KINGWORK – Phần mềm quản lý hồ sơ nhân sự tốt nhất 2024

Quản lý hồ sơ nhân sự là một trong những nghiệp vụ phức tạp, đòi hỏi doanh nghiệp phải quản lý khoa học và chặt chẽ. Từ đó, các phần mềm quản lý hồ sơ nhân sự ra đời nhằm giúp doanh nghiệp giảm thiểu công sức và thời gian cho nghiệp vụ quản lý hồ sơ.

Kingwork là một trong số ít những phần mềm quản lý nhân sự có tích hợp tính năng quản lý hồ sơ nhân sự tốt nhất trên thị trường hiện nay. Hãy cùng tìm hiểu về phần mềm quản lý hồ sơ nhân sự Kingwork trong bài viết dưới đây.

1. Khó khăn của doanh nghiệp trong quản lý hồ sơ nhân sự

1.1. Đối với doanh nghiệp quản lý hồ sơ nhân sự thủ công:

Trước đây, hầu hết các doanh nghiệp đều quản lý hồ sơ nhân sự thủ công bằng cách lưu trữ giấy tờ, hồ sơ trong kẹp tài liệu, sau đó lưu trữ và bảo quan trong kho tài liệu. Một số hồ sơ nhân sự doanh nghiệp cần thường xuyên sử dụng đến như: Thông tin liên hệ, CV, quá trình công tác, thông tin gia đình, thông tin hợp đồng, đánh giá năng lực,…khi cần dùng đến rất bất tiện và mất nhiều thời gian tìm kiếm.

Việc lưu trữ và quản lý hồ sơ thủ công như vậy mang lại rất nhiều khó khăn trong quá trình làm việc cho doanh nghiệp, cụ thể như:

• Tốn kém chi phí cho giấy tờ, in ấn và kho bảo quản. Doanh nghiệp sẽ phải chi trả rất nhiều tiền để xây dựng kho bảo quản tài liệu do số lượng giấy tờ in ấn quá nhiều. Bên cạnh đó, một số yếu tố khách quan như mối mọt, ẩm mốc cũng khiến hồ sơ bị hỏng, rủi ro mất thông tin.
• Khó quản lý và tra cứu. Mỗi lần cần sử dụng đến hồ sơ hay cần tra cứu thông tin, HR sẽ phải mất rất nhiều thời gian và công sức để tìm kiếm hồ sơ trong kho hồ sơ, gây ảnh hưởng đến các công việc khác.
• Rủi ro bảo mật thông tin. Việc lưu trữ thủ công và không có người quản lý hoặc theo dõi thường xuyên là lỗ hổng bảo mật lớn, khiến thông tin của doanh nghiệp dễ bị dò rỉ.
• Ảnh hưởng đến việc ra quyết định quản trị. Việc lưu trữ giấy tờ và tài liệu thủ công sẽ khiến việc tổng hợp dữ liệu khó khăn. Từ đó doanh nghiệp sẽ khó để nắm bắt thông tin và phân tích các số liệu về nhân sự. Điều này khiến việc đưa ra quyết định điều hành nhân sự của doanh nghiệp gặp khó khăn và tiềm ẩn nhiều rủi do hơn.

1.2. Đối với doanh nghiệp sử dụng phần mềm quản lý hồ sơ nhân sự:

Công nghệ phát triển, đặc biệt trong thời đại 4.0, rất nhiều các phần mềm quản lý hồ sơ nhân sự ra đời nhằm giúp doanh nghiệp quản lý thông tin nhân sự khoa học và tiện lợi hơn. Tuy nhiên, không phải phần mềm nào cũng đáp ứng được nhu cầu của doanh nghiệp. Quá nhiều phần mềm quản lý thông tin nhân sự trên thị trường cũng khiến doanh nghiệp hoang mang và không biết nên lựa chọn phần mềm nào.

Một số doanh nghiệp gặp khó khăn khi sử dụng phần mềm quản lý hồ sơ nhân sự như sau:

• Khó sử dụng và không được hướng dẫn: Không phải phần mềm quản lý thông tin nhân sự nào cũng dễ sử dụng. Đặc biệt là đối với những doanh nghiệp truyền thống đang chuyển đổi số. Một số phần mềm cũng không có hướng dẫn sử dụng hoặc không có dịch vụ hỗ trợ đào tạo dẫn đến việc doanh nghiệp mua phần mềm nhưng không thể áp dụng vào thực tế.
• Tốn kém chi phí: Chi phí để sử dụng phần mềm quản lý hồ sơ nhân sự trên thị trường hiện nay khá cao và không phù hợp với ngân sách của các doanh nghiệp vừa và nhỏ. Bên cạnh đó, các phần mềm riêng lẻ cũng khiến doanh nghiệp phải tốn kém nhiều chi phí hơn. Một số phần mềm cũng yêu cầu doanh nghiệp phải bỏ thêm các chi phí như phí bảo trì, phí đào tạo, phí nâng cấp,…
• Bảo mật dữ liệu: Nhiều phần mềm quản lý hồ sơ nhân sự không rõ nguồn gốc, đơn vị sản xuất và tiềm ẩn nhiều rủi ro dò rỉ dữ liệu.
• Chuyển đổi dữ liệu: Không phải phần mềm quản lý hồ sơ nhân sự nào cũng hỗ trợ được cho doanh nghiệp về việc chuyển đổi dữ liệu. Nhiều doanh nghiệp không thể chuyển đổi được dữ liệu từ các phần mềm cũ hay phần mềm khác sang phần mềm mới hoặc chuyển từ exel vào phần mềm. Điều này khiến doanh nghiệp gặp khó khăn trong việc quản lý và đồng bộ dữ liệu.
• Không thể cấu hình linh hoạt: Hầu hết các phần mềm đều thiết kế cố định do vậy không thể đáp ứng được theo nhu cầu của doanh nghiệp theo quy mô hay lĩnh vực hoạt động.

Thấu hiểu những khó khăn mà doanh nghiệp đang gặp phải trong quản lý hồ sơ nhân sự, Kingwork ra đời giúp doanh nghiệp tối ưu hiệu quả quản lý lên gấp 10 lần. Mọi khó khăn doanh nghiệp gặp phải khi sử dụng phương thức truyền thống hay sử dụng các phần mềm quản lý thông tin nhân sự đều sẽ được giải quyết cùng Kingwork.

Vậy phần mềm quản lý thông tin nhân sự Kingwork có những tính năng ưu việt gì? Tại sao nên sử dụng Kingwork thay vì sử dụng các phần mềm khác trên thị trường? Hãy cùng chúng tôi tìm hiểu trong nội dung dưới đây.

2. Phần mềm quản lý thông tin nhân sự Kingwork – Giải pháp quản trị nhân sự toàn diện:

Với Kingwork, doanh nghiệp chỉ cần 1 click đã có thể lưu trữ và tra cứu thông toàn bộ thông tin nhân sự nhanh chóng, dễ dàng.

2.1. Thêm mới thông tin nhân sự:

Doanh nghiệp có thể dễ dàng thêm mới thông tin nhân sự bao gồm: Thông tin liên hệ, thông tin kinh nghiệm, quá trình công tác, kỹ năng nghề nghiệp, thông tin gia đình, hợp đồng lao động, thông tin học vấn,…

2.2. Tra cứu thông tin chỉ với 1 chạm:

Với tính năng quản lý hồ sơ nhân sự, Kingwork giúp doanh nghiệp có thể dễ dàng tra cứu tất cả thông tin của nhân sự chỉ với 1 click. Doanh nghiệp có thể tra cứu theo thông tin cá nhân, theo vị trí công việc, theo phòng ban, chi nhánh hoặc đội nhóm.

2.3. Xây dựng sơ đồ cơ cấu tổ chức

Sơ đồ cơ cấu tổ chức là một trong những tài liệu quan trọng để doanh nghiệp dễ dàng nắm bắt tổng quan về mô hình tổ chức và tình trạng của nhân sự.

Ngay khi HR thêm mới thông tin nhân sự, hệ thống sẽ tự động thêm thông tin vào sơ đồ cơ cấu tổ chức theo thông tin phòng ban, chức vụ hoặc chi nhánh. 

Sơ đồ cơ cấu tổ chức sẽ giúp doanh nghiệp có thể đánh giá và đưa ra quyết định điều hành nhanh chóng, tức thời và hiệu quả.

2.4. Quản lý trang thiết bị

Phần mềm quản lý thông tin nhân sự Kingwork giúp doanh nghiệp có thể quản lý trang thiết bị đã phân cho từng nhân sự, tình trạng trang thiết bị, số lượng, ngày cấp,…

3. Lợi ích khi sử dụng phần mềm quản lý thông tin nhân sự Kingwork

3.1. Quản lý dữ liệu tập trung:

Kingwork là phẩn mềm quản trị nhân sự giúp tự động hóa mọi nghiệp vụ nhân sự. Mọi tính năng đều được tích hợp trên một nền tảng duy nhất. Từ đó giúp doanh nghiệp có thể quản lý mọi dữ liệu tập trung.

Bên cạnh đó, Kingwork còn hỗ trợ chuyển đổi dữ liệu từ các phần mềm khác hoặc từ exel. Đảm bảo doanh nghiệp có thể lưu trữ các dữ liệu cũ ngay trên nền tảng, giúp đồng bộ dữ liệu từ mọi nền tảng khác nhau.

3.2. Tiết kiệm chi phí

Kingwork là phần mềm quản trị nhân sự có chi phí cạnh tranh nhất trên thị trường hiện nay với nhiều ưu đãi hấp dẫn. Không cần bỏ chi phí khổng lồ cho các phần mềm quản lý hồ sơ nhân sự, quản lý chấm công, quản lý lương thưởng,…Doanh nghiệp chỉ cần sử dụng Kingwork đã có thể sử dụng tất cả các phần mềm trên với chi phí chỉ từ 1$.

Bên cạnh đó, mọi dữ liệu đều được lưu trữ trên đám mây giúp doanh nghiệp có thể tra cứu thông tin nhân sự mọi lúc mọi nơi. Tiết kiệm 100% chi phí in ấn, kho lưu trữ hồ sơ và chi phí bảo quản hồ sơ.

3.3. Tiết kiệm thời gian và công sức

Việc lưu trữ hồ sơ sẽ trở nên đơn giản hơn rất nhiều. Đồng thời, tra cứu hồ sơ nhanh chóng và dễ dàng sẽ giúp tiết kiệm tới 99% thời gian và công sức của HR. 

3.4. Dễ dàng sử dụng, cấu hình linh hoạt

Phần mềm quản lý hồ sơ nhân sự Kingwork áp dụng công nghệ tiên tiến giúp doanh nghiệp có thể cấu hình linh hoạt theo cơ cấu tổ chức, quy mô và loại hình hoạt động. 

Với giao diện thân thiện, đã ngôn ngữ gồm tiếng Anh, tiếng Việt, tiếng Nhật, tiếng Hàn,…sẽ giúp người dùng dễ dàng sử dụng. Bên cạnh đó, Kingwork có đội ngũ hỗ trợ và đào tạo sử dụng phần mềm chuyên nghiệp và nhiệt tình.

3.5. An toàn và bảo mật tuyệt đối

Với bảo mật 2 lớp, Kingwork an toàn và bảo mật dữ liệu tuyệt đối. Phần mềm được cấp phép hoạt động tại Việt Nam và nhiều quốc gia trên thế giới. Doanh nghiệp hoàn toàn có thể an tâm và sử dụng. 

Phần mềm Kingwork không chỉ giúp doanh nghiệp quản lý hồ sơ nhân sự hiệu quả mà còn giúp doanh nghiệp thực hiện mọi nghiệp vụ khác như tính lương, chấm công, onboarding/offboarding,…

Nếu doanh nghiệp của bạn đang lựa chọn một phần mềm quản lý hồ sơ nhân sự thì Kingwork là sự lựa chọn hàng đầu. Hàng trăm doanh nghiệp đã sử dụng và tin dùng.

Trên đây là một số thông tin về phần mềm Kingwork cho quản lý hồ sơ nhân sự. Để được tư vấn và đăng ký dùng thử phần mềm, Anh/chị vui lòng để lại thông tin tư vấn tại https://kingwork.vn/contact/ hoặc liên hệ:

• Hotline: +84 (028) 3999-1895
• Email: [email protected]
• Fanpage: https://www.facebook.com/kingworkhrms
• Group: KINGWORK – Cộng đồng hỗ trợ 24/7