(Vietnamese) Hướng dẫn xây dựng quy trình onboarding chuyên nghiệp và hiệu quả

Mục lục

• 1. Onboarding là gì?
• 2. Lợi ích của hoạt động Onboarding
• 3. Quy trình onboarding chuyên nghiệp
• Bước 1: Chuẩn bị trước khi nhân viên đến (Pre-Onboarding)
• Bước 2: Giai đoạn đào tạo (Role Specific Training)
• Bước 3: Hỗ trợ (Ongoing Support)
• 4. Gợi ý các phương pháp giúp Onboarding hiệu quả
• Phương pháp 1: Tạo cảm giác chào đón
• Phương pháp 2: Cá nhân hóa trải nghiệm onboarding
• Phương pháp 3: Đào tạo bài bản và thực tế
• Phương pháp 4: Xây dựng lộ trình tương lai rõ ràng
• Phương pháp 5: Theo dõi và đánh giá liên tục
• Phương pháp 6: Tạo dựng kết nối, xây dựng mối quan hệ
• Phương pháp 7: Hỗ trợ toàn diện
• 5. Một số lưu ý về quy trình Onboarding

(Vietnamese) Mục tiêu của quy trình Onboarding là giúp nhân viên mới nhanh chóng hiểu và thích nghi với công việc mới nhằm xây dựng các mối quan hệ làm việc tích cực và tăng năng suất làm việc. Một quy trình onboarding chuyên nghiệp sẽ giúp nhân viên mới có trải nghiệm làm việc tốt hơn. Đồng thời sẽ giúp doanh nghiệp xây dựng được văn hóa hội nhập và tạo dựng thương hiệu trên thị trường tuyển dụng. Dưới đây là gợi ý về cách xây dựng quy trình Onboarding cho doanh nghiệp.

1. Onboarding là gì?

Onboarding là thuật ngữ để thể hiện các hoạt động, văn hóa hoặc quy định mà qua đó, nhân viên mới vào công ty sẽ có được kiến thức, kỹ năng và hành vi cần thiết để nhanh chóng hòa nhập với môi trường làm việc mới của tổ chức. Đồng thời sẽ giúp nhân viên mới nhanh chóng thích nghi và làm việc tốt hơn.

2. Lợi ích của hoạt động Onboarding

• Tăng độ hài lòng của nhân viên ngay khi mới vào tổ chức
• Giảm thời gian hòa nhập, giúp họ nhanh chóng thích nghi với môi trường làm việc.
• Nâng cao hiệu suất công việc
• Xây dựng đội ngũ gắn kết trong tổ chức, tạo mang lưới nhân sự bền vững
• Xác định và phát triển tiềm năng của ứng viên
• Xây dựng hình ảnh tích cực về công ty
• Xây dựng văn hóa doanh nghiệp

3. Quy trình onboarding chuyên nghiệp

Bước 1: Chuẩn bị trước khi nhân viên đến (Pre-Onboarding)

Để đảm bảo cho quy trình Onboarding diễn ra suôn sẻ, việc chuẩn bị trước khi nhân viên mới đến rất quan trọng. Mục tiêu của giai đoạn này là sẽ giúp ứng viên hiểu rõ hơn về công ty, văn hóa của công ty và vai trò trong công ty. Vì vậy, HR nên làm những việc sau trong giai đoạn Pre-Onboarding:

• Gửi email chào mừng và thông tin về công ty: đây là bước đầu tiên để tạo ấn tượng tốt với ứng viên. Email sẽ bao gồm các thông tin cơ bản về công ty như: lịch sử, văn hóa, sản phẩm/dịch vụ, cơ cấu tổ chức,v.v… Ngoài ra, HR có thể gửi kèm theo lịch trình chi tiết cho tuần đầu tiên.
• Giới thiệu người quản lí trực tiếp: vì nhân viên mới sẽ thường hay ngại và ít nói. HR nên là người đứng ra kết nối nhân viên mới với quản lí trực tiếp.
• Chuẩn bị thủ tục hành chính: các thủ tục hành chính cần thiết cho nhân viên mới gồm: hợp đồng lao động, thẻ nhân viên, tài khoản ngân hàng,v.v… Phòng nhân sự hoặc HR cần chuẩn bị đầy đủ các giấy tờ này trước ngày nhân viên mới bắt đầu làm việc
• Chủ động giải đáp một số thắc mắc của ứng viên: Chỗ gửi xe, Quy định về trang phục,v.v…
• Ngày đầu tiên (Orientation): Ngày đầu tiên là cơ hội để nhân viên mới làm quen với văn hóa công ty và các đồng nghiệp. Tổ chức buổi giới thiệu tổng quan về công ty, bao gồm lịch sử, giá trị cốt lõi và mục tiêu phát triển. Dẫn dắt họ tham quan văn phòng, giới thiệu các phòng ban và các đồng nghiệp quan trọng. Ngoài ra, chủ động mời nhân viên mới ăn trưa cũng là một hoạt động giúp cho nhân sự mới thấy thoải mái và hòa nhập nhanh hơn.

Kingwork là phần mềm nhân sự quốc dân, tích hợp tính năng Onboarding giúp doanh nghiệp tự động hóa tới 95% hoạt động onboarding:

• Hệ thống tự động gửi mail chào mừng và thông tin làm việc tới nhân viên mới,…theo chuẩn nhận diện thương hiệu.
• Hệ thống tự động thông báo tới những người liên quan như sếp, đồng nghiệp,…về nhân sự sắp onboard
• Hệ thống tự động chuyển hồ sơ CV ứng viên từ mục Quản lý tuyển dụng sang lưu trữ hồ sơ onboarding.
• Kingwork giúp doanh nghiệp quản lý các quy trình, quy định, quản lý các khóa đào tạo cho nhân sự mới,..

Bước 2: Giai đoạn đào tạo (Role Specific Training)

Sau khi đã có cái nhìn tổng quan về công ty, giai đoạn đào tạo chuyên sâu về vai trò cụ thể của nhân viên mới bắt đầu. HR cần lên kế hoạch chi tiết cho các buổi đào tạo, bao gồm:

• Kiến thức về sản phẩm/dịch vụ của doanh nghiệp: Nhân viên mới cần được cung cấp kiến thức về sản phẩm/dịch vụ của doanh nghiệp, bao gồm tính năng, lợi ích, đối tượng mục tiêu,…
• Kiến thức về quy trình vận hành của doanh nghiệp: Nắm vững quy trình vận hành của doanh nghiệp, bao gồm quy trình bán hàng, quy trình chăm sóc khách hàng, quy trình sản xuất,…
• Kiến thức về công cụ và phần mềm sử dụng trong công việc: Cách sử dụng các công cụ và phần mềm cần thiết trong công việc.
• Kỹ năng mềm cần thiết cho công việc: Rèn luyện các kỹ năng mềm cần thiết cho công việc, chẳng hạn như kỹ năng giao tiếp, kỹ năng làm việc nhóm, kỹ năng giải quyết vấn đề,…

Bước 3: Hỗ trợ (Ongoing Support)

Đây là giai đoạn cuối cùng của quy trình Onboarding nhằm hỗ trợ nhân viên mới chuyển đối từ vai trò của nhân viên thử việc sang nhân viên chính thức. Một số hoạt động cần thiết cho giai đoạn này bao gồm:

• Cung cấp các cơ hội: đây là giai đoạn quan trọng để nhân viên mới phát triển được các kỹ năng và kiến thức. Vì vậy, HR cần cung cấp cho nhân viên mới các cơ hội học hỏi và phát triển như: tham gia các khóa đào tạo, hội thảo, dự án,v.v…
• Hỗ trợ: HR có thể thiết lập các nhóm hỗ trợ đồng nghiệp để nhân viên mới có thể dễ dàng kết nối và chia sẻ kinh nghiệm với những đồng nghiệp trong phòng ban.
• Đánh giá hiệu suất công việc: Thực hiện các cuộc đánh giá hiệu suất định kỳ. Từ đó xác định được điểm mạnh, điểm yếu giúp đưa ra kế hoạch phát triển phù hợp cho nhân sự.

4. Gợi ý các phương pháp giúp Onboarding hiệu quả

Việc lựa chọn một phương pháp Onboarding phù hợp đóng vai trò rất quan trọng trong việc đảm bảo nhân viên mới có thể hòa nhập nhanh chóng và hiệu quả vào môi trường làm việc. Dưới đây là một số gợi ý về các phương pháp giúp quá trình Onboarding hiệu quả hơn:

Phương pháp 1: Tạo cảm giác chào đón

Một phương pháp chào đón độc đáo và sáng tạo sẽ gây ấn tượng tốt với nhân viên mới. Từ đó có thể làm tăng sự hứng thú và cam kết của họ đối với công ty. Một số hình thức gây ấn tượng mạnh mẽ như:

• Tổ chức tiệc chào đón: sắp xếp một buổi đón tiếp thân thiện, chẳng hạn như bữa trưa với đội ngũ hoặc một buổi họp nhóm nhỏ để giúp nhân viên mới cảm thấy chào đón ngay từ đầu.
• Quà tặng chào mừng: tặng những món quà chào mừng như áo thun công ty, cốc cà phê hoặc tài liệu văn phòng để nhân viên mới cảm thấy mình là một phần của đội ngũ ngay lập tức.

Phương pháp 2: Cá nhân hóa trải nghiệm onboarding

Thay vì chỉ áp dụng một quy trình onboarding chung cho tất cả các nhân viên, HR nên xây dựng trải nghiệm onboarding cá nhân hóa, phù hợp với từng vị trí công việc và nhu cầu của nhân viên mới. Để tạo được kế hoạch Onboarding phù hợp với từng cá nhân, HR cần lưu ý:

• Đặt mục tiêu: xác định mục tiêu cụ thể và kỳ vọng dành cho nhân viên mới trong giai đoạn Onboarding để giúp họ có định hướng rõ ràng hơn.
• Tạo kế hoạch Onboarding cá nhân hóa: điều chỉnh kế hoạch dựa trên kinh nghiệm, kỹ năng, kiến thức và nhu cầu của từng nhân viên mới.

Phương pháp 3: Đào tạo bài bản và thực tế

Đào tạo là một phần quan trọng của quá trình onboarding. Phòng nhân sự nên xây dựng một bộ giáo trình đào tạo bài bản, giúp nhân viên mới hiểu rõ về công việc và kỹ năng cần thiết trong công việc. Ngoài ra, nên tạo điều kiện cho nhân viên mới:

• Trải nghiệm thực hành: sử dụng những kỹ năng đã được học trong quá trình onboarding để áp dụng vào thực tế.
• Khuyến khích đặt câu hỏi: khuyến khích nhân viên đặt câu hỏi và tìm kiếm sự hỗ trợ từ đồng nghiệp để giảm bớt cảm giác lạc lõng khi bước vào môi trường mới.

Phương pháp 4: Xây dựng lộ trình tương lai rõ ràng

Giúp cung cấp cái nhìn tổng quan về các bước phát triển và cơ hội thăng tiến trong công việc. Nhân viên mới sẽ hiểu được những kỹ năng và kiến thức mà họ cần phát triển để đạt được những mục tiêu trong tương lai. Trong quá trình này HR cần giúp đỡ:

• Tạo động lực và đưa ra cam kết: cho nhân viên mới thấy họ có một hướng đi rõ ràng, cơ hội phát triển để tạo ra động lực làm việc và gắn bó hơn với công ty.
• Lộ trình cụ thể và chi tiết: bao gồm các mốc thời gian và mục tiêu cụ thể. HR cần thường xuyên cập nhật lộ trình để phù hợp với sự thay đổi của công ty và nhu cầu của nhân viên.

Phương pháp 5: Theo dõi và đánh giá liên tục

Việc theo sát quá trình Onboarding giúp HR và quản lí trực tiếp có cái nhìn tổng quát về năng lực, tiềm năng phát triển của nhân viên.

• Phản hồi định kỳ: tổ chức các cuộc họp định kỳ để nhận phản hồi từ nhân viên mới về quy trình Onboarding và thực hiện những điều chỉnh (nếu cần).
• Tổ chức các buổi thảo luận: chủ đề có thể không chỉ dừng lại ở quy trình Onboarding mà còn về sự phát triển của từng cá nhân và sự hòa nhập với văn hóa công ty. Điều này giúp nhân viên mới cảm thấy được hỗ trợ về nhiều mặt.
• Khảo sát đánh giá: sử dụng khảo sát để thu thập ý kiến từ nhân viên mới về trải nghiệm Onboarding từ đó tìm ra cách cải thiện.

Phương pháp 6: Tạo dựng kết nối, xây dựng mối quan hệ

Mối quan hệ giữa nhân viên mới và công ty là một trong những yếu tố quyết định về sự thành công của cả đôi bên. Khi mối quan hệ này phát triển tốt, nhân viên mới sẽ nhanh chóng mang lại đóng góp tích cực cho công ty.

• Mentorship Program (chương trình cố vấn): Cung cấp mentor để nhân viên mới có thể nhận được sự hướng dẫn và hỗ trợ từ những nhân viên dày dạn kinh nghiệm.
• Hoạt động xã hội: tổ chức các hoạt động xã hội hoặc team-building để tạo cơ hội cho nhân viên mới giao lưu và làm quen với các đồng nghiệp.

Phương pháp 7: Hỗ trợ toàn diện

Nhằm đảm bảo rằng nhân viên mới có được tất cả thông tin và hỗ trợ cần thiết để bắt đầu công việc. Để quá trình hỗ trợ nhân viên mới được diễn ra chuyên nghiệp nhất, HR cần chuẩn bị trước:

• Tài liệu đầy đủ: đảm bảo rằng tất cả tài liệu và thông tin cần thiết đều chính xác và dễ hiểu, giúp nhân viên mới dễ dàng tiếp cận và sử dụng.
• Quy trình hành chính: hỗ trợ nhân viên mới trong các thủ tục hành chính.

5. Một số lưu ý về quy trình Onboarding

• Chuẩn bị trước: Các hoạt động onboarding cần chuẩn bị trước khi nhân sự bắt đầu làm việc tại doanh nghiệp
• Đào tạo và hướng dẫn công việc: Đào tạo và hướng dẫn công việc là một hoạt động quan trọng trong quy trình onboarding.
• Gắn kết và hỗ trợ: Hoạt động onboarding cần được đi liền với các hoạt động gắn kết và hỗ trợ đến từ nhiều phía như sếp, đồng nghiệp.
• Đánh giá và phản hồi: Liên tục đánh giá và phản hồi với nhân viên mới trong quá trình onboarding.
• Theo dõi và hỗ trợ sau Onboarding: Sau onboarding nhân sự vẫn chưa hoàn toàn quen với công việc, do vậy vẫn cần hỗ trợ và theo dõi sau onboarding.
• Không kéo dài thời gian Onboarding quá lâu: Thời gian onboarding quá lâu sẽ gây hiệu ứng ngược, mất thời gian và không hiệu quả.