Tính lương là một trong những nhiệm vụ quan trọng nhưng cũng đầy thách thức đối với các doanh nghiệp. Trong bối cảnh làm việc ngày càng phức tạp và yêu cầu mức độ chính xác cao như hiện nay thì việc lựa chọn một phần mềm tính lương đáp ứng được yêu cầu của từng doanh nghiệp càng trở nên quan trọng.
1. Khó khăn của doanh nghiệp trong tính lương
1.1. Đối với doanh nghiệp tính lương thủ công
Hiện nay, phần lớn các doanh nghiệp trên thị trường đã chuyển sang sử dụng phần mềm tính lương để tối ưu hóa quy trình vận hành. Tuy nhiên, vẫn tồn tại nhiều doanh nghiệp vẫn áp dụng phương pháp tính lương thủ công. Những doanh nghiệp này thường sử dụng bảng tính Excel, ghi chép vào sổ, v.v… Mặc dù đây là phương pháp vô cùng đơn giản và dễ dàng áp dụng, tuy nhiên phương pháp này mang lại rất nhiều rủi ro như:
Khả năng sai sót cao: là một trong những nhược điểm lớn nhất của phương pháp thủ công. Việc nhập số liệu bằng tay dễ gây ra sai sót, dẫn đến việc thực hiện các tính toán không chính xác.
Không đảm bảo tính minh bạch: những lỗi này có thể tạo ra sự không công bằng trong trả lương và ảnh hưởng đến sự hài lòng của nhân viên đối với doanh nghiệp.
Tốn thời gian và công sức: với các doanh nghiệp có nhiều nhân viên, quá trình này sẽ trở nên rất phức tạp. HR phải làm việc thủ công từ việc tự nhập liệu đến tính toán, từ đó dẫn đến tình trạng quá tải công việc và thiếu thời gian hoàn thành các nhiệm vụ khác. Ngoài ra, kế toán cũng phải dành nhiều thời gian để đảm bảo tính chính xác trong phép tính, đồng thời phải tuân thủ chặt chẽ các quy định về pháp luật và phúc lợi
Khó khăn trong việc tuân thủ quy định của pháp luật: hiện nay, các quy định về thuế, bảo hiểm xã hội hay các chế độ phúc lợi cho người lao động được chính phủ thay đổi và cập nhật thường xuyên. Đối với các doanh nghiệp không sử dụng phần mềm tính lương mà vẫn lựa chọn những phương pháp tính lương thủ công thì việc cập nhật và áp dụng các quy định của pháp luật sẽ gặp phải nhiều khó khăn và dễ dàng mắc sai sót.
Khó khăn của doanh nghiệp khi tính lương thủ công
1.2. Đối với doanh nghiệp đang sử dụng phần mềm tính lương
Sự xuất hiện của phần mềm tính lương đã giúp cho các doanh nghiệp tự động hóa được rất nhiều quy trình. Nhưng không phải tất cả các phần mềm trên thị trường đều đạt chất lượng cao. Trên thị trường vẫn tồn tại nhiều phần mềm tính lương thiếu ổn định, thường xuyên gặp lỗi và không đáp ứng được yêu cầu phức tạp của doanh nghiệp. Chính vì vậy, khi sử dụng phần mềm tính lương, các doanh nghiệp có thể gặp phải một số bất lợi như sau:
Chất lượng phần mềm tính lương không đồng đều: trên thị trường hiện nay có rất nhiều phần mềm tính lương với chất lượng khác nhau. Mỗi một phần mềm có thể thiếu năng cần thiết hoặc gặp phải nhiều lỗi kỹ thuật. Điều này dẫn đến việc các kết quả tính lương không chính xác, gây rối loạn trong hệ thống quản lý nhân sự.
Quá nhiều phần mềm tính lương: sự đa dạng về các phần mềm tính lương có thể gây khó khăn trong việc lựa chọn một giải pháp phù hợp với quy mô của doanh nghiệp. Doanh nghiệp có thể dành rất nhiều thời gian, công sức và tiền bạc để đánh giá các phần mềm tính lương. Điều này làm tăng chi phí, đồng thời cùng tạo ra sự phân tán trong việc lựa chọn công cụ tối ưu nhất.
Chi phí cao: một số phần mềm tính lương hiện nay có giá thành rất cao và yêu cầu doanh nghiệp muốn sử dụng phải đảm bảo chi phí duy trì rất lớn. Ngoài ra, doanh nghiệp còn phải trả thêm phí cho các dịch vụ hỗ trợ, cập nhật hoặc tích hợp với hệ thống khác. Điều này trực tiếp tạo ra một gánh nặng tài chính, đặc biệt đối với những doanh nghiệp vừa và nhỏ.
Cấu hình không linh hoạt: Phần đa các phần mềm hiện nay đều được thiết kế các tính năng cố định, dẫn đến việc không phải doanh nghiệp nào cũng có thể sử dụng. Trong quá trình sử dụng cũng rất khó để thay đổi linh hoạt theo nhu cầu.
Bảo mật dữ liệu kém: Nhiều phần mềm trên thị trường không rõ nguồn gốc và khả năng bảo mật dữ liệu kém. Doanh nghiệp không cẩn thận rất có thể sẽ bị lộ dữ liệu từ những phần mềm như vậy.
Không tuân thủ quy định của pháp luật: nếu phần mềm tính lương không được cập nhật các quy định về thuế, BHXH, phúc lợi,v.v… mới nhất có thể khiến doanh nghiệp gặp khó khăn trong việc tính toán chính xác. Ngoài ra, có thể dẫn đến nguy cơ bị xử phạt từ các cơ quan có thẩm quyền.
Khó khăn của doanh nghiệp khi sử dụng phần mềm tính lương
Chính vì vậy, các doanh nghiệp cần phải cân nhắc kỹ lưỡng và thực hiện các bước đánh giá phù hợp để lựa chọn được phần mềm tính lương đáp ứng được đúng nhu cầu và ngân sách của mình. Đồng thời, cần đảm bảo phần mềm tính lương đã đáp ứng được những yêu cầu về chất lượng, khả năng tích hợp và dịch vụ hỗ trợ.
Thấu hiểu những khó khăn của doanh nghiệp phần mềm Kingwork ra đời để giải quyết tất cả những khó khăn của doanh nghiệp tính lương thủ công và doanh nghiệp sử dụng phần mềm tính lương.
2. Kingwork – Phần mềm tính lương và quản lý phúc lợi toàn diện
phần mềm tính lương Kingwork
Phần mềm tính lương Kingwork hỗ trợ các doanh nghiệp giải quyết những khó khăn về vấn đề lương thưởng và phúc lợi cho nhân sự. Kingwork là phần mềm tính lương hàng đầu Việt Nam với những tính năng nổi bật như:
2.1. Tự động tính lương với mô hình lương 3P
Kingwork tự động đồng bộ dữ liệu từ bảng công bao gồm: Chấm công, nghỉ phép, tăng ca và tự động sinh bảng lương tương ứng. Doanh nghiệp cũng có thể tùy chỉnh thiết lập lương thưởng dựa trên vị trí, năng lực và hiệu suất làm việc của nhân viên theo mô hình lương 3P.
Doanh nghiệp có thể thiết lập tùy chỉnh các khoản phụ cấp theo từng nhân viên, phòng ban, chi nhánh,…Hệ thống sẽ tự động tính toán chính xác các khoản phụ cấp như xăng xe, ăn trưa, sinh nhật,… theo thiết lập và sinh bảng lương tương ứng.
Hệ thống tự động tính toán và khấu trừ các khoản như bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế, phí công đoàn, ứng lương,…
2.3. Tự động tính thưởng
Kingwork cho phép doanh nghiệp thiết lập các quy định về thưởng theo chính sách, bao gồm thưởng hiệu suất, thưởng dự án, và các khoản thưởng khác.
Hệ thống sẽ tự động tính toán các khoản thưởng dựa theo chính sách mà doanh nghiệp đã thiết lập và tự động đồng bộ dữ liệu với bảng lương.
2.4. Quản lý bảo hiểm xã hội bắt buộc
Doanh nghiệp có thể thiết lập mức lương đóng bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế, và các loại bảo hiểm bắt buộc khác theo quy định của nhà nước và chính sách của công ty.
Tự động tính toán và kê khai bảo hiểm xã hội cho nhân viên nhanh chóng, dễ dàng.
2.5. Tự động tính thuế thu nhập cá nhân
Tự động tính toán và khấu trừ thuế TNCN cho nhân viên theo quy định của pháp luật, tự động khấu trừ các khoản giảm trừ gia cảnh, người phụ thuộc và đồng bộ thông tin với bảng lương.
2.6. XClaim bảo hiểm PTI
Doanh nghiệp có thể lựa chọn nhân viên tham gia và tự động cập nhật thông tin đăng ký, kết nối với hệ thống Xclaim giúp quy trình xử lý bảo hiểm nhanh chóng và dễ dàng hơn. Kingwork là phần mềm quản trị nhân sự đi đầu phát triển tính năng XClaim bảo hiểm PTI.
3. Lợi ích khi sử dụng phần mềm tính lương Kingwork
Phần mềm tính lương Kingwork mang lại nhiều lợi ích vượt trội. Việc triển khai phần mềm tính lương Kingwork mang lại nhiều lợi ích cho doanh nghiệp, bao gồm:
Đảm bảo dữ liệu chính xác tuyệt đối: với các tính năng tự động và các công thức tính toán chính xác, phần mềm tính lương Kingwork giúp đảm bảo tính chính xác 100% trong các tính toán về lương, bảo hiểm và thuế.
Tùy chỉnh linh hoạt: Phần mềm Kingwork có thể tùy chỉnh cấu hình linh hoạt theo nhu cầu của doanh nghiệp, đáp ứng đa dạng các loại hình và quy mô doanh nghiệp.
Tiết kiệm thời gian: phần mềm tính lương Kingwork là giải pháp giúp tiết kiệm thời gian của bộ phận nhân sự và kế toán. Nhờ vậy nhân viên có thể tập trung vào các nhiệm vụ chiến lược để nâng cao hiệu quả công việc tổng thể.
Dễ dàng sử dụng: với giao diện thân thiện và dễ sử dụng, phần mềm tính lương Kingwork giảm thiểu tối đa thời gian và chi phí đào tạo nhân viên. Ngoài ra, phần mềm tính lương Kingwork có thể tích hợp với các hệ thống quản lý khác, từ đó giảm thiểu nhu cầu sử dụng nhiều phần mềm khác nhau cho doanh nghiệp.
Tiết kiệm chi phí: Kingwork tích hợp mọi tính năng trên một phần mềm duy nhất, bao gồm cả tính lương giúp doanh nghiệp tiết kiệm khoản chi phí khổng lồ cho các phần mềm. Bên cạnh đó, Kingwork là phần mềm có chi phí cạnh tranh nhất trên thị trường hiện nay với nhiều chính sách và ưu đãi hấp dẫn.
An toàn và bảo mật tuyệt đối: Kingwork sử dụng cơ chế bảo mật 2 lớp giúp đảm bảo an toàn tuyệt đối cho người dùng.
Đảm bảo tuân thủ đúng quy định: phần mềm tính lương của Kingwork luôn được cập nhật liên tục các quy định của pháp luật về các chế độ như: BHXH, phúc lợi, thuế,…
Gia tăng trải nghiệm của nhân viên: phần mềm tính lương Kingwork giúp nhân viên đơn giản hóa được quy trình tính lương và các khoản phúc lợi khác. Chính vì vậy mà nhân viên có thể hiểu được các chế độ lương, thưởng, phúc lợi một cách chính xác và toàn diện nhất. Điều này không chỉ mang lại sự hài lòng của nhân viên mà còn tạo dựng được môi trường làm việc tích cực, củng cố lòng tin của nhân sự vào doanh nghiệp.
lợi ích khi sử dụng phần mềm tính lương Kingwork
Với những lợi ích vượt trội đã kể ở trên, Kingwork là phần mềm tính lương và quản trị nhân sự toàn diện. Kingwork không chỉ đáp ứng đầy đủ các yêu cầu quản lý lương và nhân sự mà còn giúp doanh nghiệp tối ưu hóa quy trình và nâng cao hiệu quả làm việc. Sự tin tưởng và hài lòng từ hàng trăm doanh nghiệp đã sử dụng là minh chứng rằng Kingwork là phần mềm tính lương, phần mềm quản trị nhân sự số 1 tại Việt Nam.
Để được tư vấn và đăng ký dùng thử phần mềm, Anh/chị vui lòng để lại thông tin tư vấn tại https://kingwork.vn/contact/ hoặc liên hệ:
Employee management
Timesheet
Payroll
Onboard-Offboard
Traning management
Perfomance review
Contract management
Smart reminder
Vietnamese
