Mục lục
Có thể nói, phần mềm quản lý nhân sự đang trở thành xu hướng trong năm 2023, một năm đầy biến động với doanh nghiệp. Điều gì đã khiến phần mềm quản lý nhân sự trở nên phổ biến như vậy?
Chỉ trong chưa đầy 1 năm, tất cả các ngành nghề đều phải liên tục thay đổi và làm mới hoàn toàn cách thức hoạt động của mình để có thể trụ vững giữa đại dịch.
Một trong những cách thay đổi đang được các tập đoàn lớn lựa chọn đó chính là ứng dụng công nghệ thông tin vào mô hình quản lý và vận hành doanh nghiệp, hay còn gọi là chuyển đổi số.
Tuy vậy, chỉ đầu tư cho công nghệ thôi là chưa đủ. Để chuyển đổi số thành công, các doanh nghiệp cần phải chuyển đổi số cả cách mà công ty mình đang hoạt động. Bài viết sẽ đưa ra những nguyên nhân khiến phần mềm quản lý nhân sự trở thành một phần không thể thiếu trong quá trình chuyển đổi số của doanh nghiệp.
Đối với mô hình công ty hiện đại, việc quản lý thông tin nhân viên luôn là phần việc chiếm nhiều thời gian nhất của bộ phận nhân sự. Đặc biệt là ở các doanh nghiệp lớn với quy mô hàng trăm, hàng ngàn nhân viên.
Việc luôn phải theo dõi tất cả thông tin của tất cả nhân viên từ hồ sơ, lương bổng, phúc lợi, bảo hiểm cho đến số ngày nghỉ, lịch làm việc, chấm công,… khiến nhân viên HR không còn thời gian để có thể thực hiện chuyên môn của họ – khai thác và phát triển con người.
Không chỉ dừng lại ở việc theo dõi, nhân viên nhân sự còn phải tốn thời gian sắp xếp và lưu trữ những thông tin quan trọng trên bằng một núi giấy tờ, sổ sách. Đó là chưa kể đến mỗi khi cần tìm kiếm thông tin hay có sự thay đổi về nhân sự, nhân viên HR phải tốn thêm hàng giờ chỉ để lục lại đống giấy tờ kia.
Trong những tình huống này, phần mềm quản lý nhân sự chính là giải pháp hữu hiệu nhất cho doanh nghiệp. Những phần mềm nhân sự cao cấp sẽ cung cấp cho bạn những công cụ tiện ích để kiểm soát toàn bộ nhân viên trong công ty chỉ trong 1 giao diện duy nhất, khiến cho việc quản lý trở nên dễ dàng và bao quát hơn.
Hơn thế nữa, với sự giúp đỡ của phần mềm quản lý nhân sự, mọi quy trình nhân sự cũng sẽ tự động hoá, tiết kiệm một lượng lớn thời gian cho phòng HR. Thông tin nhân viên và nhiều thông tin quan trọng khác của doanh nghiệp cũng sẽ được lưu trữ và bảo mật nghiêm ngặt duới hệ thống cloud-based, tránh tình trạng bảo mật lỏng lẻo trên một đống giấy tờ mà ai cũng có thể xem được như trước.
Việc lưu trữ thông tin nhân sự trong một hệ thống cũng giúp nhân viên nhân sự có thể tìm kiếm, truy cập hay thậm chí là chỉnh sửa thông tin một cách nhanh chóng. Thay vì phải tìm trong từng tệp giấy tờ, giờ đây, chỉ cần với 1 lệnh tìm kiếm, bạn có thể tìm được ngay đơn xin nghỉ phép tháng trước, bảng lương 5 tháng gần đây hay lịch làm việc tuần vừa rồi của bất kì nhân viên nào.
Bên cạnh đó, việc lưu trữ thông tin trên giấy tờ sẽ dễ gây ra tình trạng nhiễu thông tin mỗi khi có bất cứ sự thay đổi nào về nhân sự.
Cụ thể, nếu một nhân viên thay đổi vị trí, bạn sẽ phải cập nhật thông tin về vị trí mới của nhân viên đó trên tất cả giấy tờ có liên quan. Việc này dễ gây ra sai sót khi số lượng giấy tờ quá lớn, và có thể gây nhiễu thông tin khi các tài liệu không giống nhau và ảnh hưởng đến qúa trình vận hành của doanh nghiệp.
Phần mềm quản lý nhân sự sẽ giúp bạn tự động cập nhật toàn bộ thông tin trên toàn hệ thống mỗi khi có thay đổi, giúp giảm thiểu nguy cơ xảy ra nhiễu thông tin nêu trên.
Sự gắn kết của nhân viên với công ty là một trong những yếu tố quyết định năng suất và khả năng công hiến của nhân viên đó. Một doanh nghiệp nếu có khả năng gắn kết nhân viên tốt sẽ tạo ra động lực, khiến nhân viên cảm thấy yêu thích công việc hiện tại. Từ đó, họ sẽ tự nguyện đóng góp và hết mình với công việc chung của doanh nghiệp.
Một trong những cách tốt nhất để gia tăng sự gắn kết của nhân viên với doanh nghiệp đó chính là lắng nghe. Một nhân viên HR giỏi phải biết cách để thấu hiểu tâm tư, nguyện vọng của nhân viên trong doanh nghiệp. Từ đó, tạo điều kiện để nhân viên đó phát triển ở môi trường hiện tại.
Bằng phần mềm quản lý nhân sự, nhân viên HR sẽ dễ dàng thu nhận những ý kiến góp ý của tất cả các nhân viên. Từ đó dễ dàng tìm ra mong muốn và nguyện vọng của mỗi nhân viên đối với văn hoá công ty, công việc hiện tại hay thậm chí là định hướng tương lai của họ.
Một cách nữa để tăng sự gắn kết của nhân viên với doanh nghiệp, đó chính là giúp đỡ họ ngay khi họ cần. Với các công cụ theo dõi tiến độ, phần mềm quản lý nhân sự sẽ giúp doanh nghiệp dễ dàng theo dõi hiệu suất làm việc của từng nhân viên. Từ đó, bạn sẽ dễ dàng tìm ra những nhân viên đang gặp khó khăn trong công việc và hỗ trợ họ kịp lúc.
Ở những tập đoàn có quy mô lớn, hay thậm chí là các tập đoàn đa quốc gia, một bộ phận làm việc sẽ có đến hàng trăm người, và một chi nhánh sẽ có số lượng nhân viên lên đến hàng ngàn người. Việc cần liên lạc với một người không cùng bộ phận/chi nhánh sẽ vô cùng khó khăn, đôi khi là không thể do khoảng cách địa lý, chênh lệch múi giờ,…
Điều này sẽ tạo ra rất nhiều khó khăn, thậm chí là mâu thuẫn và hiểu lầm không đáng có. Nguyên nhân là do tất cả nhân viên chưa có được một công cụ liên lạc chung có khả năng kết nối với toàn bộ doanh nghiệp.
Trong tình huống này, phần mềm quản lý nhân sự sẽ giúp doanh nghiệp lưu trữ thông tin của mọi nhân viên trong công ty trên cùng một nền tảng. Bao gồm những thông tin về vị trí, phòng ban và cách thức liên lạc. Từ đó, trong những lúc cần, nhân viên sẽ biết nên gọi cho ai và bằng cách nào.
Với sự phát triển của công nghệ thông tin, các doanh nghiệp luôn có một lượng lớn dữ liệu nhân sự. Thế nhưng, để tận dụng những con số đó biến thành những giải pháp, những chiến lược thì lại là một câu chuyện khác.
Phần mềm quản lý nhân sự sẽ giúp bạn tổng hợp lại những dữ liệu nhân sự hiện có, từ đó tạo ra những bản tổng hợp, báo cáo cần thiết. Dựa vào những báo cáo này, nhân viên HR sẽ có cái nhìn tổng quan về tình hình nhân sự hiện tại ở công ty và đưa ra được chiến lược nhân sự phù hợp.
Việc lưu trữ tất cả dữ liệu trên giấy tờ hay trên ổ cứng của riêng doanh nghiệp tạo ra nhiều nguy cơ làm mất dữ liệu. Thất lạc giấy tờ, hệ thống bảo mật công ty bị bẻ khoá, hack,… Hay thậm chí, trong trường hợp xấu nhất, một trận hoả hoạn hay động đất sẽ quét sạch tất cả dữ liệu doanh nghiệp đang có.
Với công nghệ lưu trữ đám mây, các phần mềm quản lý nhân sự sẽ dễ dàng lưu trữ và khôi phục lại các dữ liệu đã mất chỉ với vài thao tác đơn giản. Đặc biệt, một số phần mềm còn được trang bị hệ thống bảo mật cao cấp nhằm giảm thiểu nguy cơ xâm nhập thông tin.
Với 6 lợi ích vô cùng to lớn mà phần mềm quản lý nhân sự đem lại, nó đang giúp doanh nghiệp tiến một bước dài trong xu hướng chuyển đổi số hiện nay.
Vậy thì, làm cách nào để lựa chọn được một phần mềm nhân sự phù hợp với mô hình của doanh nghiệp? Tham khảo ngay đánh giá top 5 phần mềm đang được nhiều doanh nghiệp tin dùng nhất hiện nay.
Một trong những phần mềm đang nổi bật trong thị trường này đó chính là KingWork.
KingWork được phát triển bởi công ty Innotech Vietnam. Đây là công ty đã có hơn 14 năm kinh nghiệm làm việc trong lĩnh vực công nghệ thông tin và giải quyết vấn đề của hàng trăm khách hàng trên khắp thế giới.
Phần mềm được thiết kế nhằm giúp các doanh nghiệp lớn giải quyết tất cả các vấn đề về nhân sự với mô hình hiện đại và tự động. Với 6 tính năng nổi bật chính và hơn 300 công cụ thông minh, KingWork sẽ là cánh tay phải đắc lực giúp công việc nhân sự trở nên nhẹ nhàng và tiện lợi hơn.
Bên cạnh đó, với tầm nhìn “Khai phá tiềm năng nhân lực của doanh nghiệp”, KingWork không chỉ đơn thuần là một công cụ lưu dữ liệu. Chúng tôi phát triển và định hướng KingWork trở thành một phần mềm thông minh nhằm giúp đỡ doanh nghiệp khai thác và phát triển tiềm năng nguồn lực của doanh nghiệp.
Một số tính năng nổi bật của KingWork có thể kể đến như:
Đặc biệt, trong giai đoạn này, KingWork đang cho phép khách hàng trải nghiệm gói nhân sự cao cấp HOÀN TOÀN MIỄN PHÍ trong 7 ngày. Trải nghiệm ngay tại đây:
[ TRẢI NGHIỆM PHẦN MỀM NHÂN SỰ CAO CẤP KINGWORK ]
Trên đây là 6 nguyên nhân doanh nghiệp nên sở hữu cho mình một phần mềm quản lý nhân sự phù hợp, đặc biệt là trong xu thế chuyển đổi số hiện nay. Mong rằng sau bài viết này, các doanh nghiệp sẽ tìm được cách thích nghi để phát triển giữa tình hình dịch bệnh còn khá phức tạp như hiện nay.
Subcribe via Email
Employee management
Timesheet
Payroll
Onboard-Offboard
Traning management
Perfomance review
Contract management
Smart reminder
Vietnamese
