong các công ty thuộc mọi lĩnh vực, đơn giản là bởi quy trình này mang lại rất nhiều lợi ích như:

•  Tạo ấn tượng chuyên nghiệp và thân thiện ngay từ lần đầu tiếp xúc với khách.
•  Đảm bảo tính nhất quán trong cách tiếp đón khách giữa các nhân viên lễ tân.
•  Giúp tiết kiệm thời gian và tăng hiệu quả trong việc đón tiếp và phục vụ khách.
•  Nâng cao khả năng bảo mật thông tin bằng cách kiểm soát việc ra vào của khách.
•  Đảm bảo tuân thủ các quy định an toàn và bảo mật của công ty.
•  Nâng cao hình ảnh và uy tín của doanh nghiệp trong mắt đối tác và khách hàng.
•  Tạo cơ sở để đánh giá và cải thiện chất lượng dịch vụ đón tiếp khách.

Với tầm quan trọng ngày càng được nhận thức rõ, nhiều công ty đã xây dựng quy trình đón tiếp khách chi tiết và chuyên nghiệp. Hãy cùng Kingwork HRM điểm qua các bước cơ bản trong quy trình đón tiếp khách tại công ty hiệu quả nhất hiện nay.

Mục tiêu của quy trình đón tiếp khách tại công ty

Quy trình đón tiếp khách là một phần quan trọng trong bất kỳ lĩnh vực dịch vụ nào, từ nhà hàng, khách sạn đến các sự kiện doanh nghiệp. Mục tiêu của quy trình này không chỉ đơn thuần là chào đón khách như bạn nghĩ. Ý nghĩa đằng sau còn bao gồm nhiều khía cạnh khác nhằm tạo ra trải nghiệm tích cực cho khách hàng. 

Dưới đây là một số mục tiêu chính của quy trình đón tiếp khách mà bạn nên chú ý:

1. Tạo ấn tượng đầu tiên thật tốt: Ấn tượng đầu tiên rất rất quan trọng. Khi khách đến, việc chào đón họ một cách nồng nhiệt và chuyên nghiệp sẽ giúp họ cảm thấy thoải mái và hài lòng ngay từ những giây phút đầu tiên.

2. Xây dựng mối quan hệ: Quy trình đón tiếp khách hàng không chỉ là một hành động đơn thuần mà còn là cơ hội để xây dựng mối quan hệ với khách hàng. Việc lắng nghe và ghi nhớ tên, sở thích của khách sẽ giúp tạo ra sự kết nối cá nhân hơn.

3. Cung cấp thông tin cần thiết: Một trong những nhiệm vụ quan trọng là cung cấp thông tin cần thiết cho khách, như hướng dẫn về dịch vụ, tiện ích, và các hoạt động có sẵn. Điều này giúp khách hàng dễ dàng hơn trong việc tận hưởng trải nghiệm của mình.

Quy trình đón tiếp khách tại công ty là một phần quan trọng trong bất kỳ lĩnh vực dịch vụ nào.

4. Đảm bảo sự hài lòng của khách hàng: Mục tiêu cuối cùng của quy trình đón tiếp tại công ty là đảm bảo sự hài lòng của khách hàng. Một quy trình đón tiếp hiệu quả sẽ giúp khách cảm thấy được chăm sóc và quan tâm, từ đó tăng cường khả năng họ quay lại trong tương lai.

5. Tăng cường danh tiếng thương hiệu: Khi khách hàng có trải nghiệm tích cực, họ có xu hướng chia sẻ điều đó với người khác. Điều này không chỉ giúp tăng cường danh tiếng của thương hiệu mà còn thu hút thêm khách hàng mới.

Các bước trong quy trình đón tiếp khách tại công ty

Bước 1: Chuẩn bị trước khi tiếp khách

Đây là bước quan trọng nhất mà chúng tôi luôn nhấn mạnh với các đồng nghiệp trong quy trình đón tiếp khách tại công ty. Chuẩn bị kỹ càng sẽ giúp buổi tiếp khách diễn ra suôn sẻ và chuyên nghiệp hơn.

• Xác định thông tin khách hàng: Lúc này, điều bạn cần làm là nắm rõ tên, chức vụ, đơn vị công tác và mục đích của buổi gặp gỡ. Những thông tin hữu thông quan trọng này giúp doanh nghiệp có thể chuẩn bị tốt hơn. Quan trọng nhất là bạn đang thể hiện sự tôn trọng đối với khách hàng. 
• Phân công trách nhiệm: Mỗi bộ phận liên quan cần biết rõ vai trò của mình trong quá trình tiếp khách. Ví dụ, bộ phận lễ tân sẽ phụ trách đón tiếp ban đầu, bộ phận kỹ thuật chuẩn bị các thiết bị cần thiết cho buổi họp.
• Lên kế hoạch chi tiết: Bạn đã lên kế hoạch cụ thể cho buổi tiếp khách chưa? Nếu chưa thì làm ngay 1 bảng bao gồm thời gian, địa điểm và nội dung chính của cuộc gặp.

Bước 2: Đón tiếp khách

• Hướng dẫn quy trình đón tiếp khách hàng: Nhân viên lễ tân và bảo vệ cần được đào tạo kỹ về cách chào đón khách. Họ là những người đầu tiên tạo ấn tượng với khách hàng trong quy trình đón tiếp khách tại công ty
• Cách chào đón và hướng dẫn: Khi khách đến, hãy nở một nụ cười thật tươi và chào đón họ và hỏi về mục đích đến. Sau đó, hướng dẫn họ đến đúng bộ phận hoặc phòng họp.
• Đảm bảo trang phục và thái độ của nhân viên: Tất cả nhân viên tiếp xúc với khách cần ăn mặc chỉnh tề, lịch sự và có thái độ niềm nở, chuyên nghiệp.

Hướng dẫn quy trình đón tiếp khách tại công ty.

Bước 3: Tiến hành buổi tiếp khách

• Giới thiệu các thành viên tham gia: Đây là bước quan trọng để tạo không khí thoải mái và chuyên nghiệp. Mỗi người nên được giới thiệu với tên, chức vụ và vai trò trong buổi gặp.
• Thực hiện chương trình làm việc: Tuân thủ lịch trình đã định sẵn, nhưng cũng cần linh hoạt để đáp ứng nhu cầu của khách.
• Ghi nhận ý kiến và phản hồi: Luôn lắng nghe và ghi chép cẩn thận ý kiến của khách để thể hiện rằng công ty bạn có tôn trọng và quan tâm đến nhu cầu của họ.

Nguyên tắc giao tiếp và ứng xử với khách hàng

Bên cạnh việc tuân thủ quy trình đón tiếp, các nhân viên tiếp đón cần nắm rõ các nguyên tắc giao tiếp và ứng xử với khách hàng:

• Luôn giữ thái độ lịch sự, tôn trọng, nhiệt tình trong mọi tình huống.
• Lắng nghe chủ động và thể hiện sự quan tâm đến ý kiến của khách.
• Sử dụng ngôn ngữ cơ thể phù hợp: nụ cười, ánh mắt giao tiếp, tư thế ngồi/đứng thẳng.
• Tôn trọng thời gian của khách bằng cách bắt đầu và kết thúc đúng giờ.
• Linh hoạt trong xử lý tình huống, nhưng vẫn tuân thủ quy trình chung.

Những điều cần tránh trong quá trình tiếp khách:

• Không để khách chờ đợi quá lâu mà không có lý do chính đáng.
• Tránh ngắt lời hoặc tỏ ra thiếu kiên nhẫn khi khách đang nói.
• Không sử dụng điện thoại hoặc làm việc riêng trong khi tiếp khách.
• Tránh thảo luận về những vấn đề nhạy cảm hoặc thông tin mật của công ty.

Kết luận

Qua bài viết này, tôi khuyến khích các doanh nghiệp từ nhỏ đến lớn đều nên áp dụng và liên tục cải tiến quy trình đón tiếp khách tại công ty của mình. Đây là một khoản đầu tư nhỏ, nhưng có thể mang lại hiệu quả lớn trong việc nâng cao chất lượng dịch vụ và xây dựng mối quan hệ bền vững với khách hàng. 

Cảm ơn mọi người đã dành thời gian đọc blog của Kingwork.

👉 Để được tư vấn và đăng ký dùng thử miễn phí phần mềm quản lý nhân sự, anh/chị vui lòng để lại thông tin tư vấn tại https://kingwork.vn/contact/ hoăc liên hệ:

• Hotline: +84 (028) 3999-1895
• Email: [email protected]
• Fanpage: https://www.facebook.com/kingworkhrms
• Group: KINGWORK – Cộng đồng doanh nghiêp

Chân dung nhà quản trị thế kỷ 21 là hình ảnh của những nhà lãnh đạo đang định hình tương lai trong thời đại công nghệ số. Đây là những người tiên phong, không ngừng thích nghi và đổi mới để dẫn dắt tổ chức vượt qua những thách thức chưa từng có.

Nhà quản trị thế kỷ 21 là người nắm bắt được toàn bộ thông tin về xu hướng công nghệ, biến động thị trường, và nhu cầu của khách hàng. Nhờ đó, họ có thể đưa ra quyết định nhanh chóng, chính xác và điều chỉnh chiến lược kinh doanh khi cần thiết.

Vai trò của nhà quản trị thế kỷ 21 được áp dụng rộng rãi trong mọi lĩnh vực, từ công nghệ thông tin đến sản xuất, dịch vụ, giáo dục và y tế. Điều này là bởi những nhà lãnh đạo này mang lại nhiều lợi ích cho tổ chức như:

• Thúc đẩy văn hóa đổi mới và sáng tạo trong doanh nghiệp
• Tối ưu hóa quy trình làm việc thông qua ứng dụng công nghệ tiên tiến
• Nâng cao khả năng cạnh tranh của doanh nghiệp trên thị trường toàn cầu
• Xây dựng đội ngũ nhân viên đa năng, linh hoạt và có khả năng thích ứng cao
• Tăng cường khả năng phân tích dữ liệu để ra quyết định dựa trên thông tin chính xác
• Cải thiện trải nghiệm khách hàng thông qua ứng dụng công nghệ và hiểu biết sâu sắc về thị trường
• Đảm bảo sự phát triển bền vững của doanh nghiệp trong dài hạn

Với những thách thức ngày càng phức tạp của thế kỷ 21, vai trò của nhà quản trị hiện đại ngày càng trở nên quan trọng. Vậy chân dung nhà quản trị thế kỷ 21 cụ thể như thế nào? Đâu là những kỹ năng và phẩm chất cần thiết để trở thành nhà lãnh đạo xuất sắc trong thời đại số? 

Hãy cùng team Kingwork khám phá chi tiết về chân dung nhà quản trị thế kỷ 21 – những người đang định hình tương lai của thế giới kinh doanh.

Chân dung nhà quản trị thế kỷ 21: Các đặc điểm cốt lõi

Một nhà quản trị trong thời đại công nghệ số cần phải sở hữu những đặc điểm vượt trội so với trước đây. Không chỉ là người điều hành, họ còn phải là những người truyền cảm hứng, tạo dựng văn hóa doanh nghiệp và đảm bảo sự phát triển bền vững cho tổ chức.

1. Nhà quản trị phải có khả năng thích ứng linh hoạt

Trong môi trường kinh doanh thay đổi nhanh chóng, khả năng thích nghi là yếu tố sống còn. Chân dung nhà quản trị thế kỷ 21 phải là người có tư duy mở, sẵn sàng đón nhận những thay đổi và biến chúng thành cơ hội. Họ hông ngần ngại điều chỉnh chiến lược, cơ cấu tổ chức hay mô hình kinh doanh để phù hợp với xu hướng mới.

Ví dụ, trong đại dịch COVID-19, những doanh nghiệp thành công nhất là những doanh nghiệp có khả năng chuyển đổi nhanh sang mô hình làm việc từ xa, thương mại điện tử, và số hóa quy trình. Đó chính là minh chứng cho tầm quan trọng của sự linh hoạt trong quản trị.

2. Tư duy đổi mới đối với nhà quản trị thế kỷ 21 

Đổi mới không còn là lựa chọn mà là điều kiện tiên quyết để tồn tại. Người mong muốn có được chân dung của nhà quản trị thế kỷ 21 phải là người tiên phong trong việc thúc đẩy văn hóa sáng tạo trong tổ chức. Với tư cách một nhà lãnh đạo, họ nên khuyến khích nhân viên đề xuất ý tưởng mới, chấp nhận rủi ro có tính toán, và học hỏi từ thất bại.

3. Nhà quản trị cần lãnh đạo dựa trên công nghệ

Không chỉ là người sử dụng công nghệ, nhà quản trị còn phải hiểu rõ và biết cách ứng dụng nó vào quy trình kinh doanh để nâng cao hiệu quả. Họ cần hiểu được sự thay đổi của thị trường, không ngừng học hỏi và tiên phong trong việc tích hợp công nghệ vào hoạt động quản lý.

4. Nhà quản trị phải có tầm nhìn toàn cầu trong thế kỷ 21

Với xu thế toàn cầu hóa, các nhà quản trị cần hiểu rõ sự khác biệt về văn hóa, luật pháp, và thị trường của các quốc gia. Điều này giúp người mong muốn trở thành lãnh đạo xây dựng các chiến lược kinh doanh phù hợp với từng khu vực và mở rộng quy mô doanh nghiệp.

Chân dung nhà quản trị thế kỷ 21

Kỹ năng cần thiết của chân dung nhà quản trị hiện đại thế kỷ 21

1. Quản lý dự án và quy trình Agile

Phương pháp quản lý dự án truyền thống đã không còn phù hợp. Đã muốn trở thành chân dung nhà quản trị thế kỷ 21 là phải thành thạo các phương pháp Agile. Bởi vì công cụ này cho phép linh hoạt điều chỉnh kế hoạch và ưu tiên theo thời gian thực. Chưa kể đến, Agile còn giúp tối ưu hóa quy trình làm việc, nâng cao hiệu suất và giảm thiểu lãng phí.

2. Phân tích dữ liệu và ra quyết định dựa trên số liệu

Trong kỷ nguyên của Big Data, khả năng phân tích và diễn giải dữ liệu là vô cùng quan trọng. Nhà quản trị hiện đại phải biết cách sử dụng các công cụ phân tích dữ liệu để đưa ra quyết định dựa trên bằng chứng thực tế, thay vì dựa vào trực giác và nói suông.

Netflix là một ví dụ điển hình về công ty sử dụng dữ liệu để định hướng mọi quyết định, từ việc sản xuất nội dung đến cá nhân hóa trải nghiệm người dùng.

3. Kỹ năng giao tiếp đa nền tảng

Đừng tự hào hay hãnh diện quá mức khi bạn có khả năng giao tiếp ở email, điện thoại. Với sự phát triển của công nghệ truyền thông, nhà quản trị thế kỷ 21 cần thành thạo trong việc giao tiếp qua nhiều kênh khác nhau. Họ phải biết cách truyền đạt thông điệp hiệu quả không chỉ trong các cuộc họp trực tiếp mà còn qua Zoom, Slack hay mạng xã hội mạng xã hội nội bộ, và các nền tảng cộng tác số.

Vậy, nếu muốn trở thành chân dung nhà quản trị thế kỷ 21, bạn nên học hỏi Elon Musk. Mặc dù gây tranh cãi, nhưng Mr. Elon là một ví dụ điển hình về nhà lãnh đạo sử dụng mạng xã hội hiệu quả để truyền thông với nhân viên, khách hàng và nhà đầu tư.

Nguồn: báo CNN

4. Quản lý thời gian và năng suất trong thời đại số

Đi kèm với lượng thông tin và nhiễu loạn ngày càng tăng, khả năng quản lý thời gian và duy trì năng suất là vô cùng quan trọng. Chân dung nhà quản trị thế kỷ 21 luôn phải biết cách sử dụng các công cụ số để tối ưu hóa lịch trình, tự động hóa các tác vụ lặp đi lặp lại, và tập trung vào những nhiệm vụ có giá trị cao nhất.

Vai trò của nhà quản trị trong việc thúc đẩy chuyển đổi số

1. Xây dựng văn hóa đổi mới trong tổ chức

Theo ý của tôi, việc nuôi dưỡng một môi trường khuyến khích sự sáng tạo và đổi mới là điều bắt buộc. Nhà quản trị cần trở thành người dẫn đầu trong việc khuyến khích nhân viên thử nghiệm những ý tưởng mới và không sợ thất bại. 

Bước đầu để tạo ra văn hóa đổi mới của một chân dung nhà quản trị thế kỷ 21 chính là:

Tạo ra một môi trường an toàn, nơi mỗi cá nhân được khuyến khích thử nghiệm, chấp nhận rủi ro có kiểm soát và rút kinh nghiệm từ những sai lầm.

Nhà lãnh đạo không chỉ dừng lại ở việc hướng dẫn, mà còn phải thay đổi tư duy quản lý. Thay vì áp dụng các quy trình quản trị cứng nhắc, họ cần tạo không gian cho sự linh hoạt và tư duy phản biện phát triển. 

Điều này cũng đồng nghĩa với việc xây dựng cơ chế khen thưởng để khích lệ sự sáng tạo, dù chỉ là những sáng kiến nhỏ. Chính cách tiếp cận này sẽ dần đưa đổi mới vào trong văn hóa của doanh nghiệp, trở thành một phần không thể thiếu của tổ chức.

2. Đầu tư vào công nghệ và đào tạo nhân sự

Kế đến, việc đầu tư vào công nghệ và đào tạo nhân sự không chỉ dừng lại ở việc mua sắm các phần mềm hay thiết bị hiện đại. Thực tế, quá trình chuyển đổi số đòi hỏi một chiến lược toàn diện hơn, bao gồm cả việc nâng cao năng lực của toàn bộ đội ngũ nhân sự. Dưới chiến lược này, nhà quản trị phải có tầm nhìn toàn cảnh, nhận diện những công nghệ cốt lõi có khả năng mang lại lợi thế cạnh tranh trong dài hạn.

Không chỉ dừng lại ở công nghệ, doanh nghiệp còn cần đảm bảo rằng nhân viên của mình được trang bị đủ kỹ năng để khai thác hiệu quả những công nghệ tiên tiến. 

Vấn đề này có thể thực hiện thông qua việc tổ chức các chương trình đào tạo nội bộ, hợp tác với các tổ chức giáo dục chuyên nghiệp hoặc thậm chí xây dựng các chương trình học tập liên tục trong doanh nghiệp. Đáng chú ý, đã là chân dung của nhà quản trị thế kỉ 21 thì bạn phải hiểu rằng, nhân tố con người chính là nguồn tài sản quý giá nhất mà doanh nghiệp cần đầu tư.

Nhà quản trị thế kỷ 21

3. Tạo ra giá trị thông qua ứng dụng công nghệ

Cuối cùng, mục tiêu cốt lõi của chuyển đổi số không nằm ở việc áp dụng công nghệ chỉ vì lợi ích của công nghệ. Ý tưởng thực sự đằng sau là tạo ra giá trị thiết thực cho khách hàng, nhân viên và các bên liên quan. Đó là lý do chân dung nhà quản trị thế kỷ 21 nên có sự hiểu biết sâu sắc về quá trình này: từ việc số hóa các quy trình nội bộ cho đến việc phát triển những mô hình kinh doanh đột phá để mang lại sự khác biệt cho doanh nghiệp.

Và nếu bạn muốn đạt được điều đó, nhà quản trị phải liên tục tự đặt ra những câu hỏi mang tính chiến lược, chẳng hạn: 

• “Chúng ta có thể khai thác công nghệ như thế nào để giải quyết những khó khăn thực tế của khách hàng?” 
• “Làm cách nào để tạo ra những trải nghiệm mượt mà và tối ưu hơn cho người dùng?”. 

Người nào có thể chú trọng vào giá trị này sẽ có cơ hội cao đảm bảo được quá trình chuyển đổi số không chỉ mang lại kết quả ngắn hạn, mà còn đóng góp vào sự phát triển bền vững cho tổ chức.

Thách thức và cơ hội cho nhà quản trị trong tương lai

1. Xu hướng công nghệ mới (AI, blockchain, IoT)

Hiện tại, công nghệ đang dẫn dắt một cuộc cách mạng chưa từng thấy. Trí tuệ nhân tạo (AI) đang thay đổi toàn diện cách ra quyết định và tự động hóa nhiều khía cạnh trong doanh nghiệp. Blockchain mở ra tiềm năng mới trong bảo mật và tối ưu hóa chuỗi cung ứng. Internet vạn vật (IoT) kết nối mọi thiết bị. Do đó, nó có khả năng tạo ra một kho dữ liệu khổng lồ chưa từng có.

Để làm chủ làn sóng này, chân dung nhà quản trị thế kỷ 21 cần:

• Thấu hiểu tiềm năng và hạn chế của công nghệ.
• Xây dựng lộ trình công nghệ phù hợp với doanh nghiệp.
• Chủ động ứng phó trước những thay đổi công nghệ.
• Đảm bảo an ninh mạng và bảo mật dữ liệu trong bối cảnh kỹ thuật số phức tạp.

2. Biến đổi khí hậu và phát triển bền vững

Các doanh nghiệp không thể đứng ngoài cuộc trong việc giải quyết biến đổi khí hậu vì nó đã trở thành mối lo toàn cầu. Nhà quản trị ngày nay phải nhận thức sâu sắc và có trách nhiệm hơn đối với môi trường.

Vai trò của chân dung của nhà quản trị thế kỷ 21 bao gồm:

• Xây dựng các chiến lược bền vững, cân đối lợi nhuận và bảo vệ môi trường.
• Đầu tư vào công nghệ xanh, áp dụng quy trình sản xuất thân thiện.
• Tích hợp mục tiêu phát triển bền vững của Liên Hợp Quốc vào chiến lược dài hạn.
• Công khai các thông tin về tác động xã hội và môi trường.3.

3. Quản lý thế hệ nhân viên mới (Gen Z, Alpha)

Với sự tham gia ngày càng đông của Gen Z và tương lai gần là Gen Alpha, bạn phải thích ứng nhanh chóng để thu hút và giữ chân nhân tài. Những thế hệ này có ưu tiên khác biệt, đòi hỏi doanh nghiệp phải thay đổi cách tiếp cận.

Những ưu tiên quản lý bao gồm:

• Tạo môi trường làm việc linh hoạt, đảm bảo cân bằng công việc – cuộc sống.
• Xây dựng văn hóa doanh nghiệp đa dạng, công bằng và hòa nhập.
• Cung cấp các cơ hội học hỏi liên tục cho thế hệ “công dân số”.
• Đánh giá hiệu suất dựa trên kết quả, không chỉ dựa vào giờ làm việc.

Kết luận

Chân dung nhà quản trị thế kỷ 21 đóng vai trò không thể thiếu trong việc định hướng và dẫn dắt doanh nghiệp trong thời đại công nghệ số. Họ không chỉ cần thành thạo về các xu hướng công nghệ mới như AI, blockchain, và IoT. Nhà quản trị còn phải có tư duy sáng tạo, linh hoạt để tận dụng những cơ hội và đối phó với các thách thức.

Cạnh đó, việc ứng dụng công nghệ phải đi đôi với việc đầu tư vào con người và môi trường để đảm bảo rằng doanh nghiệp phát triển bền vững dài hạn.

Cảm ơn mọi người đã dành thời gian đọc blog của Kingwork.

👉 Để được tư vấn và đăng ký dùng thử miễn phí phần mềm quản lý nhân sự, anh/chị vui lòng để lại thông tin tư vấn tại https://kingwork.vn/contact/ hoăc liên hệ:

• Hotline: +84 (028) 3999-1895
• Email: [email protected]
• Fanpage: https://www.facebook.com/kingworkhrms
• Group: KINGWORK – Cộng đồng doanh nghiêp

Nhân tướng học trong quản trị nhân sự được sử dụng để đọc các đặc điểm ngoại hình của nhân viên, tổng hợp và phân tích tính cách dựa trên tướng mạo. Đây là công cụ đắc lực giúp HR triển khai nghiệp vụ đánh giá nhân viên một cách trực quan. Nhân tướng học giúp nhà quản lý nắm được toàn bộ thông tin về đặc điểm của nhân viên: khuôn mặt, dáng đi, cử chỉ, ánh mắt, giọng nói…. Nhờ đó doanh nghiệp có thể quản lý nhân viên sát sao hơn và điều chỉnh chính sách nhân sự khi cần thiết.

Nhân tướng học được áp dụng rộng rãi trong các công ty thuộc mọi lĩnh vực, đơn giản là bởi phương pháp này mang lại rất nhiều lợi ích như:

• Đánh giá tính cách, năng lực tiềm ẩn của nhân viên dựa trên đặc điểm ngoại hình.
• Đảm bảo tính trực quan, hạn chế sai sót so với đánh giá chủ quan.
• Giúp tiết kiệm đáng kể thời gian trong quá trình tuyển dụng và đánh giá nhân viên.
• Tăng khả năng dự đoán về sự phù hợp của ứng viên với văn hóa công ty.
• Đảm bảo tính nhất quán khi áp dụng các chính sách nhân sự của doanh nghiệp.
• Nâng cao khả năng quản lý và phát triển nhân tài trong doanh nghiệp.
• Xây dựng báo cáo phân tích dễ dàng, giúp nhà quản lý hiểu rõ về đặc điểm của đội ngũ nhân viên theo các phòng ban và từng cá nhân.

Với nhu cầu ứng dụng nhân tướng học trong quản trị nhân sự ngày càng lớn, trên thị trường cũng có nhiều khóa học và tài liệu đa dạng về chủ đề này. Vậy nhân tướng học trong quản trị nhân sự là gì? Đâu là lựa chọn phù hợp cho doanh nghiệp bạn? Hãy cùng Kingwork tìm hiểu các phương pháp ứng dụng nhân tướng học trong quản trị nhân sự hiệu quả nhất hiện nay.​​​​​​​​​​​​​​​​

Nhân tướng học là gì?

Nhân tướng học (Physiognomy) là môn nghiên cứu về đặc điểm bên ngoài của mỗi người như: khuôn mặt, hình dáng cơ thể và cử chỉ, liên quan đến tính cách và tâm lý bên trong. Nói nôm na là “xem tướng” – một cách nhận biết tính cách, nội tâm, thói quen và tiềm năng của một người thông qua vẻ ngoài.

Nhân tướng học có lịch sử lâu đời, từ xa xưa. Chủ đề này đã có trong các tác phẩm của các triết gia phương Tây, bao gồm cả Aristotle. Ông là một trong những triết gia vĩ đại nhất của nền triết học phương Tây cổ đại về nhân tướng học.
Triều đại nhà Hán coi sự xuất hiện của tướng số là một khía cạnh quan trọng của văn hóa truyền thống ở Trung Quốc. Và ngay tại Việt Nam, nhiều người đã áp dụng nhân tướng học từ lâu, nhất là trong các hoạt động xem tướng số và dự đoán tương lai.

Nguồn: Picture Healer – Đọc nhân tướng học qua gương mặt

Hiện nay, nhân tướng học đang được sử dụng rộng rãi trong mọi khía cạnh của cuộc sống. Ví dụ như:

• Trong quản trị nhân sự, nhân tướng học hỗ trợ các bước tuyển dụng và đánh giá nhân viên. 
• Trong đời sống cá nhân, mọi người thường dùng nó để chọn bạn đời hoặc đánh giá tính cách của người khác. 
• Một số doanh nhân cũng tìm đến nhân tướng học khi muốn tìm cộng tác viên phù hợp cho công việc kinh doanh.

Tuy vậy, nhân tướng học không phải là một môn khoa học chính xác. Nó nên được sử dụng như một bước bổ sung đi kèm với các kỹ thuật đánh giá khách quan khác, để có được sự hiểu biết toàn diện về một người.

7 cân nhắc quan trọng khi xem nhân tướng học trong quản trị nhân sự

Khi nói đến chuyện “xem tướng”, có lẽ nhiều người sẽ nghĩ ngay đến mấy ông thầy bói. Nhưng thật ra, việc quan sát và đánh giá người khác qua vẻ bề ngoài là điều chúng ta vẫn làm hàng ngày, khác là bạn không để ý.

Là một người am hiểu về nhân tướng học, tôi muốn chia sẻ với các bạn những yếu tố 7 quan trọng để đánh giá nội tâm và tiềm năng của ứng viên thông qua tướng số:

1. Ánh mắt và thần thái

Bạn có để ý không, khi gặp ai đó lần đầu, điều đầu tiên ta nhìn vào là gì? Phải rồi, chính là đôi mắt. Có người nói đôi mắt là cửa sổ tâm hồn cũng chẳng sai. Nhìn vào mắt người khác, bạn có thể dễ dàng đoán được họ vui buồn thế nào, có thông minh lanh lợi không. 

Một ánh nhìn sáng thường gắn liền với một tâm hồn tươi trẻ, nhạy bén, sẵn sàng học hỏi. Còn ánh mắt sâu lắng như đại dương lại hé lộ một tâm hồn giàu trải nghiệm, chín chắn trong từng quyết định.

2. Hình dáng cơ thể

Rồi đến dáng người – Bạn thử nghĩ xem, một người đi đứng thẳng lưng, bước đi vững chãi sẽ cho ta cảm giác khác hẳn với người lom khom, rụt rè phải không? 

Việc một người di chuyển, đứng, và dáng người chung có thể gợi ý rất nhiều về tính tình và cách họ đối mặt với cuộc sống. Ngoài ra, phong thái khi họ bước đi cho thấy mức độ tự tin và cách họ xử lý công việc hàng ngày.

3. Tướng mặt

Khuôn mặt cũng là cả một câu chuyện dài. Từ xưa, ông bà ta đã có cả một nghệ thuật xem tướng mặt. Họ còn chia khuôn mặt thành ba phần: trán, mũi, cằm, mỗi phần lại có ý nghĩa riêng. Các đường nét trên khuôn mặt có thể cho ta biết về thói quen, điểm mạnh và cả điểm yếu của đối phương.  

4. Tam đình và ngũ nhạc

 Trong nhân tướng học, bạn nên chia khuôn mặt thành ba phần: thượng đình (trán), trung đình (phần từ lông mày đến mũi), và hạ đình (từ nhân trung xuống cằm). Mỗi phần đều có ý nghĩa riêng về tính cách và vận mệnh.   

5. Ngũ quan và lục phủ

Lục phủ là các vùng xương quan trọng như xương hàm, lưỡng quyền và xương trán. Bộ phận này đóng vai trò như nền tảng giúp ngũ quan phát triển. Khi xem xét ngũ quan và lục phủ, bạn có thể hiểu thêm về khí chất tự nhiên của một người.

6. Chân tay

Tuy khó quan sát trong nhiều trường hợp, nhưng tướng tay chân cũng cung cấp những thông tin quý giá về một người. Nếu muốn đánh giá chính xác, bạn cần quan sát từ nhiều góc độ và trong các tình huống khác nhau, dù điều này không phải lúc nào cũng có thể thực hiện trong buổi gặp đầu tiên.

7. Giọng nói và âm điệu

Cuối cùng, giọng nói là một yếu tố ít người để ý nhưng lại rất quan trọng. Âm điệu trong giọng nói có thể tiết lộ tính cách cương trực, mức độ chăm chỉ, trung thực, và sự phù hợp với môi trường làm việc. 

Một giọng nói trầm ấm có thể gợi lên sự đáng tin cậy, trong khi một âm điệu nhẹ nhàng, du dương lại thể hiện một tâm hồn nhạy cảm, giàu cảm xúc.

5 cách áp dụng nhân tướng học trong quản trị nhân sự 

Cách 1: Đánh giá tính cách nhân viên qua đặc điểm khuôn mặt

Ứng dụng nhân tướng học trong quản trị nhân sự không chỉ giúp quy trình trở nên thuận lợi hơn mà còn mang lại sự sắc sảo trong việc đánh giá con người. Khi sử dụng nhân tướng học từ giai đoạn chọn lọc CV, bạn có thể có một cái nhìn sâu sắc ngay từ đầu về ứng viên thông qua ảnh chân dung. Nhân tướng học không chỉ là việc đánh giá vẻ ngoài mà còn là việc hiểu được tính cách, thái độ và cả tiềm năng của ứng viên.

Trong quá trình phỏng vấn, xem tướng trực tiếp sẽ cung cấp thêm nhiều thông tin về ứng viên. Những chi tiết như cách đi, đứng, giọng nói đều là những yếu tố có thể phản ánh bản chất và khả năng làm việc của họ. Nhân tướng học có thể kết hợp với các công cụ đánh giá tâm lý như nhóm tính cách DISC để tạo nên một bức tranh toàn diện hơn về ứng viên. 

Nguồn: Kdata

DISC giúp phân loại ứng viên theo bốn nhóm chính: 

• Dominance (quyết đoán)
• Influence (ảnh hưởng)
• Steadiness (ổn định)
• Compliance (tuân thủ). 

Khi kết hợp với nhân tướng học trong quản trị nhân sự, bạn đánh giá được tiềm năng hiện tại và dự đoán được sự phát triển trong tương lai của họ.

Một nhà lãnh đạo am hiểu sâu sắc về nhân tướng học sẽ nắm giữ ưu thế đáng kể trong việc quản lý nhân sự. Họ không chỉ có khả năng lựa chọn những ứng viên phù hợp nhất mà còn có thể phân công họ vào các vị trí chiến lược trong tổ chức một cách tối ưu. 

Nhờ đó, khả năng duy trì lòng trung thành và sự gắn kết của nhân viên được củng cố mạnh mẽ. Kết quả là, tổ chức không chỉ phát triển một đội ngũ nhân sự vững chắc mà còn thiết lập được nền tảng cho một hệ thống quản trị nhân sự tinh vi và hiệu quả cao.

Phương pháp thực hiện

• Kết hợp quan sát khuôn mặt với phỏng vấn để có cái nhìn toàn diện về ứng viên.
• Sử dụng nhận xét về khuôn mặt để đặt câu hỏi sâu hơn về tính cách và phong cách làm việc.

Ứng dụng trong tuyển dụng

• Quan sát kỹ các đường nét trên khuôn mặt: Trán rộng thường gắn với trí tuệ, cằm vuông thể hiện sự quyết đoán.
• Chú ý đến tỷ lệ các bộ phận: Ví dụ, khoảng cách giữa hai mắt có thể cho biết về khả năng tập trung.
• Đánh giá tổng thể: Khuôn mặt tròn thường gắn với tính cách hòa đồng, khuôn mặt dài thể hiện sự thận trọng.

Cách 2: Áp dụng nhân tướng học để quan sát nhân sự

Nhân tướng học đặc biệt giúp ích cho người quản lý hiểu rõ đặc điểm của nhân viên. Trên thực tế, nhiều người xem phương pháp này là công cụ hữu ích trong việc đánh giá và phân công nhiệm vụ. Dưới đây là một số nhóm tính cách điển hình, thể hiện qua đặc điểm khuôn mặt và hành vi:

• Nhóm thứ nhất là những người có xu hướng tuân thủ mệnh lệnh: Những nhân viên thường sở hữu ánh mắt hiền hòa, sống mũi thẳng không lệch, và gò má không cao. Đặc điểm này sẽ đi kèm với tính cách chăm chỉ, không nề hà công việc và ít khi oán trách. Trong môi trường làm việc, họ thường là những nhân viên đáng tin cậy và ổn định.
• Tiếp theo là nhóm người có trách nhiệm cao: Đặc trưng của họ là ngũ quan sáng sủa, ánh nhìn khiêm nhường và kính trọng. Tướng mũi của họ thường hài hòa với gò má, không quá lớn hoặc quá nhỏ. Những cá nhân này thường là trụ cột trong các dự án quan trọng, có khả năng dẫn dắt và hoàn thành công việc một cách xuất sắc.
• Đối lập với hai nhóm trên là những người có xu hướng nhút nhát, ngại dấn thân: Họ hay có đôi mắt hơi nhỏ với sắc vàng nhạt, lòng đen và trắng lẫn lộn. Dáng người có thể cao và rộng, nhưng mũi lại không cân xứng với khuôn mặt. Trong môi trường làm việc, họ có thể chưa phát huy hết tiềm năng và thường chọn những nhiệm vụ an toàn, ít rủi ro.
• Nhóm thứ tư là những người thông minh, cơ trí: Đặc điểm nổi bật nhất của họ là đôi mắt sáng, linh hoạt, kết hợp với lông mày thanh tú và trán rộng. Mũi thẳng và giọng nói trong trẻo cũng là những dấu hiệu đặc trưng. Những cá nhân này thường đóng vai trò quan trọng trong việc đề xuất ý tưởng mới và giải quyết các vấn đề phức tạp.
• Cuối cùng, cần lưu ý đến nhóm người có xu hướng tham lam, cần dè chừng: Họ thường có ánh mắt hơi vàng, hay liếc xéo và nhìn tầm thấp. Mũi tẹt, sống mũi thấp và ngắn là những đặc điểm dễ nhận biết. Mặc dù thông minh và lanh lợi, nhưng tâm tư không đoan chính có thể ảnh hưởng đến môi trường làm việc chung.

Cách 3: Sử dụng nhân tướng học để quan sát cấp trên

Nhân tướng học không chỉ hữu ích trong việc đánh giá cấp dưới, mà còn có thể áp dụng để quan sát cấp trên. Việc này giúp bạn nhận diện được những người lãnh đạo đáng để học hỏi và gắn bó lâu dài. Dưới đây là một số kiểu tướng người thường gặp ở cấp quản lý:

• Đầu tiên là tướng người trung hậu. Sếp của bạn thường biểu hiện qua cử chỉ điềm đạm và cách hành xử ôn hòa, lịch thiệp. Tuy vậy, đừng nhầm lẫn sự trung hậu với nhu nhược – những người này vẫn có khả năng ra quyết định mạnh mẽ khi cần thiết. Làm việc dưới sự dẫn dắt của họ thường mang lại cảm giác an tâm và được tôn trọng.
• Ngược lại, tướng người hiểm ác cần được chú ý cẩn thận. Họ được chia thành hai nhóm: hung và ác. Những người có ánh mắt đắm đuối với phái đẹp, ham mê sắc dục có thể hung hăng nhưng chưa hẳn ác độc. Tuy nhiên, cần đặc biệt đề phòng những cá nhân có nụ cười lạnh lùng, mũi khoằm như chim ưng, và ánh mắt sắc như lang sói – đây thường là dấu hiệu của người cực kỳ ác độc.
• Tướng người giảo hoạt: Người mang đặc điểm giảo hoạt thường có nét tướng đặc trưng như mũi chim ưng, dù mũi nghiêng lệch hay không. Lưỡng quyền có thể cao thấp khác nhau, nhưng cặp mắt là điều không thể nhầm lẫn. Ánh nhìn của họ không bao giờ trực diện, luôn liếc ngang, nhìn lên hoặc xuống, thể hiện sự cảnh giác và mưu mẹo. Khi giao tiếp, miệng nói nhưng ánh mắt không trung thực, sáng láng giảo hoạt, luôn hướng về nơi khác hoặc nhìn lén. Đây là những dấu hiệu đặc trưng của người giảo hoạt, không dễ để lường trước ý đồ.
• Tướng người tinh tế: Tính tình tinh tế, nhạy bén thường được thể hiện qua những nét tướng thanh tú. Lông mày mảnh, nhỏ và mọc cao, đôi mắt đẹp với thần sắc ẩn hiện, lòng đen trắng rõ ràng và sáng sủa hữu tình. Lời nói của người này thường ôn tồn, nhịp nhàng, cử chỉ ngay thẳng và đàng hoàng. Bề ngoài có thể trông ôn nhu, thuận thảo, nhưng nội tâm lại cương trực, không dễ bị người khác chi phối. Những người này thường có khả năng thấu hiểu sâu sắc và phản ứng tinh tế với những biến đổi xung quanh.
• Tướng người khó bị lưà dối: Những người sếp này có khả năng phân biệt rõ ràng và khó bị lừa gạt thường mang nét tướng đặc biệt. Họ có mày cao, mắt đẹp, thần khí sung mãn, đồng tử sáng sủa, và lòng đen trắng phân minh. Âm thanh khi nói thường cao và trong trẻo, ngữ điệu vừa phải, toát lên vẻ oai nghiêm khiến người đối diện phải dè chừng. Về tính cách, họ không dễ bị cảm xúc hay lợi danh chi phối, luôn thận trọng suy xét mọi việc trước khi hành động. Khi giao tiếp, họ không để hình thức làm mờ mắt, công minh chính trực, thưởng phạt phân minh, bất kể đối phương là người quen hay lạ.
• Một kiểu tướng khác cần lưu ý là tướng người nhu nhược: Điểm dễ nhận biết nhất là ánh mắt thường tỏ ra do dự, cách nói chuyện thiếu quyết đoán, tạo cảm giác mơ hồ cho người đối diện. Làm việc dưới sự lãnh đạo của những người này có thể gặp nhiều rủi ro. Trước hết phải kể đến vị cấp trên này thiếu tầm nhìn, không đặt lợi ích tập thể lên hàng đầu, và có xu hướng hành động khinh suất.
• Cuối cùng là tướng người “bất cận nhân tình”: Đặc trưng của nhóm cấp trên này là sống mũi cao nhưng gò má thấp. Họ thường tỏ ra cực kỳ tự cao, ưa được nịnh bợ, và có cách hành xử thiếu ngay thẳng. Với tâm lý coi bản thân mình là quan trọng nhất, bạn sẽ thấy người này thường đòi hỏi nhân viên phải hiểu mình mà không hề quan tâm đến cảm nhận của họ. Làm việc với kiểu sếp này đòi hỏi sự khéo léo và kiên nhẫn cao độ.

Top 4 tựa sách hay nhất giúp bạn hiểu hơn về nhân tướng học

Để làm chủ nhân tướng học và áp dụng hiệu quả trong quản trị nhân sự, việc tìm hiểu kỹ lưỡng qua các tài liệu chuyên sâu là vô cùng quan trọng. Dưới đây là một vài cuốn sách nổi bật mà các nhà quản lý và lãnh đạo nên tham khảo để củng cố kiến thức vững vàng trong lĩnh vực này:

• Việt Chương, với “Nhân tướng học trong ứng xử và quản lý“mang đến góc nhìn thiết thực về việc giải mã tính cách và tiềm năng của đội ngũ nhân viên thông qua ngoại hình. Cuốn sách này như một cẩm nang hướng dẫn các nhà quản lý “đọc vị” đồng nghiệp trong môi trường công sở.
• Bức tranh toàn cảnh về nhân tướng học được Thiệu Vĩ Hoa phác họa qua “Nhân tướng học toàn thư”. Quyển này là nguồn tài liệu quý giá giúp độc giả xây dựng nền móng kiến thức vững chắc, từ đó có thể ứng dụng linh hoạt trong thực tiễn quản lý.
• Tác phẩm cổ điển “Chiếu Đảm Kinh” của Tử Phủ Chân Nhân sẽ đưa người đọc về với cội nguồn của nghệ thuật nhân tướng. Cuốn sách này như một chiếc chìa khóa mở ra kho tàng tri thức cổ xưa. Nhờ cuốn này, người đọc có thể mài giũa khả năng quan sát và phân tích sắc bén.
• “Tìm Hiểu Nhân Tướng Học Theo Kinh Dịch” của Thiệu Vĩ Hoa: Tác phẩm kết nối triết lý Đông phương với khoa học nhân tướng. Tác phẩm này mở ra cánh cửa để độc giả khám phá mối liên hệ huyền bí giữa con người và vũ trụ, từ đó phát triển cách đánh giá con người một cách toàn diện và sâu sắc hơn.

Kết luận

Qua bài viết này, Kingwork hy vọng bạn đã nắm bắt được những khái niệm cơ bản về nhân tướng học trong quản trị nhân sự. Hãy xem những thông tin này như những mảnh ghép trong bức tranh lớn về nghệ thuật “đọc người”. Khi khéo léo vận dụng, bạn sẽ có cái nhìn sâu sắc hơn về đội ngũ, biết cách khai thác tiềm năng ẩn sau mỗi gương mặt.

Nhưng hãy lưu ý — Bạn chỉ nên sử dụng nhân tướng học trong quản trị nhân sự như một mảnh trong bức tranh lớn. Một khi người quản trị biết cách kết hợp nhân tướng học với trí tuệ, kinh nghiệm và các phương pháp quản lý hiện đại, bạn sẽ có khả năng đưa ra quyết định chính xác hơn. Từ đó giúp tổ chức của bạn phát triển toàn diện và bền vững.

Chúc bạn thành công trên con đường khám phá và ứng dụng kiến thức này!

FAQ – Những câu hỏi liên quan đến nhân tướng học trong quản trị nhân sự

1. Nhân tướng học trong quản trị nhân sự tiếng Anh là gì?

“Nhân tướng học trong quản trị nhân sự” trong tiếng Anh gọi là Physiognomy in Human Resource Management. Nói đơn giản, đây là cách nhìn mặt mũi, hình dáng người ta để đoán tính cách và năng lực. Người HR có thể dùng cái này để quản lý nhân viên tốt hơn.

2. Nhân tướng học có thể áp dụng cho mọi loại công việc không?

Nhân tướng học có thể áp dụng trong nhiều lĩnh vực công việc, nhưng hiệu quả sẽ khác nhau tùy thuộc vào tính chất công việc. Những nghề phải giao tiếp nhiều như HR, bán hàng hay chăm sóc khách hàng thì có khi dùng được. Nhưng mấy việc thiên về kỹ thuật hay chuyên môn cao thì nhân tướng học chỉ là một bước đệm trong quản trị nhân sự.

3. Nhân tướng học có độ chính xác như thế nào trong quản trị nhân sự?

Độ chính xác của nhân tướng học trong quản trị nhân sự vẫn còn là vấn đề gây tranh cãi. Nhiều người tin rằng nhân tướng học có thể cung cấp những gợi ý hữu ích về tính cách và tiềm năng của một ứng viên. Trên thực tế, chưa thấy có nghiên cứu khoa học nào chứng minh phương pháp này là chuẩn cả.

Nên là, tốt nhất cứ dùng nhân tướng học như một cách tham khảo thêm thôi. Bạn không nên dùng nhân tướng học để thay thế các phương pháp đánh giá khác như phỏng vấn, bài kiểm tra kỹ năng, hoặc đánh giá hiệu suất. Cứ kết hợp đủ thứ mới chắc ăn được.

4. Có cần phải là chuyên gia nhân tướng học mới có thể áp dụng?

Bạn không nhất thiết phải là một chuyên gia nhân tướng học để áp dụng những nguyên tắc cơ bản này. Tuy nhiên, phương pháp này đòi hỏi bạn phải có kiến thức cơ bản về nhân tướng học và biết cách ứng dụng nó một cách hiệu quả

Nếu bạn muốn áp dụng nhân tướng học vào công tác quản lý nhân sự một cách chuyên sâu, bạn có thể tham khảo ý kiến từ các chuyên gia hoặc tham gia các khóa đào tạo chuyên nghiệp.

Để được tư vấn và đăng ký dùng thử miễn phí phần mềm quản lý nhân sự, anh/chị vui lòng để lại thông tin tư vấn tại https://kingwork.vn/contact/ hoăc liên hệ:

• Hotline: +84 (028) 3999-1895
• Email: [email protected]
• Fanpage: https://www.facebook.com/kingworkhrms
• Group: KINGWORK – Cộng đồng doanh nghiêp

Những khó khăn của nhân viên văn phòng phải đối mặt hằng ngày là gì? Điều gì thật sự tác động đến tinh thần làm việc của họ?

Bạn có bao giờ tự hỏi tại sao đồng nghiệp của mình lại thở dài não nề mỗi khi bước vào văn phòng? Hay tại sao có những ngày bạn cảm thấy công việc văn phòng thật sự là một thử thách? Đừng lo, bạn không hề cô đơn.

Công việc văn phòng tưởng chừng nhàn hạ với điều hòa mát lạnh và ghế ngồi êm ái, nhưng ẩn sau vẻ ngoài đó là cả bầu trời của những khó khăn, mệt mỏi và thách thức. Từ áp lực deadline “đè nặng vai” đến những cuộc họp dài đằng đẵng, từ nỗi lo mắc kẹt trong “chiếc hộp” văn phòng đến nỗi sợ bị “review” performance – cuộc sống văn phòng không hề đơn giản như bạn tưởng!

Dưới đây là 20+ khó khăn mà hầu hết nhân viên văn phòng đều phải đối mặt. Biết đâu, bạn sẽ thấy mình trong đó và nhận ra rằng: “Hóa ra không chỉ mình tôi gặp khó khăn như thế!”. Và quan trọng hơn, chúng ta sẽ tìm hiểu cách vượt qua những thử thách này để biến công việc văn phòng trở nên thú vị và năng động hơn.

Hãy cùng Kingwork khám phá những cơn đau lưng này nhé!

21 Khó khăn của nhân viên văn phòng phải đối mặt hằng ngày

Làm việc văn phòng tưởng chừng nhàn hạ, nhưng thực tế lại ẩn chứa nhiều thách thức. Dưới đây là một số khó khăn của nhân viên văn phòng thường gặp phải:

I . Khó khăn của nhân viên văn phòng về môi trường làm việc

1. Không gian làm việc chật hẹp hoặc không thoải mái

Không phải lúc nào chúng ta cũng có đủ không gian để thở và sáng tạo. Một chiếc bàn làm việc nhỏ xíu, nơi mà mọi thứ dường như chen chúc nhau, sẽ khiến bạn cảm thấy bị gò bó và không thoải mái. Thật sự mà nói, nơi làm việc quá chật chội là một trong những tác nhân lớn ảnh hưởng đến hiệu suất làm việc khi bàn về khó khăn của nhân viên văn phòng.

2. Tiếng ồn và sự xao nhãng trong văn phòng mở

Văn phòng mở hiện nay trở thành xu hướng vì tính linh hoạt và cởi mở trong giao tiếp. Dù vậy, mô hình này cũng kéo theo những vấn đề về tiếng ồn và sự xao nhãng. Tiếng nói chuyện, âm thanh từ máy móc, hoặc thậm chí là tiếng gõ bàn phím có thể khiến nhân viên mất tập trung, làm gián đoạn quá trình làm việc và suy nghĩ.

3. Nhiệt độ không phù hợp (quá nóng hoặc quá lạnh)

• Khi quá nóng: bạn có thể cảm thấy mệt mỏi, đổ mồ hôi và mất tập trung. Sự khó chịu từ cái nóng khiến bạn khó lòng hoàn thành công việc một cách hiệu quả.
• Khi quá lạnh: nhân sự phải đối mặt với tình trạng tay chân tê cóng, cơ thể run rẩy, và cảm giác khó chịu kéo dài.

Cả hai điều kiện khó ở như này đều làm giảm khả năng tập trung và hiệu suất làm việc. Một môi trường không phù hợp về nhiệt độ không chỉ ảnh hưởng đến sức khỏe mà còn làm cho công việc trở nên khó khăn và kém hiệu quả.

4. Đau mỏi vai gáy, lưng thì nặng nề

Bản cảm thấy vai gáy trở nên căng cứng, lưng nặng nề, và thậm chí là đau nhói mỗi khi cố gắng di chuyển hay thay đổi tư thế. Những cơn đau này không chỉ gây khó chịu mà còn khiến bạn không muốn làm việc. Mỗi lần bạn cố gắng tập trung, cơn đau lại làm phiền, khiến bạn khó lòng làm việc hiệu quả. Do đó, việc duy trì một tư thế làm việc thoải mái và thực hiện các bài tập giãn cơ nhẹ nhàng là cần thiết để giảm bớt và phòng ngừa các cơn đau mỏi này.

5. Mỏi mắt do nhìn màn hình máy tính quá lâu

Màn hình máy tính và bạn là bộ bạn thân bất diệt trong công ty, nhưng cũng là kẻ thù số một của đôi mắt khi phải kể đến khó khăn của nhân viên văn phòng. Sau một ngày dài trò chuyện với màn hình, đối mặt 8 tiếng với ánh sáng xanh – Đừng ngạc nhiên nếu bạn thấy mắt mình mờ đi và cái đầu như muốn nổ tung.

Đó là lý do bảo hiểm sức khỏe ra đời, hãy chắc rằng bạn đi khám đủ 2 lần/năm sau mỗi 6 tháng nhé. Trong cuộc sống chạy theo tư bản bận rộn, đôi mắt vẫn phải chịu đựng và làm việc chăm chỉ, nhưng đừng quên chăm sóc chúng thật tốt.

6. Thiếu vận động và tập thể dục

Dường như một trong những khó khăn của nhân viên văn phòng là bị “giam” ở 1 cái bàn cả ngày, chỉ di chuyển vài bước đến phòng họp hoặc quầy cà phê. Hoặc nếu năng động hơn là bước xuống đường để nhận trà sữa order từ các ông lớn Be, Grab, Shopee Food,… Nói đến đây thì không lạ gì khi cân nặng của nhân viên tăng lên theo cấp số cộng và cơ bắp thì teo tóp lại.

III. Khó khăn của nhân viên văn phòng về sức khỏe tinh thần

7. Stress do áp lực công việc và deadline

Deadline đuổi theo bạn ngày cả trong mơ lẫn ngoài đời. Deadline thứ 2 mang tên sếp – liên tục giao việc khi công việc cũ vẫn chất đống trên bàn. Mà không chỉ sếp, mà cả đồng nghiệp cũng vô tình trở thành nguồn gây stress khi họ cứ hỏi “Xong chưa?” như một thói quen. Mỗi lần câu hỏi đó vang lên, nó như thêm một lớp gánh nặng vô hình đè lên đôi vai của bạn. Bạn có cảm giác mình đang bị bao vây bởi những kỳ vọng không ngừng tăng lên, và chẳng biết phải làm sao để thoát ra.

8. Burnout (kiệt sức) do làm việc quá sức

Một trong những khó khăn của nhân viên văn phòng điển hình phải kể để đến Burnout, hay còn gọi là kiệt sức. Burn out là một tình trạng mà nhiều người lao động hiện đại gặp phải khi phải đối mặt với khối lượng công việc quá lớn trong thời gian dài. Họ có thể bắt đầu ngày mới với tinh thần hăng hái và đam mê, nhưng khi công việc trở thành một cuộc đua không hồi kết, sự hứng khởi ban đầu dần bị thay thế bằng cảm giác đuối sức.

Những ngày làm việc kéo dài, không có đủ thời gian nghỉ ngơi và tái tạo năng lượng, không được ngủ trước 10h tối. Cuối họ rơi vào tình trạng kiệt sức, ngay cả những nhiệm vụ đơn giản nhất cũng trở nên quá sức.

9. Cảm giác cô lập và thiếu kết nối xã hội

Những cuộc trò chuyện với bạn bè dần thưa thớt. Những cuộc gặp gỡ gia đình trở nên xa vời. Thời gian dành cho chính mình cũng trở thành một điều xa xỉ. Dần dà, sự gắn kết với cuộc sống trở nên mờ nhạt, thay vào đó chỉ còn lại những khó khăn của nhân viên văn phòng chen chúc trong cuộc sống hằng ngày.

Những niềm vui đơn giản như một cuộc trò chuyện chân thành hay một nụ cười ấm áp từ người thân trở thành điều khó tìm thấy. Mỗi ngày chỉ còn là một chuỗi nhiệm vụ cần hoàn thành, không còn chỗ cho cảm xúc hay những khoảnh khắc sống thật với chính mình.

10. Khó khăn trong việc cân bằng công việc-cuộc sống

“Work-life balance” nghe có vẻ như một khái niệm xa xỉ đối với dân văn phòng. Nghe post cast về Work-life balance thì rõ nhiều mà chưa có cơ hội thực hiện khi mà công việc cứ “đeo bám” bạn như hình với bóng, kể cả khi đã về nhà.

Bạn có thể quên mất mình đã bỏ lỡ bao nhiêu bữa tối gia đình, hay những buổi hẹn hò lãng mạn bị hủy vì “có việc gấp”. Chắc bạn cũng giống như tôi, luôn tự hỏi: “Mình đang sống để làm việc hay làm việc để sống?” Nhưng tay thì cứ tiếp tục làm việc vì sợ sếp hỏi “ủa em”. Bạn có đang cảm thấy mình đang vướng vào cái khó khăn của nhân viên văn phòng này không?

IV. Khó khăn của nhân viên văn phòng trong giao tiếp và mối quan hệ

11. Xung đột với đồng nghiệp hoặc cấp trên

Mối quan hệ giữa các cá nhân đôi khi không thể tránh khỏi những va chạm. Xung đột với đồng nghiệp hoặc cấp trên có thể bắt nguồn từ nhiều nguyên nhân khác nhau, từ sự khác biệt trong cách làm việc, cho đến những hiểu lầm nhỏ nhặt. Cho tới một ngày bạn và đồng nghiệp không nhìn chung một hướng, mỗi cuộc trò chuyện từ đó mang tính mỉa mai, khiến bầu không khí trở nên căng thẳng. Còn HR của bạn thì đứng từ xa mong không ai nghỉ việc.

12. Thiếu kỹ năng giao tiếp chuyên nghiệp

Giao tiếp là cầu nối giữa ý tưởng và hành động, nhưng không phải ai cũng có kỹ năng này một cách tự nhiên. Việc thiếu kỹ năng giao tiếp chuyên nghiệp có thể làm suy giảm khả năng truyền đạt thông tin chính xác, làm mất thời gian do việc phải giải thích lại hoặc dẫn đến hiểu lầm không đáng có.

Chưa kể, khi không biết cách diễn đạt ý kiến một cách rõ ràng và tự tin, bạn còn có thể gặp khó khăn trong việc thuyết phục đồng nghiệp hoặc thậm chí là thể hiện được giá trị của mình trong công việc.

13. Khó khăn trong việc xử lý phản hồi tiêu cực

Nhận phản hồi tiêu cực giống như bị tát ảo và không dễ chịu chút nào. Nhưng hãy nhớ, đó không phải là tận thế đâu! Xem nó như một cơ hội để cải thiện và trưởng thành hơn sau mỗi phản hồi này… Hoặc ít nhất, hãy xem đây là một cơ hội để thực hành khả năng kiềm chế cảm xúc của bạn.

V. Khó khăn của nhân viên văn phòng về năng suất và hiệu quả làm việc

14. Đa nhiệm (multitasking) quá mức

Đa nhiệm không phải là kỹ năng siêu phàm mà bạn tưởng, mà thực chất là cách nhanh nhất để tự đẩy mình vào tình trạng chán nản và mệt mỏi.
Với vị trí là một HR, chính bản thân tôi cũng nghĩ rằng mình là siêu nhân khi có thể vừa trả lời email, vừa tham gia họp trực tuyến, vừa ăn trưa và vẫn kịp lên kế hoạch cho đợt tuyển dụng tiếp theo. Nhưng vì đa nhiệm như vậy chẳng khác gì bắt bộ não của bạn phải hoạt động quá tải. Vào cuối ngày, thay vì hoàn thành tất cả mọi thứ, bạn có thể thấy mình kiệt sức và mất tinh thần nhanh chóng.

15. Khó tập trung do gián đoạn liên tục

Một trong những khó khăn của nhân viên văn phòng phải kể đến là sự gián đoạn – nguyên nhân khiến bạn khó tập trung vào công việc. Tiếng chuông điện thoại, đồng nghiệp bàn ý tưởng, mùi thơm từ đồ ăn của đồng nghiệp, hay những thông báo từ email liên tục chạy quanh khiến đầu óc bạn không thể nào yên ổn. Những điều này đang diễn ra hằng ngày, đó cũng là lý do mà tôi lại thích làm remote hơn là full time tại văn phòng.

16. Thiếu động lực và sự gắn kết với công việc

Có những ngày bạn cảm thấy mình như một cái máy không cảm xúc. Cả ngày dài làm việc mà không hề có động lực hay cảm hứng. Công việc trở thành một chuỗi những nhiệm vụ lặp đi lặp lại, không có gì mới mẻ. Đây là một trong những khó khăn của nhân viên văn phòng phổ biến hiện nay. Từ lúc đó, bạn mất dần sự gắn kết với công việc và công ty, dẫn đến tình trạng làm việc chỉ để hoàn thành chứ không còn đam mê.

17. Khó khăn trong việc đặt ưu tiên cho công việc

Mọi thứ đều quan trọng và khẩn cấp… hoặc ít nhất là sếp của bạn nghĩ vậy. Bạn cảm thấy mình như đang cố gắng tung hứng một chục tasks cùng lúc, và tất nhiên, kết quả là tất cả đều rơi xuống đất. Có lẽ dã đến lúc học cách nói “không”, trước khi bạn tự biến mình thành một “yes-sir” tư bản chuyên nghiệp.

VI. Khó khăn của nhân viên văn phòng về phát triển nghề nghiệp

18. Thiếu cơ hội học hỏi và phát triển kỹ năng mới

Ở một một môi trường công sở đủ lâu và bạn nhận ra ở đây không còn cơ hội học hỏi và phát triển kỹ năng mới. Mỗi ngày, bạn cảm thấy như đang “dậm chân tại chỗ”. Bạn muốn nâng cao năng lực, nhưng lại không biết bắt đầu từ đâu vì không có ai định hướng hoặc cung cấp cơ hội.

19. Không rõ về lộ trình thăng tiến

Một trong những khó khăn của nhân viên văn phòng là không rõ ràng về lộ trình thăng tiến. Khi bạn không biết được con đường sự nghiệp của mình sẽ đi về đâu, hoặc những nỗ lực của mình sẽ được ghi nhận như thế nào, cảm giác mơ hồ và bất an sẽ xuất hiện. Bạn có đang tự hỏi liệu những gì mình đang làm có đáng để tiếp tục hay không?

20. Thiếu sự công nhận và đánh giá công bằng

Bạn đã dành cả thanh xuân ở công ty này để cống hiến hết mình nhưng lại không nhận được sự công nhận xứng đáng, hoặc bị đánh giá không công bằng. Đó chính là lúc bạn cảm thấy mình bị ngó lơ và không được coi trọng. Sự thiếu công nhận này chắc chắn ảnh hưởng lớn đến tâm lý và hơn nữa, khiến bạn mất niềm tin vào công ty.

21. Cảm giác bị mắc kẹt trong công việc hiện tại

Thiếu thách thức trong công việc, hoặc không còn mang lại sự hứng khởi, nhân sự dễ dàng cảm thấy như mình đang đi vào ngõ cụt. Không có cơ hội để phát triển hay thử thách bản thân.

Mỗi ngày đi làm trở thành một cuộc chiến với chính mình để duy trì động lực và sự kiên nhẫn. Và khi cảm thấy bị mắc kẹt, họ sẽ mong muốn tìm một môi trường làm việc mới và định hướng lại mục tiêu nghề nghiệp. Nếu là nhà quản trị nhân sự, bạn có nhận ra vấn đề này trong công ty?

Kết luận

Qua bài viết, chúng ta có thể thấy rằng công việc văn phòng không hề đơn giản và nhẹ nhàng như nhiều người vẫn nghĩ. Những khó khăn của nhân viên văn phòng phải đối mặt hàng ngày bao gồm áp lực công việc, cảm giác kiệt sức, sự cô lập xã hội, và những vấn đề về sức khỏe thể chất như đau mỏi vai gáy, mỏi mắt hay thiếu vận động.
Chưa kể đến ti tỉ thứ khác như môi trường làm việc không thoải mái, xung đột với đồng nghiệp hoặc cấp trên, và thiếu rõ ràng trong lộ trình thăng tiến cũng là những yếu tố làm giảm động lực và hiệu suất làm việc.

Vậy nếu nhà quản trị nhân sự thật sự muốn cải thiện môi trường làm việc văn phòng, doanh nghiệp của bạn cần chú trọng đến việc tạo ra một không gian làm việc thoải mái và phù hợp. Cung cấp thiết bị hỗ trợ sức khỏe như ghế ngồi ergonomic, ánh sáng phù hợp, và đảm bảo nhiệt độ phòng làm việc hợp lý là rất quan trọng.

Ngoài ra, việc khuyến khích các hoạt động giao lưu, tương tác xã hội và tạo cơ hội học hỏi, phát triển cho nhân viên cũng cần được ưu tiên. Cuối cùng, việc xây dựng một lộ trình thăng tiến rõ ràng và công nhận những đóng góp của nhân viên sẽ giúp tạo động lực, giữ chân nhân tài và nâng cao hiệu suất làm việc trong dài hạn. Cảm ơn bạn đã đọc!

FAQs – Những câu hỏi liên quan về khó khăn của nhân viên văn phòng

1. Làm thế nào để giảm thiểu stress do áp lực công việc và deadline trong văn phòng?

Để giảm thiểu stress do áp lực công việc và deadline, bạn cần học cách quản lý thời gian hiệu quả và ưu tiên công việc quan trọng. Học cách phân chia công việc thành những nhiệm vụ nhỏ hơn và thực hiện từng bước.

Đừng ngại yêu cầu sự hỗ trợ từ đồng nghiệp hoặc cấp trên khi cần thiết. Ngoài ra, dành thời gian nghỉ ngơi ngắn trong giờ làm việc để tái tạo năng lượng và giữ tinh thần thoải mái cũng là một cách giúp giảm stress hiệu quả. Và quan trọng nhất là đừng quên ngủ trước 10h tối nhé.

2. Làm sao để ngăn ngừa đau mỏi vai gáy và lưng khi làm việc văn phòng?

Điều đầu tiên là đảm bảo rằng bạn ngồi đúng tư thế khi làm việc. Sử dụng ghế ngồi ergonomic và điều chỉnh màn hình máy tính sao cho mắt bạn ngang tầm với màn hình.

Thứ hai, thường xuyên thay đổi tư thế và thực hiện các bài tập giãn cơ nhẹ nhàng trong suốt ngày làm việc. Bên cạnh đó, bạn nên nghỉ ngơi ngắn và đi lại vài phút mỗi giờ sẽ giúp giảm bớt tình trạng đau mỏi. (cứ mỗi 25 phút làm việc thì hãy nhắm mắt thư giãn 30s nhé).

Để được tư vấn và đăng ký dùng thử miễn phí phần mềm quản lý nhân sự, anh/chị vui lòng để lại thông tin tư vấn tại https://kingwork.vn/contact/ hoăc liên hệ:

• Hotline: +84 (028) 3999-1895
• Email: [email protected]
• Fanpage: https://www.facebook.com/kingworkhrms
• Group: KINGWORK – Cộng đồng doanh nghiêp

Quản lý hồ sơ nhân sự là một trong những nghiệp vụ phức tạp, đòi hỏi doanh nghiệp phải quản lý khoa học và chặt chẽ. Từ đó, các phần mềm quản lý hồ sơ nhân sự ra đời nhằm giúp doanh nghiệp giảm thiểu công sức và thời gian cho nghiệp vụ quản lý hồ sơ.

Kingwork là một trong số ít những phần mềm quản lý nhân sự có tích hợp tính năng quản lý hồ sơ nhân sự tốt nhất trên thị trường hiện nay. Hãy cùng tìm hiểu về phần mềm quản lý hồ sơ nhân sự Kingwork trong bài viết dưới đây.

1. Khó khăn của doanh nghiệp trong quản lý hồ sơ nhân sự

1.1. Đối với doanh nghiệp quản lý hồ sơ nhân sự thủ công:

Trước đây, hầu hết các doanh nghiệp đều quản lý hồ sơ nhân sự thủ công bằng cách lưu trữ giấy tờ, hồ sơ trong kẹp tài liệu, sau đó lưu trữ và bảo quan trong kho tài liệu. Một số hồ sơ nhân sự doanh nghiệp cần thường xuyên sử dụng đến như: Thông tin liên hệ, CV, quá trình công tác, thông tin gia đình, thông tin hợp đồng, đánh giá năng lực,…khi cần dùng đến rất bất tiện và mất nhiều thời gian tìm kiếm.

Việc lưu trữ và quản lý hồ sơ thủ công như vậy mang lại rất nhiều khó khăn trong quá trình làm việc cho doanh nghiệp, cụ thể như:

• Tốn kém chi phí cho giấy tờ, in ấn và kho bảo quản. Doanh nghiệp sẽ phải chi trả rất nhiều tiền để xây dựng kho bảo quản tài liệu do số lượng giấy tờ in ấn quá nhiều. Bên cạnh đó, một số yếu tố khách quan như mối mọt, ẩm mốc cũng khiến hồ sơ bị hỏng, rủi ro mất thông tin.
• Khó quản lý và tra cứu. Mỗi lần cần sử dụng đến hồ sơ hay cần tra cứu thông tin, HR sẽ phải mất rất nhiều thời gian và công sức để tìm kiếm hồ sơ trong kho hồ sơ, gây ảnh hưởng đến các công việc khác.
• Rủi ro bảo mật thông tin. Việc lưu trữ thủ công và không có người quản lý hoặc theo dõi thường xuyên là lỗ hổng bảo mật lớn, khiến thông tin của doanh nghiệp dễ bị dò rỉ.
• Ảnh hưởng đến việc ra quyết định quản trị. Việc lưu trữ giấy tờ và tài liệu thủ công sẽ khiến việc tổng hợp dữ liệu khó khăn. Từ đó doanh nghiệp sẽ khó để nắm bắt thông tin và phân tích các số liệu về nhân sự. Điều này khiến việc đưa ra quyết định điều hành nhân sự của doanh nghiệp gặp khó khăn và tiềm ẩn nhiều rủi do hơn.

1.2. Đối với doanh nghiệp sử dụng phần mềm quản lý hồ sơ nhân sự:

Công nghệ phát triển, đặc biệt trong thời đại 4.0, rất nhiều các phần mềm quản lý hồ sơ nhân sự ra đời nhằm giúp doanh nghiệp quản lý thông tin nhân sự khoa học và tiện lợi hơn. Tuy nhiên, không phải phần mềm nào cũng đáp ứng được nhu cầu của doanh nghiệp. Quá nhiều phần mềm quản lý thông tin nhân sự trên thị trường cũng khiến doanh nghiệp hoang mang và không biết nên lựa chọn phần mềm nào.

Một số doanh nghiệp gặp khó khăn khi sử dụng phần mềm quản lý hồ sơ nhân sự như sau:

• Khó sử dụng và không được hướng dẫn: Không phải phần mềm quản lý thông tin nhân sự nào cũng dễ sử dụng. Đặc biệt là đối với những doanh nghiệp truyền thống đang chuyển đổi số. Một số phần mềm cũng không có hướng dẫn sử dụng hoặc không có dịch vụ hỗ trợ đào tạo dẫn đến việc doanh nghiệp mua phần mềm nhưng không thể áp dụng vào thực tế.
• Tốn kém chi phí: Chi phí để sử dụng phần mềm quản lý hồ sơ nhân sự trên thị trường hiện nay khá cao và không phù hợp với ngân sách của các doanh nghiệp vừa và nhỏ. Bên cạnh đó, các phần mềm riêng lẻ cũng khiến doanh nghiệp phải tốn kém nhiều chi phí hơn. Một số phần mềm cũng yêu cầu doanh nghiệp phải bỏ thêm các chi phí như phí bảo trì, phí đào tạo, phí nâng cấp,…
• Bảo mật dữ liệu: Nhiều phần mềm quản lý hồ sơ nhân sự không rõ nguồn gốc, đơn vị sản xuất và tiềm ẩn nhiều rủi ro dò rỉ dữ liệu.
• Chuyển đổi dữ liệu: Không phải phần mềm quản lý hồ sơ nhân sự nào cũng hỗ trợ được cho doanh nghiệp về việc chuyển đổi dữ liệu. Nhiều doanh nghiệp không thể chuyển đổi được dữ liệu từ các phần mềm cũ hay phần mềm khác sang phần mềm mới hoặc chuyển từ exel vào phần mềm. Điều này khiến doanh nghiệp gặp khó khăn trong việc quản lý và đồng bộ dữ liệu.
• Không thể cấu hình linh hoạt: Hầu hết các phần mềm đều thiết kế cố định do vậy không thể đáp ứng được theo nhu cầu của doanh nghiệp theo quy mô hay lĩnh vực hoạt động.

Thấu hiểu những khó khăn mà doanh nghiệp đang gặp phải trong quản lý hồ sơ nhân sự, Kingwork ra đời giúp doanh nghiệp tối ưu hiệu quả quản lý lên gấp 10 lần. Mọi khó khăn doanh nghiệp gặp phải khi sử dụng phương thức truyền thống hay sử dụng các phần mềm quản lý thông tin nhân sự đều sẽ được giải quyết cùng Kingwork.

Vậy phần mềm quản lý thông tin nhân sự Kingwork có những tính năng ưu việt gì? Tại sao nên sử dụng Kingwork thay vì sử dụng các phần mềm khác trên thị trường? Hãy cùng chúng tôi tìm hiểu trong nội dung dưới đây.

2. Phần mềm quản lý thông tin nhân sự Kingwork – Giải pháp quản trị nhân sự toàn diện:

Với Kingwork, doanh nghiệp chỉ cần 1 click đã có thể lưu trữ và tra cứu thông toàn bộ thông tin nhân sự nhanh chóng, dễ dàng.

2.1. Thêm mới thông tin nhân sự:

Doanh nghiệp có thể dễ dàng thêm mới thông tin nhân sự bao gồm: Thông tin liên hệ, thông tin kinh nghiệm, quá trình công tác, kỹ năng nghề nghiệp, thông tin gia đình, hợp đồng lao động, thông tin học vấn,…

2.2. Tra cứu thông tin chỉ với 1 chạm:

Với tính năng quản lý hồ sơ nhân sự, Kingwork giúp doanh nghiệp có thể dễ dàng tra cứu tất cả thông tin của nhân sự chỉ với 1 click. Doanh nghiệp có thể tra cứu theo thông tin cá nhân, theo vị trí công việc, theo phòng ban, chi nhánh hoặc đội nhóm.

2.3. Xây dựng sơ đồ cơ cấu tổ chức

Sơ đồ cơ cấu tổ chức là một trong những tài liệu quan trọng để doanh nghiệp dễ dàng nắm bắt tổng quan về mô hình tổ chức và tình trạng của nhân sự.

Ngay khi HR thêm mới thông tin nhân sự, hệ thống sẽ tự động thêm thông tin vào sơ đồ cơ cấu tổ chức theo thông tin phòng ban, chức vụ hoặc chi nhánh.

Sơ đồ cơ cấu tổ chức sẽ giúp doanh nghiệp có thể đánh giá và đưa ra quyết định điều hành nhanh chóng, tức thời và hiệu quả.

2.4. Quản lý trang thiết bị

Phần mềm quản lý thông tin nhân sự Kingwork giúp doanh nghiệp có thể quản lý trang thiết bị đã phân cho từng nhân sự, tình trạng trang thiết bị, số lượng, ngày cấp,…

3. Lợi ích khi sử dụng phần mềm quản lý thông tin nhân sự Kingwork

3.1. Quản lý dữ liệu tập trung:

Kingwork là phẩn mềm quản trị nhân sự giúp tự động hóa mọi nghiệp vụ nhân sự. Mọi tính năng đều được tích hợp trên một nền tảng duy nhất. Từ đó giúp doanh nghiệp có thể quản lý mọi dữ liệu tập trung.

Bên cạnh đó, Kingwork còn hỗ trợ chuyển đổi dữ liệu từ các phần mềm khác hoặc từ exel. Đảm bảo doanh nghiệp có thể lưu trữ các dữ liệu cũ ngay trên nền tảng, giúp đồng bộ dữ liệu từ mọi nền tảng khác nhau.

3.2. Tiết kiệm chi phí

Kingwork là phần mềm quản trị nhân sự có chi phí cạnh tranh nhất trên thị trường hiện nay với nhiều ưu đãi hấp dẫn. Không cần bỏ chi phí khổng lồ cho các phần mềm quản lý hồ sơ nhân sự, quản lý chấm công, quản lý lương thưởng,…Doanh nghiệp chỉ cần sử dụng Kingwork đã có thể sử dụng tất cả các phần mềm trên với chi phí chỉ từ 1$.

Bên cạnh đó, mọi dữ liệu đều được lưu trữ trên đám mây giúp doanh nghiệp có thể tra cứu thông tin nhân sự mọi lúc mọi nơi. Tiết kiệm 100% chi phí in ấn, kho lưu trữ hồ sơ và chi phí bảo quản hồ sơ.

3.3. Tiết kiệm thời gian và công sức

Việc lưu trữ hồ sơ sẽ trở nên đơn giản hơn rất nhiều. Đồng thời, tra cứu hồ sơ nhanh chóng và dễ dàng sẽ giúp tiết kiệm tới 99% thời gian và công sức của HR.

3.4. Dễ dàng sử dụng, cấu hình linh hoạt

Phần mềm quản lý hồ sơ nhân sự Kingwork áp dụng công nghệ tiên tiến giúp doanh nghiệp có thể cấu hình linh hoạt theo cơ cấu tổ chức, quy mô và loại hình hoạt động.

Với giao diện thân thiện, đã ngôn ngữ gồm tiếng Anh, tiếng Việt, tiếng Nhật, tiếng Hàn,…sẽ giúp người dùng dễ dàng sử dụng. Bên cạnh đó, Kingwork có đội ngũ hỗ trợ và đào tạo sử dụng phần mềm chuyên nghiệp và nhiệt tình.

3.5. An toàn và bảo mật tuyệt đối

Với bảo mật 2 lớp, Kingwork an toàn và bảo mật dữ liệu tuyệt đối. Phần mềm được cấp phép hoạt động tại Việt Nam và nhiều quốc gia trên thế giới. Doanh nghiệp hoàn toàn có thể an tâm và sử dụng.

Phần mềm Kingwork không chỉ giúp doanh nghiệp quản lý hồ sơ nhân sự hiệu quả mà còn giúp doanh nghiệp thực hiện mọi nghiệp vụ khác như tính lương, chấm công, onboarding/offboarding,…

Nếu doanh nghiệp của bạn đang lựa chọn một phần mềm quản lý hồ sơ nhân sự thì Kingwork là sự lựa chọn hàng đầu. Hàng trăm doanh nghiệp đã sử dụng và tin dùng.

Trên đây là một số thông tin về phần mềm Kingwork cho quản lý hồ sơ nhân sự. Để được tư vấn và đăng ký dùng thử phần mềm, Anh/chị vui lòng để lại thông tin tư vấn tại https://kingwork.vn/contact/ hoặc liên hệ:

• Hotline: +84 (028) 3999-1895
• Email: [email protected]
• Fanpage: https://www.facebook.com/kingworkhrms
• Group: KINGWORK – Cộng đồng hỗ trợ 24/7

Tính lương là một trong những nhiệm vụ quan trọng nhưng cũng đầy thách thức đối với các doanh nghiệp. Trong bối cảnh làm việc ngày càng phức tạp và yêu cầu mức độ chính xác cao như hiện nay thì việc lựa chọn một phần mềm tính lương đáp ứng được yêu cầu của từng doanh nghiệp càng trở nên quan trọng.

1. Khó khăn của doanh nghiệp trong tính lương

1.1. Đối với doanh nghiệp tính lương thủ công

Hiện nay, phần lớn các doanh nghiệp trên thị trường đã chuyển sang sử dụng phần mềm tính lương để tối ưu hóa quy trình vận hành. Tuy nhiên, vẫn tồn tại nhiều doanh nghiệp vẫn áp dụng phương pháp tính lương thủ công. Những doanh nghiệp này thường sử dụng bảng tính Excel, ghi chép vào sổ, v.v… Mặc dù đây là phương pháp vô cùng đơn giản và dễ dàng áp dụng, tuy nhiên phương pháp này mang lại rất nhiều rủi ro như:

• Khả năng sai sót cao: là một trong những nhược điểm lớn nhất của phương pháp thủ công. Việc nhập số liệu bằng tay dễ gây ra sai sót, dẫn đến việc thực hiện các tính toán không chính xác.
• Không đảm bảo tính minh bạch: những lỗi này có thể tạo ra sự không công bằng trong trả lương và ảnh hưởng đến sự hài lòng của nhân viên đối với doanh nghiệp.
• Tốn thời gian và công sức: với các doanh nghiệp có nhiều nhân viên, quá trình này sẽ trở nên rất phức tạp. HR phải làm việc thủ công từ việc tự nhập liệu đến tính toán, từ đó dẫn đến tình trạng quá tải công việc và thiếu thời gian hoàn thành các nhiệm vụ khác. Ngoài ra, kế toán cũng phải dành nhiều thời gian để đảm bảo tính chính xác trong phép tính, đồng thời phải tuân thủ chặt chẽ các quy định về pháp luật và phúc lợi
• Khó khăn trong việc tuân thủ quy định của pháp luật: hiện nay, các quy định về thuế, bảo hiểm xã hội hay các chế độ phúc lợi cho người lao động được chính phủ thay đổi và cập nhật thường xuyên. Đối với các doanh nghiệp không sử dụng phần mềm tính lương mà vẫn lựa chọn những phương pháp tính lương thủ công thì việc cập nhật và áp dụng các quy định của pháp luật sẽ gặp phải nhiều khó khăn và dễ dàng mắc sai sót.

1.2. Đối với doanh nghiệp đang sử dụng phần mềm tính lương

Sự xuất hiện của phần mềm tính lương đã giúp cho các doanh nghiệp tự động hóa được rất nhiều quy trình. Nhưng không phải tất cả các phần mềm trên thị trường đều đạt chất lượng cao. Trên thị trường vẫn tồn tại nhiều phần mềm tính lương thiếu ổn định, thường xuyên gặp lỗi và không đáp ứng được yêu cầu phức tạp của doanh nghiệp. Chính vì vậy, khi sử dụng phần mềm tính lương, các doanh nghiệp có thể gặp phải một số bất lợi như sau:

• Chất lượng phần mềm tính lương không đồng đều: trên thị trường hiện nay có rất nhiều phần mềm tính lương với chất lượng khác nhau. Mỗi một phần mềm có thể thiếu năng cần thiết hoặc gặp phải nhiều lỗi kỹ thuật. Điều này dẫn đến việc các kết quả tính lương không chính xác, gây rối loạn trong hệ thống quản lý nhân sự.
• Quá nhiều phần mềm tính lương: sự đa dạng về các phần mềm tính lương có thể gây khó khăn trong việc lựa chọn một giải pháp phù hợp với quy mô của doanh nghiệp. Doanh nghiệp có thể dành rất nhiều thời gian, công sức và tiền bạc để đánh giá các phần mềm tính lương. Điều này làm tăng chi phí, đồng thời cùng tạo ra sự phân tán trong việc lựa chọn công cụ tối ưu nhất.
• Chi phí cao: một số phần mềm tính lương hiện nay có giá thành rất cao và yêu cầu doanh nghiệp muốn sử dụng phải đảm bảo chi phí duy trì rất lớn. Ngoài ra, doanh nghiệp còn phải trả thêm phí cho các dịch vụ hỗ trợ, cập nhật hoặc tích hợp với hệ thống khác. Điều này trực tiếp tạo ra một gánh nặng tài chính, đặc biệt đối với những doanh nghiệp vừa và nhỏ.
• Cấu hình không linh hoạt: Phần đa các phần mềm hiện nay đều được thiết kế các tính năng cố định, dẫn đến việc không phải doanh nghiệp nào cũng có thể sử dụng. Trong quá trình sử dụng cũng rất khó để thay đổi linh hoạt theo nhu cầu.
• Bảo mật dữ liệu kém: Nhiều phần mềm trên thị trường không rõ nguồn gốc và khả năng bảo mật dữ liệu kém. Doanh nghiệp không cẩn thận rất có thể sẽ bị lộ dữ liệu từ những phần mềm như vậy.
• Không tuân thủ quy định của pháp luật: nếu phần mềm tính lương không được cập nhật các quy định về thuế, BHXH, phúc lợi,v.v… mới nhất có thể khiến doanh nghiệp gặp khó khăn trong việc tính toán chính xác. Ngoài ra, có thể dẫn đến nguy cơ bị xử phạt từ các cơ quan có thẩm quyền.

Chính vì vậy, các doanh nghiệp cần phải cân nhắc kỹ lưỡng và thực hiện các bước đánh giá phù hợp để lựa chọn được phần mềm tính lương đáp ứng được đúng nhu cầu và ngân sách của mình. Đồng thời, cần đảm bảo phần mềm tính lương đã đáp ứng được những yêu cầu về chất lượng, khả năng tích hợp và dịch vụ hỗ trợ.

Thấu hiểu những khó khăn của doanh nghiệp phần mềm Kingwork ra đời để giải quyết tất cả những khó khăn của doanh nghiệp tính lương thủ công và doanh nghiệp sử dụng phần mềm tính lương.

2. Kingwork – Phần mềm tính lương và quản lý phúc lợi toàn diện

Phần mềm tính lương Kingwork hỗ trợ các doanh nghiệp giải quyết những khó khăn về vấn đề lương thưởng và phúc lợi cho nhân sự. Kingwork là phần mềm tính lương hàng đầu Việt Nam với những tính năng nổi bật như:

2.1. Tự động tính lương với mô hình lương 3P

Kingwork tự động đồng bộ dữ liệu từ bảng công bao gồm: Chấm công, nghỉ phép, tăng ca và tự động sinh bảng lương tương ứng. Doanh nghiệp cũng có thể tùy chỉnh thiết lập lương thưởng dựa trên vị trí, năng lực và hiệu suất làm việc của nhân viên theo mô hình lương 3P.

=> Đọc thêm về 3P Salary: 5 lỗi sai thường gặp khi áp dụng cách tính lương 3P vào doanh nghiệp

2.2. Tự động khấu trừ và tính các khoản phụ cấp

• Doanh nghiệp có thể thiết lập tùy chỉnh các khoản phụ cấp theo từng nhân viên, phòng ban, chi nhánh,…Hệ thống sẽ tự động tính toán chính xác các khoản phụ cấp như xăng xe, ăn trưa, sinh nhật,… theo thiết lập và sinh bảng lương tương ứng.
• Hệ thống tự động tính toán và khấu trừ các khoản như bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế, phí công đoàn, ứng lương,…

2.3. Tự động tính thưởng

• Kingwork cho phép doanh nghiệp thiết lập các quy định về thưởng theo chính sách, bao gồm thưởng hiệu suất, thưởng dự án, và các khoản thưởng khác.
• Hệ thống sẽ tự động tính toán các khoản thưởng dựa theo chính sách mà doanh nghiệp đã thiết lập và tự động đồng bộ dữ liệu với bảng lương.

2.4. Quản lý bảo hiểm xã hội bắt buộc

• Doanh nghiệp có thể thiết lập mức lương đóng bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế, và các loại bảo hiểm bắt buộc khác theo quy định của nhà nước và chính sách của công ty.
• Tự động tính toán và kê khai bảo hiểm xã hội cho nhân viên nhanh chóng, dễ dàng.

2.5. Tự động tính thuế thu nhập cá nhân

Tự động tính toán và khấu trừ thuế TNCN cho nhân viên theo quy định của pháp luật, tự động khấu trừ các khoản giảm trừ gia cảnh, người phụ thuộc và đồng bộ thông tin với bảng lương.

2.6. XClaim bảo hiểm PTI

Doanh nghiệp có thể lựa chọn nhân viên tham gia và tự động cập nhật thông tin đăng ký, kết nối với hệ thống Xclaim giúp quy trình xử lý bảo hiểm nhanh chóng và dễ dàng hơn. Kingwork là phần mềm quản trị nhân sự đi đầu phát triển tính năng XClaim bảo hiểm PTI.

3. Lợi ích khi sử dụng phần mềm tính lương Kingwork

Phần mềm tính lương Kingwork mang lại nhiều lợi ích vượt trội. Việc triển khai phần mềm tính lương Kingwork mang lại nhiều lợi ích cho doanh nghiệp, bao gồm:

• Đảm bảo dữ liệu chính xác tuyệt đối: với các tính năng tự động và các công thức tính toán chính xác, phần mềm tính lương Kingwork giúp đảm bảo tính chính xác 100% trong các tính toán về lương, bảo hiểm và thuế.
• Tùy chỉnh linh hoạt: Phần mềm Kingwork có thể tùy chỉnh cấu hình linh hoạt theo nhu cầu của doanh nghiệp, đáp ứng đa dạng các loại hình và quy mô doanh nghiệp.
• Tiết kiệm thời gian: phần mềm tính lương Kingwork là giải pháp giúp tiết kiệm thời gian của bộ phận nhân sự và kế toán. Nhờ vậy nhân viên có thể tập trung vào các nhiệm vụ chiến lược để nâng cao hiệu quả công việc tổng thể.
• Dễ dàng sử dụng: với giao diện thân thiện và dễ sử dụng, phần mềm tính lương Kingwork giảm thiểu tối đa thời gian và chi phí đào tạo nhân viên. Ngoài ra, phần mềm tính lương Kingwork có thể tích hợp với các hệ thống quản lý khác, từ đó giảm thiểu nhu cầu sử dụng nhiều phần mềm khác nhau cho doanh nghiệp.
• Tiết kiệm chi phí: Kingwork tích hợp mọi tính năng trên một phần mềm duy nhất, bao gồm cả tính lương giúp doanh nghiệp tiết kiệm khoản chi phí khổng lồ cho các phần mềm. Bên cạnh đó, Kingwork là phần mềm có chi phí cạnh tranh nhất trên thị trường hiện nay với nhiều chính sách và ưu đãi hấp dẫn.
• An toàn và bảo mật tuyệt đối: Kingwork sử dụng cơ chế bảo mật 2 lớp giúp đảm bảo an toàn tuyệt đối cho người dùng.
• Đảm bảo tuân thủ đúng quy định: phần mềm tính lương của Kingwork luôn được cập nhật liên tục các quy định của pháp luật về các chế độ như: BHXH, phúc lợi, thuế,…
• Gia tăng trải nghiệm của nhân viên: phần mềm tính lương Kingwork giúp nhân viên đơn giản hóa được quy trình tính lương và các khoản phúc lợi khác. Chính vì vậy mà nhân viên có thể hiểu được các chế độ lương, thưởng, phúc lợi một cách chính xác và toàn diện nhất. Điều này không chỉ mang lại sự hài lòng của nhân viên mà còn tạo dựng được môi trường làm việc tích cực, củng cố lòng tin của nhân sự vào doanh nghiệp.

Với những lợi ích vượt trội đã kể ở trên, Kingwork là phần mềm tính lương và quản trị nhân sự toàn diện. Kingwork không chỉ đáp ứng đầy đủ các yêu cầu quản lý lương và nhân sự mà còn giúp doanh nghiệp tối ưu hóa quy trình và nâng cao hiệu quả làm việc. Sự tin tưởng và hài lòng từ hàng trăm doanh nghiệp đã sử dụng là minh chứng rằng Kingwork là phần mềm tính lương, phần mềm quản trị nhân sự số 1 tại Việt Nam.

Để được tư vấn và đăng ký dùng thử phần mềm, Anh/chị vui lòng để lại thông tin tư vấn tại https://kingwork.vn/contact/ hoặc liên hệ:

• Hotline: +84 (028) 3999-1895
• Email: [email protected]
• Fanpage: https://www.facebook.com/kingworkhrms
• Group: KINGWORK – Cộng đồng doanh nghiệp

Hiện nay, với sự phát triển không ngừng của công nghệ, rất nhiều các phần mềm chấm công ra đời giúp doanh nghiệp dễ dàng quản lý giờ làm việc của nhân viên. Tuy nhiên không phải phần mềm quản lý chấm công nào cũng đáp ứng được nhu cầu của doanh nghiệp.

Kingwork – Giải pháp quản trị nhân sự toàn diện cung cấp phần mềm quản lý chấm công hiệu quả và phù hợp với mọi loại hình doanh nghiệp. Hãy cùng tìm hiểu về tính năng cũng như lợi ích mà Kingwork mang đến cho doanh nghiệp trong bài viết dưới đây.

1. Khó khăn của doanh nghiệp trong quản lý chấm công

1.1. Đối với doanh nghiệp chưa sử dụng phần mềm quản lý chấm công

• Chấm công thủ công: Trước đây khi công nghệ chưa phát triển, doanh nghiệp phải chấm công bằng cách điểm danh trên giấy hoặc điểm danh qua exel. Đặc điểm của hình thức này là cần phải có rất nhiều nhân sự quản lý và HR tham gia vào quy trình chấm công. Doanh nghiệp phải tốn rất nhiều chi phí để thuê quản lý chỉ để kiểm tra và điểm danh xem nhân viên đi làm giờ nào, nhân viên nghỉ hay đi làm, có tăng ca hay không tăng ca. Sau đó, hàng tháng quản lý sẽ phải nộp giấy điểm danh cho HR, HR phải nhập thủ công các dữ liệu lên exel, tổng hợp và tính toán bảng công cho nhân sự. Hình thức chấm công này hiện không còn phù hợp và chỉ còn số ít những doanh nghiệp triển khai. Nguyên nhân là bởi hình thức này gây tốn thời gian, tốn chi phí cho nhân sự, dữ liệu bị sai, không minh bạch và công bằng cho nhân viên, khó quản lý và dễ gây gian lận.

• Chấm công bằng máy chấm công: Nâng cấp hơn so với hình thức điểm danh thủ công và cũng được đa số doanh nghiệp áp dụng là hình thức chấm công bằng máy chấm công. Một số máy chấm công thường được sử dụng như: Máy chấm vân tay, cửa từ. Tuy nhiên nếu chỉ sử dụng máy chấm công thì doanh nghiệp chỉ tối ưu được về mặt tổng hợp dữ liệu. HR vẫn phải tốn rất nhiều thời gian vào mỗi tháng để tổng hợp bảng công cho nhân viên thông qua exel được xuất từ máy chấm công. Các nghiệp vụ còn lại như tính công, tính phép, tổng hợp bảng công thì HR vẫn phải làm thủ công. Mặc dù đã chính xác hơn về mặt dữ liệu nhưng nếu chỉ sử dụng máy chấm công thì doanh nghiệp vẫn chưa được tối ưu hóa trong quản lý.

1.2. Đối với doanh nghiệp đã sử dụng phần mềm quản lý chấm công

Sự phát triển của công nghệ kéo theo sự ra đời của rất nhiều các phần mềm quản lý chấm công. Tuy nhiên không phải phần mềm nào cũng chất lượng và đáp ứng được nhu cầu của doanh nghiệp. Doanh nghiệp đã sử dụng phần mềm quản lý chấm công nhưng vẫn gặp phải các khó khăn như:

• Chuyển đổi dữ liệu: Mất thời gian để chuyển đổi dữ liệu sang phần mềm quản lý chấm công hoặc không thể chuyển đổi dữ liệu.
• Chi phí đầu tư cao: Các phần mềm quản lý chấm công, đặc biệt là các phần mềm ngoại địa thường có chi phí rất đắt đỏ.
• Phải sử dụng quá nhiều phần mềm khác nhau như chấm công, tính lương, quản lý thông tin nhân sự, tuyển dụng,… khiến dữ liệu bị phân tán, vẫn phải đối chiếu thủ công từ phần mềm chấm công sang phần mềm tính lương gây mất nhiều thời gian và cũng dễ bị sai dữ liệu
• Không thể cấu hình linh hoạt, không phù hợp với nhu cầu của doanh nghiệp theo loại hình hoạt động, số lượng nhân sự, lĩnh vực kinh doanh,…

Thấu hiểu những khó khăn mà doanh nghiệp đang gặp phải với tất cả các trường hợp trên, phần mềm quản trị nhân sự Kingwork ra đời mang đến cho doanh nghiệp bộ giải pháp quản trị nhân sự toàn diện. Đặc biệt với tính năng Quản lý chấm công, Kingwork giúp doanh nghiệp tự động hóa mọi nghiệp vụ chấm công, tối ưu chi phí và nguồn lực, gia tăng hiệu quả quản lý cho doanh nghiệp.

2. Kingwork – Phần mềm quản lý chấm công toàn diện

2.1. Phần mêm quản lý chấm công Kingwork – Chấm công đa dạng hình thức

Phần mềm quản lý chấm công Kingwork cho phép doanh nghiệp kết nối dữ liệu với đa dạng các hình thức chấm công phổ biến nhất hiện nay như: Máy chấm vân tay, camera AI, máy quét khuôn mặt, máy quét tròng mắt, cửa từ,…Hệ thống sẽ tự động đồng bộ dữ liệu chấm công từ các thiết bị chấm công về một phần mềm duy nhất.

Bên cạnh đó, trên phần mềm Kingwork còn bổ sung thêm các hình thức chấm công online như chấm công bằng định vị GPS, chấm công bằng quét mã QR hoặc chấm công bằng khuôn mặt ngay trên điện thoại thông minh.

2.2. Quản lý nghỉ phép nhanh chóng và tiện lợi

Nếu trước đây, quy trình nghỉ phép của doanh nghiệp mất thời gian, nhân viên phải thông báo và xin phép rất nhiều cấp mới được phê duyệt thì giờ đây với phần mềm Kingwork, nhân viên chỉ cần tạo yêu cầu xin nghỉ ngay trên điện thoại hoặc máy tính.

Hệ thống sẽ tự động chạy quy trình và chuyển yêu cầu đến quản lý, HR hoặc người phụ trách tùy thuộc vào quy trình mà doanh nghiệp thiết lập. Quản lý có thể phê duyệt hoặc từ chối yêu cầu nghỉ phép của nhân viên mọi lúc mọi nơi. Hệ thống cũng sẽ tự động gửi thông báo nhắc nhở quản lý duyệt ngày phép cho nhân viên.

Ngoài ra, doanh nghiệp cũng dễ dàng thiết lập và phân loại nghỉ phép như: nghỉ phép có lương, nghỉ phép không lương, nghỉ lễ,…Nhân viên cũng có thể dễ dàng theo dõi số ngày nghỉ phép của mình đã nghỉ bao nhiêu ngày, còn bao nhiêu ngày phép,…

Hệ thống sẽ tự động đồng bộ dữ liệu nghỉ phép của nhân viên và sinh bảng công tương ứng theo tuần, tháng, quý, năm. Doanh nghiệp dễ dàng kiểm soát tình trạng nghỉ phép của nhân sự với báo cáo trực quan, kiểm tra tình trạng nghỉ phép theo phòng ban, chi nhánh hoặc đội nhóm.

2.3. Thiết lập ca làm việc và quản lý tăng ca

Quy trình đăng ký tăng ca trở nên dễ dàng và nhanh chóng hơn rất nhiều với phần mềm Kingwork.

Quản lý, đội nhóm hoặc phòng ban có thể lập kế hoạch tăng ca ngay trên phần mềm bao gồm: Dự án tăng ca, thời gian tăng ca, lý do tăng ca, người tham gia tăng ca,…

Kế hoạch tăng ca sẽ được gửi lên quản lý hoặc ban lãnh đạo và phê duyệt. Ngay sau khi được phê duyệt, hệ thống sẽ tự động tính đồng bộ giờ chấm công tăng ca theo kế hoạch tăng ca đã thiết lập. Cuối tháng, hệ thống cũng sẽ tự động đồng bộ dữ liệu tăng ca với bảng lương tương ứng theo quy định của doanh nghiệp.

2.4. Điều chỉnh ngày công

Doanh nghiệp có thể thiết lập thời gian gửi bảng công cho nhân viên định kỳ, có thể theo ngày, tuần hoặc tháng.

Nhân viên có thể theo dõi bảng chấm công của mình mọi lúc mọi nơi vào thời gian thực. Nếu quên chấm công, nhân viên cũng có thể gửi yêu cầu điều chỉnh ngày công lên HR và quản lý.

HR có thể điều chỉnh thời gian chấm công theo yêu cầu được gửi từ nhân viên. Với tính năng này, việc xử lý khiếu nại về bảng công của nhân viên sẽ được minh bạch và rõ ràng hơn, tiết kiệm thời gian và công sức của HR.

2.5. Quản lý và kiểm soát ca làm việc

Doanh nghiệp có thể thiết lập ca làm việc và giờ làm việc của nhân viên. Từ đó có thể quản lý và kiểm soát ca làm việc hiệu quả của tất cả nhân sự.

Hàng tháng, hệ thống sẽ tự động sinh bảng công cho nhân viên. HR có thể quản lý bảng công của tất cả nhân sự. Hệ thống sẽ tự động gửi email thông báo bảng công cho nhân viên. Sau khi nhân viên xác nhận bảng công hệ thống sẽ thông báo cho HR và tự động đồng bộ với bảng lương tương ứng.

3. Tại sao nên sử dụng phần mềm quản lý chấm công Kingwork?

3.1. Quản lý dữ liệu tập trung

Với phần mềm Kingwork, tất cả dữ liệu chấm công từ tất cả các thiết bị khác nhau, từ các văn phòng hoặc các chi nhánh khác nhau đều được tổng hợp trên một phần mềm duy nhất. HR dễ dàng theo dõi dữ liệu chấm công của tất cả nhân sự.

Dữ liệu của doanh nghiệp được bảo mật tuyệt đối, chặt chẽ với hệ thống bảo mật cấp độ cao của Personnel.

3.2. Tối ưu chi phí và nguồn lực

Hệ thống chấm công tự động giúp giảm 99% chi phí cho nguồn lực. Thay vì chi trả các khoản phí khổng lồ để thuê quản lý chỉ để theo dõi, điểm danh và chấm công nhân viên như các phương thức truyền thống trước đây thì doanh nghiệp chỉ cần bỏ chi phí chỉ từ 1$ cho phần mềm triệu đô.

Với Kingwork, doanh nghiệp sẽ được sử dụng tất cả các tính năng quản trị nhân sự trên một phần mềm duy nhất. Điều này giúp doanh nghiệp giảm thiểu được rất nhiều chi phí cho nhiều phần mềm riêng lẻ như trước đây.

3.3. Quản lý chặt chẽ và minh bạch

Mọi dữ liệu chấm công đều được lưu trữ trên hệ thống và được tự động xử lý, đảm bảo chính xác tuyệt đối và chống gian lận trong quá trình chấm công.

Nhân viên có thể xem và thời gian chấm công của mình ngay trên điện thoại hoặc máy tính, đảm bảo tính minh bạch và công bằng.

Quản lý và HR theo dõi được thời gian làm việc của nhân sự mọi lúc mọi nơi giúp quản lý chặt chẽ và hiệu quả hơn.

3.4. Nâng cao trải nghiệm của nhân viên

Nhân viên có thể chủ động kiểm tra thông tin chấm công của mình trên điện thoại hoặc máy tính, giúp họ dễ dàng theo dõi và đối chiếu với bảng lương, đảm bảo quyền lợi cá nhân.

Dữ liệu chấm công minh bạch, đảm bảo công bằng cho nhân viên, giúp nhân viên thoải mái và an tâm làm việc.

Với chi phí cạnh tranh nhất thị trường, giao diện phần mềm dễ sử dụng, khả năng tích hợp linh hoạt và cấu hình phù hợp với mọi loại hình doanh nghiệp, Kingwork là lựa chọn hàng đầu dành cho doanh nghiệp.

Với hơn 200 doanh nghiệp đã sử dụng phần mềm Kingwork, chúng tôi tự tin mang đến giải pháp quản lý chấm công toàn diện cho doanh nghiệp của bạn.

Đăng ký sử dụng phần mềm Kingwork miễn phí ngay hôm nay tại https://kingwork.vn/contact/

Hoặc liên hệ:

• Hotline: +84 (028) 3999-1895
• Email: [email protected]
• Fanpage: https://www.facebook.com/kingworkhrms
• Group: KINGWORK – Cộng đồng doanh nghiệp

Trong bối cảnh kinh tế và thị trường ngày càng phát triển, doanh nghiệp phải đối mặt với nhiều thách thức và khó khăn trong quản trị nhân sự. Thấu hiểu những khó khăn mà doanh nghiệp phải đối mặt, Công ty Cổ phần Innotech Việt Nam đã cho ra đời Kingwork – Phần mềm quản trị nhân sự toàn diện giúp tự động hóa mọi nghiệp vụ nhân sự, tối ưu chi phí và nguồn lực vận hành cho doanh nghiệp, giảm thiểu sai sót và gia tăng năng suất. Hãy cùng tìm hiểu về phần mềm quản trị nhân sự chuyên nghiệp nhất 2024 trong bài viết dưới đây.

1. Kingwork là gì?

Kingwork là phần mềm quản trị nhân sự chuyên nghiệp sử dụng công nghệ điện toán đám mây (Saas) giúp doanh nghiệp có thể quản trị nhân sự mọi lúc mọi nơi, dễ dàng hơn bao giờ hết.

Kingwork được phát triển bởi đội ngũ kỹ sư giàu kinh nghiệm cùng đội ngũ chuyên gia hàng đầu trong lĩnh vực quản trị nguồn nhân lực của Công ty Cổ phần Innotech Việt Nam.

Sứ mệnh của Kingwork là mang đến giải pháp giúp doanh nghiệp có thể tự động hóa mọi nghiệp vụ quản trị nguồn nhân lực trong doanh nghiệp. Kingwork mong muốn giải quyết những khó khăn trong công tác quản trị và gia tăng năng suất, tiết kiệm chi phí.

2. Kingwork – Phần mềm quản trị nhân sự chuyên nghiệp và toàn diện

Kingwork được phát triển bởi đội ngũ chuyên gia hàng đầu trong lĩnh vực quản trị nguồn nhân lực. Bởi vậy chúng tôi hiểu rõ những khó khăn mà doanh nghiệp thường xuyên gặp phải trong quá trình quản trị. Từ đó, chúng tôi không ngừng nỗ lực phát triển và cải tiến các tính năng đáp ứng được đa dạng các nghiệp vụ của phòng nhân sự.

2.1. Quản lý chấm công:

Trước đây doanh nghiệp thường chấm công bằng cách truyền thống như: Điểm danh, ghi sổ tay,…hoặc bằng các thiết bị chấm công hiện đại như máy chấm vân tay, cửa từ,…Tuy nhiên, nhược điểm của các hình thức này dù là HR vẫn phải tổng hợp dữ liệu thủ công bằng exel. Với doanh nghiệp quy mô nhỏ thì không ảnh hưởng nhiều nhưng với các doanh nghiệp quy mô từ 100 người trở lên thì HR gặp rất nhiều khó khăn trong việc quản lý dữ liệu.

Tính năng quản lý chấm công trên phần mềm Kingwork giúp doanh nghiệp giải quyết những vấn đề trên chỉ với vài thao tác đơn giản. Kingwork cho phép kết nối dữ liệu với hầu hết các thiết bị chấm công phổ biến hiện nay như: Máy vân tay, máy quét khuôn mặt, camera AI, cửa từ, quét tròng mắt,…Đặc biệt hơn, Kingwork còn phát triển thêm các hình thức chấm công online ngày trên điện thoại như: Chấm công bằng GPS, quét mã QR hoặc trên phần mềm Kingwork mobile app. Ngay sau khi chấm công, dữ liệu chấm công sẽ tự động được đồng bộ về hệ thống dữ liệu của doanh nghiệp và được lư trữ trên đám mây.

HR dễ dàng quản lý giờ công của tất cả nhân viên. Bên cạnh đó, doanh nghiệp cũng có thể thiết lập thời gian chấm công, thời gian tăng ca và thời gian nghỉ phép của nhân viên. Dữ liệu chấm công, tăng ca và nghỉ phép sẽ được tự động đồng bộ tạo bảng lương.

Nhân viên dễ dàng theo dõi thời gian chấm công của mình tức thời thông qua điện thoại di động. Nhân viên cũng có thể tạo yêu cầu tăng ca và yêu cầu nghỉ phép, quy trình sẽ được tự động chuyển tới quản lý và HR. Quản lý và HR từ chối hoặc chấp nhận yêu cầu chỉ với 1 thao tác đơn giản.

2.2. Quản lý thông tin nhân sự:

Doanh nghiệp không còn phải đau đầu và tốn thời gian quản lý thông tin nhân sự thủ công nữa. Chỉ với 1 click, doanh nghiệp đã có thể tra cứu mọi thông tin của nhân sự bao gồm: thông tin liên hệ, quá trình công tác, bằng cấp, hồ sơ, hợp đồng,…

Với phần mềm quản trị nhân sự Kingwork, HR có thể dễ dàng thêm mới hoặc chỉnh sửa thông tin nhân sự. Tính năng này giúp doanh nghiệp lưu trữ dữ liệu tập trung, tiết kiệm chi phí cho các giấy tờ và kho lưu trữ thủ công, tiết kiệm thời gian và công sức của HR.

2.3. Tính lương, thưởng, phúc lợi

a. Tự động tính lương với mô hình lương 3P

Kingwork tự động đồng bộ dữ liệu từ bảng công bao gồm: Chấm công, nghỉ phép, tăng ca và tự động sinh bảng lương tương ứng. Doanh nghiệp cũng có thể tùy chỉnh thiết lập lương thưởng dựa trên vị trí, năng lực và hiệu suất làm việc của nhân viên theo mô hình lương 3P.

b. Tự động khấu trừ và tính các khoản phụ cấp

• Doanh nghiệp có thể thiết lập tùy chỉnh các khoản phụ cấp theo từng nhân viên, phòng ban, chi nhánh,…Hệ thống sẽ tự động tính toán chính xác các khoản phụ cấp như xăng xe, ăn trưa, sinh nhật,… theo thiết lập và sinh bảng lương tương ứng.
• Hệ thống tự động tính toán và khấu trừ các khoản như bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế, phí công đoàn, ứng lương,…

c. Tự động tính thưởng

• Kingwork cho phép doanh nghiệp thiết lập các quy định về thưởng theo chính sách, bao gồm thưởng hiệu suất, thưởng dự án, và các khoản thưởng khác.
• Hệ thống sẽ tự động tính toán các khoản thưởng dựa theo chính sách mà doanh nghiệp đã thiết lập và tự động đồng bộ dữ liệu với bảng lương.

d. Quản lý bảo hiểm xã hội bắt buộc

• Doanh nghiệp có thể thiết lập mức lương đóng bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế, và các loại bảo hiểm bắt buộc khác theo quy định của nhà nước và chính sách của công ty.
• Tự động tính toán và kê khai bảo hiểm xã hội cho nhân viên nhanh chóng, dễ dàng.

e. Tự động tính thuế thu nhập cá nhân

Tự động tính toán và khấu trừ thuế TNCN cho nhân viên theo quy định của pháp luật, tự động khấu trừ các khoản giảm trừ gia cảnh, người phụ thuộc và đồng bộ thông tin với bảng lương.

f. XClaim bảo hiểm PTI

Doanh nghiệp có thể lựa chọn nhân viên tham gia và tự động cập nhật thông tin đăng ký, kết nối với hệ thống Xclaim giúp quy trình xử lý bảo hiểm nhanh chóng và dễ dàng hơn. Kingwork là phần mềm quản trị nhân sự đi đầu phát triển tính năng XClaim bảo hiểm PTI.

2.4. Quản lý onboarding/offboarding

a. Onboarding giúp nhân viên mới dễ dàng hội nhập văn hóa doanh nghiệp

Nhằm giúp nhân viên mới dễ dàng hội nhập văn hóa doanh nghiệp, Kingwork cho ra mắt tính năng Onboarding. Với tính năng Onboarding, quy trình chào mừng nhân viên mới sẽ được diễn ra hoàn toàn tự động:

• Doanh nghiệp có thể thiết lập quy trình onboarding tự động với các bước rõ ràng, từ việc chuẩn bị tài liệu, đào tạo hội nhập, cung cấp trang thiết bị làm việc đến phổ biến quy trình, quy định
• Nhắc nhở và gửi thư chào mừng nhân viên mới
• Thông báo cho các nhân sự và phòng ban liên quan về nhân viên mới chuẩn bị onboarding
• Cập nhật và hoàn tất các thủ tục, giấy tờ liên quan. Lưu trữ hồ sơ và dữ liệu về nhân viên mới trên hệ thống.

b. Offboarding – Để lại ấn tượng tốt cho nhân viên cũ

Với tính năng onboarding, doanh nghiệp sẽ để lại ấn tượng tốt hơn đối với nhân viên sắp nghỉ việc, thể hiện sự chuyên nghiệp và mang đến trải nghiệm đáng nhớ cho nhân viên:

• Tự động gửi thư cảm ơn nhân viên cũ vì đã đồng hành cùng doanh nghiệp
• Hoàn tất các thủ tục hành chính trước khi nghỉ việc bao gồm: Kết thúc hợp đồng lao động, quyết toán lương,thưởng, phúc lợi, thu hồi tài sản và trang thiết bị,…
• Thu thập thông tin phản hồi và góp ý của nhân viên về trải nghiệm làm việc tại công ty và lý do nghỉ việc để giúp doanh nghiệp cải thiện môi trường làm việc.
• Lưu trữ hồ sơ nhân sự, dữ liệu bàn giao công việc,…

2.5. Quản lý hợp đồng

Một tính năng vượt trội mà Kingwork mang đến cho doanh nghiệp giúp doanh nghiệp tiết kiệm thời gian và nâng cao hiệu suất công việc: Quản lý hợp đồng.

• Quản lý tập trung các tài liệu, hợp đồng lao động, hợp đồng thử việc, hợp đồng DNA,…của tất cả nhân sự
• HR dễ dàng tra cứu hợp đồng nhanh chóng chỉ với 1 click
• Tính năng nhắc nhở thông minh sẽ thông báo cho HR về thời gian hết hạn hợp đồng của nhân sự và nhắc nhở tái ký, gia hạn hợp đồng
• Hệ thống tích hợp chữ ký số giúp quy trình ký kết hợp đồng diễn ra thuận lợi, nhanh chóng, mọi lúc mọi nơi và đảm bảo về mặt pháp lý.

2.6 Quản lý hiệu suất

Đánh giá hiệu suất của nhân viên hàng tháng là một trong những việc quan trọng. Tuy nhiên, các dữ liệu đánh giá thủ công như trước đây khiến doanh nghiệp khó kiểm soát và có những nhận định cảm tính. Do vậy tính năng Quản lý hiệu suất ra đời giúp doanh nghiệp có thể đánh giá nhân sự hàng tháng, hàng quý và hàng năm. Dữ liệu đánh giá được lưu trữ tập trung và khoa học giúp quản lý đưa ra nhận xét trực quan, chính xác hơn.

• Thiết lập mục tiêu công việc theo vị trí công việc, theo phòng ban hoặc đội nhóm, theo mục tiêu dài hạn hoặc ngắn hạn từ đó đảm bảo nhân viên có định hướng rõ ràng trong công việc.
• Quản lý và HR có thể dễ dàng thiết lập và theo dõi các chỉ số đo lường KPI theo từng nhân viên, đảm bảo đánh giá chính xác theo năng lực và kết quả công việc mang lại
• Quy trình đánh giá khoa học: Thiết lập đánh giá hiệu suất theo thời gian cố định, nhân viên có thể tự báo cáo công việc và tự đánh giá. Phiếu tự đánh giá sẽ tự động được chuyển lên quản lý trực tiếp để nhận xét và xác nhận. HR và ban lãnh đạo có thể dựa vào kết quả đánh giá để khen thưởng.

2.7. Đào tạo và phát triển

Đào tạo và phát triển nhân sự là hoạt động vô cùng quan trọng giúp doanh nghiệp phát triển nội bộ và nâng cao tiềm lực. Nâng cao chuyên môn của đội ngũ nhân sự là điều mà bất kỳ doanh nghiệp nào cũng mong muốn. Phần mềm quản trị nhân sự Kingwork đã phát triển tính năng Đào tạo và phát triển giúp doanh nghiệp dễ dàng đào tạo năng lực chuyên môn đội ngũ và phát triển kỹ năng của nhân sự.

• Dễ dàng lên kế hoạch đào tạo và thêm chương trình đào tạo phù hợp với nhu cầu của từng phòng ban và từng nhân viên.
• Dễ dàng quản lý tất cả các khóa đào tạo, thời gian đào tạo, nhân sự tham gia đào tạo, nội dung đào tạo, tài liệu đào tạo và giảng viên.
• Tự động gửi email thông báo về nội dung đào tạo và thời gian tham gia đào tạo cho nhân viên cùng giảng viên tham gia
• Theo dõi tiến độ học tập của từng nhân viên, ghi nhận kết quả sau khóa học, thực hiện các bài kiểm tra và đánh giá sau khóa học để đo lường hiệu quả đào tạo.
• Ghi nhận ý kiến của nhân viên đối với khóa học và giảng viên để từ đó rút kinh nghiệm và cải tiến khóa học chất lượng hơn.

2.8. Tiện ích thông minh

Phần mềm quản trị nhân sự Kingwork được trang bị các tính năng nhắc nhở thông minh và phân quyền linh hoạt, giúp doanh nghiệp quản lý công việc hiệu quả hơn:

• Nhắc nhở thông minh: Hệ thống sẽ tự động gửi thông báo nhắc nhở người dùng về các sự kiện quan trọng như ngày hết hạn hợp đồng, ngày đánh giá hiệu suất, ngày sinh nhật của đồng nghiệp, ngày lễ, xác nhận bảng lương, nhắc nhở phê duyệt yêu cầu nghỉ phép, yêu cầu tăng ca,… Tính năng này giúp người dùng không bỏ lỡ bất kỳ công việc quan trọng nào. Đồng thời giúp gia tăng trải nghiệm làm việc của nhân sự.
• Phân quyền linh hoạt: Kingwork cho phép phân quyền sử dụng phần mềm linh hoạt theo từng vị trí, phòng ban và vai trò trong tổ chức. Điều này đảm bảo nhân sự có thể sử dụng các tính năng phù hợp với vị trí công việc của mình. Đồng thời giúp bảo mật thông tin và kiểm soát chặt chẽ quyền truy cập. Dễ dàng truy vết khi có sự cố xảy ra.

3. Lợi ích khi sử dụng Kingwork:

3.1. Lợi ích đối với CEO/Chủ doanh nghiệp:

• Với báo cáo trực quan, CEO/Chủ doanh nghiệp có thể xem báo cáo mọi lúc mọi nơi trên mọi thiết bị (Máy tính, điện thoại, tablet,…). Từ đó đưa ra được các quyết định điều hành kịp thời và hiệu quả.
• Phần mềm quản trị nhân sự Kingwork với tầm nhìn giúp doanh nghiệp tự động hóa quản trị nhân sự, thay thế 90% phòng nhân sự giúp doanh nghiệp tiết kiệm được thời gian và nguồn lực cho hoạt động quản trị, tối ưu và nâng cao hiệu suất công việc.
• Kingwork là phần mềm quản trị nhân sự với chi phí cạnh tranh nhất trên thị trường. Doanh nghiệp sử dụng phần mềm Kingwork sẽ tiết kiệm được các khoản chi phí khổng lồ cho hoạt động quản trị doanh nghiệp.

3.2. Lợi ích đối với HR

• Sử dụng phần mềm quản trị nhân sự Kingwork sẽ giúp HR tăng hiệu quả công việc lên gấp 10 lần.
• Tự động hóa mọi nghiệp vụ nhân sự giúp HR tiết kiệm 90% thời gian và công sức
• Đánh giá hiệu quả công việc và cải thiện các quy trình quản lý nhân sự thông qua báo cáo trực quan.

3.3. Lợi ích đối với quản lý

• Dễ dàng quản lý, đánh giá nhân viên
• Vận hành nhanh chóng các quy trình, quy định của HR
• Truy cập kiểm tra thông tin nhân viên mọi lúc mọi nơi khi cần thiết, không cần thông qua HR.

3.4. Lợi ích đối với nhân viên:

• Nhân viên có thể truy cập thông tin cá nhân như lương thưởng, bảng công, nghỉ phép,…dễ dàng
• Quản lý thời gian hiệu quả (Chấm công, nghỉ phép,..)
• Tăng trải nghiệm làm việc, giúp nhân viên cảm thấy được hỗ trợ và gắn kết với doanh nghiệp.

4. Kingwork – Phần mềm quản trị nhân sự tốt nhất trên thị trường

4.1. Phần mềm quản trị nhân sự có chi phí cạnh tranh nhất thị trường

Kingwork là phần mềm quản trị nhân sự có chi phí cạnh tranh nhất trên thị trường. Chỉ với từ 1$, doanh nghiệp đã có thể sở hữu phần mềm quản trị nhân sự triệu đô.

Bên cạnh đó, với mong muốn tất cả các doanh nghiệp đều có thể sử dụng công nghệ trong quản trị nhân sự, Kingwork có những chính sách ưu đãi vô cùng hấp dẫn như:

• Dùng thử miễn phí full tính năng cho doanh nghiệp dưới 10 nhân sự
• Miễn phí nâng cấp tính năng trong quá trình sử dụng

Cùng nhiều chương trình ưu đãi hấp dẫn khác. Xem ngay các chính sách giá của Kingwork tại đây.

4.2. Đa dạng tính năng, dễ dàng sử dụng

Kingwork tích hợp mọi tính năng trên một nền tảng duy nhất giúp người dùng dễ dàng sử dụng, thuận tiện và nhanh chóng triển khai các nghiệp vụ quản trị nguồn nhân lực. Mọi dữ liệu nhân sự đều tập trung trên một nền tảng, không cần tốn thời gian để chuyển đổi giữa các phần mềm khác nhau.

Giao diện phần mềm thân thiện với người dùng, sử dụng đa ngôn ngữ như tiếng Anh, Việt, Hàn, Nhật, Trung giúp người dùng dễ dàng sử dụng.

4.3. Phù hợp với mọi loại hình doanh nghiệp

Phần mềm quản trị nhân sự Kingwork đáp ứng giải pháp cho mọi loại hình doanh nghiệp: Dịch vụ, sản xuất, công nghệ, xây dựng, thương mại,…Phần mềm có thể tùy chỉnh cấu hình linh hoạt theo nhu cầu của doanh nghiệp.

4.4. An toàn và bảo mật tuyệt đối

Cơ chế bảo mật dữ liệu 2 lớp giúp đảm bảo an toàn tuyệt đối thông tin của doanh nghiệp. Dữ liệu người dùng được kiểm soát chặt chẽ. Tính năng phân quyền cũng giúp doanh nghiệp dễ dàng thu hồi dữ liệu, ngăn chặn mọi hành vi xâm nhập.

4.5. Đội ngũ chuyên gia hàng đầu và hỗ trợ tận tình

Với đội ngũ chuyên gia hàng đầu trong lĩnh vực quản trị nguồn nhân lực, phần mềm quản trị nhân sự Kingwork đảm bảo cung cấp các giải pháp tối ưu nhất cho doanh nghiệp.

Doanh nghiệp sẽ được tư vấn và hỗ trợ trong toàn bộ quá trình từ tư vấn sản phẩm, đào tạo sử dụng sản phẩm cho đến chuyển đổi dữ liệu và hỗ trợ trong quá trình sử dụng. Đội ngũ kỹ thuật viên chuyên nghiệp luôn sẵn sàng xử lý các vấn đề kỹ thuật 24/7 giúp doanh nghiệp sử dụng phần mềm hiệu quả nhất.

Kingwork cung cấp đa dạng các kênh hỗ trợ cho người dùng như: Email, hotline, fanpage, zalo hoặc thông qua cộng đồng người dùng. Điều này giúp doanh nghiệp được tư vấn và hỗ trợ tức thời, mọi lúc mọi nơi, nhanh chóng và có trải nghiệm tốt.

Trên đây là các thông tin về phần mềm quản trị nhân sự Kingwork – Phần mềm quản trị nhân sự chuyên nghiệp và tốt nhất 2024.

Để được tư vấn và đăng ký dùng thử phần mềm, Anh/chị vui lòng để lại thông tin tư vấn tại https://kingwork.vn/contact/ hoặc liên hệ:

• Hotline: +84 (028) 3999-1895
• Email: [email protected]
• Fanpage: https://www.facebook.com/kingworkhrms
• Group: KINGWORK – Cộng đồng doanh nghiệp